Pracownik przepracował 1 dzień i poszedł na zwolnienie – jak wyliczyć wynagrodzenie

Pracownik przepracował 1 dzień i od razu poszedł na zwolnienie lekarskie albo więcej się już w pracy nie pojawił. Może się też okazać, że pracownik przepracował 1 dzień i stwierdził, że ta praca mu nie odpowiada i w porozumieniu z pracodawcą rozwiązał umowę o pracę (pisaliśmy m.in. tutaj: rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron). W takim wypadku za ten jeden dzień należy naliczyć pracownikowi wynagrodzenie – zgodnie z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, a skoro pracownik przepracował 1 dzień, to za ten 1 dzień należy naliczyć wynagrodzenie.

Naliczenia dokonuje się w oparciu o stawkę, jaką pracownik ma wskazaną w umowie o pracę. Wynagrodzenie jest jednym z istotnych elementów umowy o pracę (pisaliśmy m.in. tutaj: zatrudnienie pracownika krok po kroku), w samej umowie może zostać wskazane np. w stawce miesięcznej czy godzinowej czy jeszcze inaczej, niemniej skoro pracownik przepracował 1 dzień, wynagrodzenie za ten 1 dzień należy naliczyć. Jak to się robi, powiemy za chwilę.

Pracownik przepracował 1 dzień i porzucił pracę

W praktyce może się okazać, że pracownik przepracował 1 dzień i więcej się w zakładzie pracy nie pojawił. Pracodawca nie ma z nim kontaktu – pracownik nie odbiera telefonów. Uznać należy zatem, że pracownik pracę porzucił i w tym wypadku praktycznie jedynym rozwiązaniem dla pracodawcy jest dyscyplinarka dla pracownika z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej. Wypowiedzenie umowy o pracę nie ma w tej sytuacji sensu – pracownik i tak pewnie nie pojawi się w pracy w okresie wypowiedzenia (o wypowiedzeniu szerzej pisaliśmy m.in. tutaj: wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony).

Przestrzeganie czasu pracy jest jednym z najważniejszych obowiązków pracowniczych (art. 100 §2 ust. 1 kodeksu pracy). Zgodnie z przepisem §2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik powinien poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie swojej nieobecności najpóźniej drugiego dnia tej nieobecności. Tymczasem pracownik przepracował 1 dzień i po prostu zniknął.

A skoro tak, pracodawca przygotowuje dokument dyscyplinarki i wysyła pracownikowi pocztą, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzień, w którym korespondencja została doręczona jest dniem doręczenia dyscyplinarki i tę datę należy wskazać w świadectwie pracy. A ponieważ pracownik przepracował 1 dzień, a do chwili rozwiązania umowy upłynęło kolejne kilka dni, to pozostałe dni są oczywiście dniami nieobecności nieusprawiedliwionej niepłatnej i za nie pracodawca nie nalicza wynagrodzenia. Jeśli przesyłka jest awizowana, to dniem doręczenia dyscyplinarki jest dzień, w którym upłynęło drugie awizo.

Może się też zdarzyć, że pracownik po pierwszym przepracowanym dniu już następnego dostał dyscyplinarkę, jeśli np. ukradł mienie pracodawcy czy w inny sposób naruszył interes zakładu pracy (np. złośliwie i bezpodstawnie krytykował pracodawcę – pisaliśmy m.in. tutaj: zwolnienie pracownika za krytykę pracodawcy)

Pracownik przepracował 1 dzień i poszedł na zwolnienie lekarskie

Może się też zdarzyć sytuacja, w której pracownik przepracował 1 dzień, a od następnego dnia już poszedł na zwolnienie lekarskie. W takiej sytuacji wszystko zależy od tego, czy za czas tego zwolnienia lekarskiego pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy. Pracownika może obowiązywać bowiem okres wyczekiwania, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (potocznie zwanej ustawą zasiłkową).

Może się też okazać, że pracownik przepracował 1 dzień, a od następnego dnia do końca miesiąca przebywa na zwolnieniu lekarskim z prawem do zasiłku chorobowego, który to zasiłek wypłaca pracownikowi bezpośrednio ZUS. W takim wypadu obowiązkiem pracodawcy jest naliczyć jedynie wynagrodzenie za ten dzień przepracowany – pracownik przepracował 1 dzień, za który należy mu się wynagrodzenie, a naliczenie wysokości i wypłata zasiłku chorobowego to już zadanie ZUS.

