Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – okres wypowiedzenia, forma i przyczyny

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony – ile wynosi?

Okres wypowiedzenia jest taki sam bez względu na to, kto wypowiada umowę: pracodawca czy pracownik. Od 2016 r. te same okresy dotyczą też umów na czas określony.

Do okresu zatrudnienia wlicza się cały czas pracy u tego pracodawcy, także na poprzednich umowach, oraz okresy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeśli zmiana nastąpiła w trybie przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę (art. 36 § 2 KP).

Przykład: Pracownik pracuje u danego pracodawcy od 1 lutego 2026. Wypowiada umowę 10 października 2026. Okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc, bo pracownik ma staż pracy więcej niż 6 miesięcy i mniej niż 3 lata. Okres wypowiedzenia upłynie 30 listopada (okresy wypowiedzenia liczone w miesiącach kończą się ostatniego dnia miesiąca).

Zmiany od 2026 r.: umowy zlecenia u tego samego pracodawcy

Od 1 stycznia 2026 r. (budżetówka) i od 1 maja 2026 r. (pozostali pracodawcy) do stażu pracy wlicza się m.in. okresy wykonywania umowy zlecenia. Przy okresie wypowiedzenia liczy się jednak tylko staż u danego pracodawcy. Wliczają się więc zlecenia wykonywane dla tego samego pracodawcy, a zlecenia dla innych firm nie zmieniają okresu wypowiedzenia. Pracownik dokumentuje te okresy zaświadczeniem z ZUS.

Od kiedy liczy się okres wypowiedzenia?

• Okres w tygodniach (2 tygodnie) kończy się w sobotę (art. 30 § 2¹ KP). Wypowiedzenie doręczone w środę zaczyna biec od niedzieli, a umowa rozwiązuje się w sobotę po dwóch pełnych tygodniach.
• Okres w miesiącach (1 lub 3 miesiące) kończy się w ostatnim dniu miesiąca. W praktyce okres zaczyna biec od pierwszego dnia następnego miesiąca. Wypowiedzenie doręczone 14 października przy okresie 1 miesiąca rozwiązuje umowę 30 listopada.
• Kiedy złożyć wypowiedzenie? Przy okresie miesięcznym wystarczy doręczyć je najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca. Doręczenie 2 albo 30 października daje ten sam koniec umowy: 30 listopada przy okresie 1 miesiąca i 31 stycznia przy okresie 3 miesięcy.

Szczegóły i więcej przykładów: Jak ustalić okres wypowiedzenia umowy o pracę.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony przez pracownika

Pracownik może wypowiedzieć umowę w każdej chwili i nie musi podawać przyczyny. Wypowiedzenie składa na piśmie. Okres wypowiedzenia jest taki sam jak przy wypowiedzeniu przez pracodawcę.

Jeśli pracownik chce odejść wcześniej, może zaproponować pracodawcy wcześniejszy termin rozwiązania umowy (art. 36 § 6 KP) albo rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Obie formy wymagają zgody pracodawcy. Więcej: Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony przez pracodawcę

Pracodawca może wypowiedzieć umowę na czas nieokreślony, ale musi spełnić kilka warunków:

1. Przyczyna. W piśmie musi wskazać przyczynę wypowiedzenia (art. 30 § 4 KP). Musi to być przyczyna konkretna, prawdziwa i zrozumiała dla pracownika, np. likwidacja stanowiska, powtarzające się spóźnienia w określonych dniach, niewykonywanie konkretnych obowiązków. Ogólnik w rodzaju „utrata zaufania” bez opisu, czego dotyczy, to częsty powód przegranej w sądzie.
2. Konsultacja ze związkiem zawodowym. Jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca zawiadamia ją na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i przyczynie. Związek może zgłosić zastrzeżenia w ciągu 5 dni (art. 38 KP). Jego opinia nie wiąże pracodawcy. Zgoda związku jest wymagana tylko przy działaczach związkowych objętych szczególną ochroną.
3. Pouczenie. Pismo musi zawierać informację o prawie do odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia (art. 30 § 5 i art. 264 § 1 KP).
4. Brak szczególnej ochrony. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy m.in.:
   • w czasie urlopu pracownika ani innej usprawiedliwionej nieobecności, np. zwolnienia lekarskiego, jeśli nie minął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 41 KP),
   • pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do wieku emerytalnego, jeśli okres zatrudnienia pozwala mu uzyskać emeryturę po osiągnięciu tego wieku (art. 39 KP),
   • w okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego (art. 177 KP) oraz w okresie urlopów związanych z rodzicielstwem i obniżonego wymiaru czasu pracy na zasadach z Kodeksu pracy.

Wyjątkiem od zakazów z punktu 4 jest m.in. ogłoszenie upadłości lub likwidacja pracodawcy.

Forma wypowiedzenia: na piśmie, a co z e-mailem?

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 KP). Dotyczy to zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

• Wypowiedzenie złożone ustnie, SMS-em albo zwykłym e-mailem nie jest nieważne, ale jest wadliwe. Umowa się rozwiąże, a pracownik może się od takiego wypowiedzenia odwołać do sądu. Pracodawca naraża się w ten sposób na przegraną.
• E-mail z kwalifikowanym podpisem elektronicznym spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 KP). Zwykły e-mail, skan z podpisem albo podpis zaufany przez profil zaufany nie są formą pisemną.
• Odmowa przyjęcia pisma nie unieważnia wypowiedzenia. Wypowiedzenie jest skuteczne, gdy pracownik mógł zapoznać się z jego treścią, np. gdy pracodawca odczytał je w obecności świadka.

Najbezpieczniej jest wręczyć wypowiedzenie osobiście, za podpisem pracownika na kopii, albo wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Skrócenie okresu wypowiedzenia i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

• Skrócenie przez pracodawcę: przy 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia pracodawca może go skrócić do 1 miesiąca, jeśli wypowiada umowę z powodu upadłości, likwidacji albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników. Za pozostałą część okresu pracownikowi należy się odszkodowanie (art. 36¹ KP).
• Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy: pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku pracy w okresie wypowiedzenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 36² KP).
• Urlop w okresie wypowiedzenia: pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia (art. 167¹ KP).

Najczęstsze pytania

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony?

2 tygodnie przy zatrudnieniu u danego pracodawcy krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po co najmniej 6 miesiącach, 3 miesiące po co najmniej 3 latach.

Ile trwa wypowiedzenie, jeśli złożę je w połowie miesiąca?

Okres liczony w miesiącach kończy się w ostatnim dniu miesiąca, więc biegnie w praktyce od 1. dnia następnego miesiąca. Przy 1-miesięcznym okresie wypowiedzenie złożone 14 października rozwiązuje umowę 30 listopada.

Czy pracownik musi podać przyczynę wypowiedzenia?

Nie. Przyczynę musi podać tylko pracodawca.

Czy pracownik na L4 może wypowiedzieć umowę o pracę?

Może. Pracodawca jemu nie może, bo zwolnienie lekarskie to okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale pracownik może w tym czasie wypowiedzieć umowę o pracę.

Czy można skrócić okres wypowiedzenia?

Tak, za zgodą obu stron (art. 36 § 6 KP). Pracodawca może też jednostronnie skrócić 3-miesięczny okres do 1 miesiąca przy upadłości, likwidacji lub innych przyczynach niedotyczących pracowników, płacąc odszkodowanie za resztę okresu.

Czy umowa zlecenia wydłuża okres wypowiedzenia?

Od 2026 r. tak, jeśli zlecenie było wykonywane dla tego samego pracodawcy. Zlecenia dla innych firm nie zmieniają okresu wypowiedzenia.