Część D akt osobowych w praktyce. Procedura nałożenia na pracownika kary porządkowej i jej dokumentowanie

Część D akt osobowych, wprowadzona przepisami rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (obowiązującego od 1 stycznia 2019) zawiera wszelkiego rodzaju dokumenty, związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika i nałożonymi na niego karami porządkowymi upomnienia, nagany czy kary pieniężnej. Od razu na wstępie należy wyraźnie podkreślić, iż kodeks pracy przewiduje jedynie te trzy rodzaje kar porządkowych, a nakładanie na pracownika kary porządkowej nie znanej ustawie (np. nałożenie na niego kary w postaci pozbawienia części wynagrodzenia czy pozbawienia prawa do urlopu) jest wykroczeniem z art. 281 ust. 4 kodeksu pracy, za co pracodawcy grozi grzywna od 1.000 do 30.000 zł.

Z kolei przepis §3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, iż akta osobowe składają się z 4 części, w tym m.in. części D, w której przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Procedura nałożenia na pracownika kary porządkowej

Nałożenie na pracownika kary porządkowej wymaga dochowania odpowiedniej procedury, która powinna być z kolei odpowiednio dokumentowana. Przede wszystkim kwestia rodzaju kar jakie mogą zostać nałożone na pracownika została opisana w art. 108 kodeksu pracy. Sama kara porządkowa nie może zostać zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Po tym czasie naruszenie pracownicze przedawnia się i nie ma możliwości już nałożenia kary porządkowej. Jeśli taka kara zostanie na pracownika nałożona po upływie ustawowego terminu, a pracownik od tak nałożonej kary odwoła się do sądu pracy (po uprzednim wniesieniu sprzeciwu i nieuwzględnieniu go przez pracodawcę), to sąd pracy z pewnością nałożoną po terminie karę uchyli.

Trzeba o tym pamiętać, gdyż uchylenie kary wiąże się z koniecznością usunięcia z części D akt osobowych dokumentacji z nią związanej (art. 113 §1 kodeksu pracy: karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu).

Przed nałożeniem na pracownika kary pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika. Wysłuchanie może mieć formę ustną albo pisemną. Pracownik z tego prawa do bycia wysłuchanym nie musi skorzystać. Dopiero potem pracodawca decyduje, czy nakłada na pracownika karę, czy nie. Jeśli przygotowuje informację o wymierzeniu kary porządkowej, to odpis tej informacji załącza się do części D akt osobowych.

Od nałożonej kary pracownik może wnieść sprzeciw – sprzeciw ten wnosi do pracodawcy, w terminie 7 dni od dnia poinformowania go o nałożonej karze pieniężnej. Sprzeciw pracownika, po jego rozpatrzeniu przez pracodawcę, załącza się do akt osobowych – część D. Po wniesieniu sprzeciwu i nieuwzględnieniu go przez pracodawcę pracownik od nałożonej kary może odwołać się do sądu pracy. Wcześniej jeszcze, jeśli pracownik wnosi sprzeciw, a pracodawca nie ustosunkuje się do tego sprzeciwu, to znaczy, że sprzeciw uwzględnił i kara została uchylona. Z kolei przy odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma 14 dni na odwołanie się do sądu pracy od nałożonej kary.

Szerzej o procedurze nałożenia na pracownika kar porządkowych pisaliśmy na naszym blogu w tym artykule: kary porządkowe dla pracowników i ich nakładanie

Sąd pracy, rozpatrując odwołanie pracownika, zapewne zwróci się do pracodawcy o nadesłanie do wglądu akt osobowych pracownika. Stąd też należy dopilnować, aby część D akt osobowych w zakresie tej kary była kompletna i zgodna z przepisami.

Część D akt osobowych i jej podział co do poszczególnych kar

Co do zasady akta osobowe prowadzi się chronologicznie, dokumenty do nich załącza za datami wpływu. O ile jednak część A, B i C akt osobowych można – zgodnie z §4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej – podzielić na części A1, A2… B1, B2… C1, C2… zawierające dokumenty powiązane ze sobą tematycznie, tak część D akt osobowych można podzielić na części D1, D2… zawierające dokumenty, dotyczące poszczególnych kar, nałożonych na pracownika. Po upływie roku nienagannej pracy daną „podczęść” D1, D2… usuwa się z części D akt osobowych. Dokumenty w każdej z tych podczęści D akt osobowych są osobno numerowane, w przeciwieństwie do części wcześniejszych A, B, C, które są numerowane od początku do końca.

Takie rozwiązanie pozwala na zachowanie prawidłowej numeracji w przypadku, gdy z części D akt osobowych usuwa się dokumenty dla danej kary porządkowej, w związku z tym, że została ona uchylona czy upłynął rok nienagannej pracy pracownika. Takie wyłączenie z części D akt osobowych dokumentów odnośnie danej kary może mieć również miejsce, jeśli kara została uchylona po uwzględnieniu sprzeciwu pracownika, po uwzględnieniu przez sąd pracy odwołania pracownika od nałożonej kary porządkowej, czy też jeśli kara zostaje uchylona z inicjatywy pracodawcy czy na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Zatarcie kary po upływie roku nienagannej pracy czy jej uchylenie powoduje po stronie pracodawcy konieczność usunięcia z akt osobowych wszystkich dokumentów, dotyczących tej kary. To usunięcie ma odbyć się w taki sposób, aby część D akt osobowych nie zawierała już żadnych dokumentów związanych z tą karą oraz nie było możliwe wywnioskowanie, że taka kara została w ogóle nałożona.

Jak to wygląda w praktyce? Załóżmy, że w dniu 12 marca 2020 pracownik został ukarany karą porządkową nagany za niewykonanie polecenia służbowego, które nie naruszało prawa. W części D akt osobowych pojawiła się część D1 z informacją o nałożeniu kary, sprzeciwem pracownika, odrzuceniem sprzeciwu. W dniu 22 czerwca 2020 po raz kolejny nałożono na pracownika karę upomnienia za spóźnienie się do pracy bez usprawiedliwienia. W części D akt osobowych pojawia się część D2 z dokumentami, dotyczącymi kary upomnienia.

Ponieważ ostatecznie pracodawca zdecydował na uchylenie nałożonej na pracownika kary upomnienia, z części D akt osobowych została usunięta cała część D2 z dokumentami, dotyczącymi nałożonej kary upomnienia, a część D1 nadal pozostaje w aktach. Zostanie ona usunięta z części D akt osobowych po roku nienagannej pracy albo jeśli pracodawca na wniosek pracownika, z własnej inicjatywy czy na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej zdecyduje się na „zdjęcie” kary. Gdyby z kolei została uchylona kara nagany, to z części D akt osobowych usunięta została część D1, a część D2 zostałaby zmieniona w część D1. Numeracja zostaje zachowana, bowiem każda z tych podczęści numerowana jest niezależnie.

Taka część D1 akt osobowych to najczęściej informacja o wymierzeniu kary porządkowej (poprzedzona ewentualnie pisemnym oświadczeniem pracownika, sporządzonym w związku z jego wysłuchaniem czy notatką urzędową co do wysłuchania pracownika), ewentualny sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej, decyzja pracodawcy co do sprzeciwu pracownika, kopia odwołania pracownika do sądu pracy.