Taka sytuacja może mieć miejsce, jeśli pracownik w trakcie roku zmienia pracodawcę, a u poprzedniego wyczerpał już limit 33 (albo 14) dni z prawem do wynagrodzenia chorobowego.

W każdym razie pracownik przepracował 1 dzień, a więc za ten 1 dzień należy naliczyć i wypłacić wynagrodzenie. Jak to się robi, pokażemy na konkretnym przykładzie. O tym, jak się liczy listę płac pisaliśmy m.in. tutaj: Lista płac dla pracownika zatrudnionego w trakcie miesiąca, tu mamy podobną sytuację – pracownik ma wynagrodzenie w stawce miesięcznej, ale pracownik przepracował 1 dzień i należy naliczyć wynagrodzenie brutto za ten 1 dzień, a następnie wynagrodzenie netto i wypłacić je.

I tu należy zwrócić uwagę na jedną rzecz. Jeśli pracownik część miesiąca przepracował (tak, jak w naszym przypadku – pracownik przepracował 1 dzień), a następnie był nieobecny w pracy z powodu choroby, to wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca liczy się w oparciu o przepis §11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Stosownie do powołanego przepisu wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca liczy się w ten sposób, że stawkę miesięczną dzielimy przez 30 (zawsze przez 30, niezależnie od liczby dni w miesiącu kalendarzowym), mnożymy przez liczbę dni nieobecności w pracy z powodu choroby, a następnie tak otrzymany wynik odejmujemy od wynagrodzenia za cały miesiąc.

I tu pojawia się problem. Załóżmy, że pracownik przepracował 1 dzień w październiku, a 30 dni chorował. Załóżmy, że pracownik zarabia pensję minimalną (pisaliśmy m.in. tutaj: wynagrodzenie minimalne 2021 od brutto do netto). Liczymy:

2800 zł – 2800 zł / 30 * 30 = 0 zł

Tymczasem pracownik przepracował 1 dzień, a więc jego wynagrodzenie nie może być zerowe. W takim wypadku należy po prostu ustalić stawkę godzinową wynagrodzenia i przemnożyć ją przez liczbę godzin przepracowanych w tym dniu.

Jeśli pracownik ma w umowie o pracę zadeklarowane wynagrodzenie w stawce miesięcznej, to wartość jednej godziny pracy ustala się zgodnie z §4 ust. 2 pkt 1 powołanego rozporządzenia – należy po prostu stawkę miesięczną podzielić przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu.

Druga ważna rzecz – pracownik przepracował 1 dzień w miesiącu, a więc jego wynagrodzenie za ten miesiąc będzie raczej niskie. A skoro tak, to może się okazać, że licząc wynagrodzenie netto należy ograniczyć składkę zdrowotną do wysokości zaliczki na podatek. Co więcej, jeśli dniówka pracownika nie przekracza 250 zł brutto, to również i koszty uzyskania przychodu trzeba będzie ograniczyć – nie wyniosą one 250 zł, ale odpowiednio mniej.

Stosownie do przepisu art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych jeśli składka zdrowotna jest wyższa niż wyliczona zaliczka na podatek dochodowy, to składkę tą obniża się do wysokości zaliczki. Jeśli pracownik przepracował 1 dzień, jego wynagrodzenie jest niskie, to może się okazać, że zaliczka na podatek wyjdzie zerowa, a zatem i składka zdrowotna będzie zerowa. To zupełnie normalne i nie doszukuj się błędu, jeśli taka sytuacja zdarzy się w Twoim przypadku. Pokażmy to na konkretnym przykładzie.

Pracownik pracuje na pełnym etacie z wynagrodzeniem w kwocie 3200 zł. W lipcu pracownik przepracował 1 dzień i od następnego dnia przebywał na zwolnieniu lekarskim, za czas którego ZUS naliczy i wypłaci pracownikowi zasiłek chorobowy. Załóżmy, że w lipcu są 22 dni robocze, czyli 176 godzin do przepracowania.

Wynagrodzenie za ten jeden dzień przepracowany wyniesie zatem:

 3200 zł / 176 godzin * 8 godzin = 145,45 zł

Liczymy listę płac:

1. Wynagrodzenie brutto: 145,45 zł
2. Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 145,45 zł = 14,20 zł
3. Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 145,45 zł = 2,18 zł
4. Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 145,45 zł = 3,56 zł
5. Podstawa składki zdrowotnej: 145,45 – 14,20 – 2,18 – 3,56 = 125,51 zł
6. Koszt uzyskania przychodu: 145,45 zł (normalnie wyniosłyby 250 zł podstawowe albo 300 zł podwyższone, ale nie mogą one być wyższe niż wynagrodzenie, a więc obniżamy je do wynagrodzenia pracownika brutto. Pracownik przepracował 1 dzień, a więc jego wynagrodzenie jest niskie)
7. Podstawa podatku: 0 zł.
8. Zaliczka na podatek: 0 zł
9. Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 125,51 zł = 11,30, ale obniżamy je do wysokości zaliczki na podatek, czyli do 0
10. Ubezpieczenie zdrowotne 7,75% z 125,51 zł = 9,73 zł, ale obniżamy je do wysokości zaliczki na podatek, czyli do 0
11. Netto do wypłaty: 145,45 zł – 14,20 zł – 2,18 zł – 3,56 zł – 0 zł – 0 zł = 125,51 zł
    

    ---

Jak widzisz, wyliczenie wynagrodzenia, jeśli pracownik przepracował 1 dzień, nie jest skomplikowane. Pisaliśmy o tym również tutaj: Lista płac z zasiłkiem chorobowym i zerowym PIT

Teraz kolejna rzecz – pracownik przepracował 1 dzień w miesiącu, po czym w porozumieniu z pracodawcą rozwiązał umowę o pracę. Czy w tym wypadku pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego? Wszystko tu zależy od tego, czy jest to praca w roku debiutu zawodowego pracownika i czy za ten miesiąc urlopu wypoczynkowego nie naliczył mu przypadkiem poprzedni pracodawca. A to ważne, skoro pracownik już nie pracuje, a nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, to pracodawca musi naliczyć i wypłacić pracownikowi ekwiwalent za urlop (pisaliśmy m.in. tutaj: ekwiwalent za urlop 2021).

Zgodnie z art. 153 §1 kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Jeśli zatem przykładowo stosunek pracy został nawiązany w dniu 1 lipca i pracownik przepracował 1 dzień, a następnie odszedł z pracy, a była to pierwsza praca w życiu, to stosownie do powołanego przepisu pracownik nabyłby prawo do urlopu wypoczynkowego dopiero 31 lipca, a więc w tym wypadku prawa do urlopu nie nabył.

Inny przypadek. Pracownik ma za sobą kilka lat pracy, rozwiązał umowę o pracę w dniu 15 września za porozumieniem stron. Od 20 września zatrudnił się u nowego pracodawcy. Pracownik przepracował 1 dzień, po czym rozwiązał umowę o pracę za porozumieniem stron. W tym wypadku ten ostatni pracodawca nie nalicza pracownikowi urlopu, gdyż zgodnie z art. 155(1) kodeksu pracy urlop wypoczynkowy za wrzesień nalicza jeszcze poprzedni pracodawca (pisaliśmy m.in. tutaj: zatrudnienie w trakcie roku a urlop wypoczynkowy).

Może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik przepracował 1 dzień i jeszcze tego samego dnia, po przepracowaniu dniówki, udał się do lekarza i od tego dnia otrzymał zwolnienie lekarskie (pisaliśmy m.in. tutaj: (Zasiłek chorobowy za dzień częściowo przepracowany). W takim wypadku, ponieważ przepracował ten dzień, pracodawca musi naliczyć mu wynagrodzenie w sposób, jaki pokazaliśmy powyżej. A zasiłek chorobowy będzie pracownikowi przysługiwał dopiero od następnego dnia, gdyż zwolnienie lekarskie powstało jeszcze w czasie, gdy tytuł do ubezpieczenia chorobowego trwał (oczywiście zakładając, że pracownika nie obowiązuje okres wyczekiwania).

Podsumowując – pracownik przepracował 1 dzień, za który pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie, bez względu na to, czy od następnego dnia pracownik już nie pracuje, czy przebywa na zwolnieniu lekarskim z prawem do zasiłku chorobowego, wypłacanym bezpośrednio przez ZUS. Jednocześnie jeśli pracownik przepracował 1 dzień w miesiącu, to o ile nie jest to rok debiutu zawodowego i za ten miesiąc pracownikowi nie naliczył urlopu poprzedni pracodawca, to za ten 1 dzień przepracowany pracownik nabywa prawo do urlopu.