Szkolenie online Dokumentacja pracownicza i akta osobowe to praktyczny kurs prowadzenia dokumentacji kadrowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Omawiamy w nim jak założyć i prowadzić akta osobowe pracownika (części A, B, C, D i E), jak przechowywać, archiwizować i niszczyć dokumentację pracowniczą, jak prowadzić ją w postaci elektronicznej oraz jakie dokumenty sporządzić na każdym etapie zatrudnienia: od rekrutacji do wydania świadectwa pracy.

Każda lekcja jest dostępna jako nagranie audio do słuchania i jako tekst do czytania. Do kursu dołączyliśmy ponad 100 wzorów dokumentów kadrowych w formacie Word. Możesz się uczyć w dogodnym dla siebie czasie, w dogodnej dla siebie formie.

Najważniejsze informacje o kursie online Dokumentacja pracownicza

• Forma: kurs online – nagrania audio oraz pełna treść lekcji do czytania
• Zakres: 9 lekcji i test końcowy
• Nagrania: około 5 godzin
• Materiały: ponad 100 wzorów dokumentów kadrowych w formacie Word, gotowych do edycji
• Stan prawny: aktualizacja 2027
• Dostęp: 365 dni, z możliwością bezpłatnego przedłużenia
• Po ukończeniu: certyfikat i zaświadczenie o ukończeniu kursu, wysyłane bez dodatkowych opłat
• Organizator: Niepubliczne Centrum Kształcenia Ustawicznego SPD Szkolenia, wpisane do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych pod numerem 130267

Dla kogo jest szkolenie z dokumentacji pracowniczej

Kurs jest przeznaczony dla osób, które prowadzą albo zaczną prowadzić dokumentację kadrową:

• pracowników działów kadr i osób rozpoczynających pracę w kadrach,
• pracowników biur rachunkowych obsługujących kadry klientów,
• właścicieli małych firm, którzy samodzielnie zatrudniają pracowników,
• osób, które chcą uporządkować wiedzę i zaktualizować ją o zmiany przepisów.

Czego nauczysz się na szkoleniu z prowadzenia dokumentacji pracowniczej

• jak założyć i prowadzić akta osobowe pracownika: co trafia do części A, B, C, D i E, jak numerować dokumenty i prowadzić ich wykaz,
• jak prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą i jak przejść z akt papierowych na elektroniczne,
• jak długo przechowywać dokumentację i co z nią zrobić po upływie tego okresu,
• jakich danych pracodawca może żądać od kandydata i pracownika oraz jak stosować RODO w kadrach,
• jak dokumentować rekrutację, w tym informację o wynagrodzeniu dla kandydata, badania lekarskie i szkolenia BHP,
• jak przygotować umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia, zakres czynności i zmianę warunków zatrudnienia,
• jak obsłużyć wnioski rodzicielskie, elastyczną organizację pracy, urlop opiekuńczy i zwolnienie z powodu siły wyższej,
• jak udokumentować staż pracy i kwalifikacje pracownika, umowę o zakazie konkurencji i wspólną odpowiedzialność materialną,
• kiedy obowiązkowy jest regulamin pracy i regulamin wynagradzania i jak go wprowadzić,
• jak przygotować dokumenty kończące zatrudnienie i krok po kroku wypełnić świadectwo pracy,
• jak nałożyć karę porządkową i kiedy usunąć ją z akt, jak dokumentować kontrolę trzeźwości i pracę zdalną,
• jak prowadzić ewidencję czasu pracy, grafik, plan urlopów i dokumentację płacową.

Na zakończenie rozwiązujesz test, po którym wysyłamy certyfikat i zaświadczenie o ukończeniu kursu.

Ostatnie zmiany w przepisach uwzględnione w kursie

• jawność wynagrodzeń w rekrutacji – od 24 grudnia 2025,
• elektroniczne potwierdzanie szkolenia wstępnego BHP – od 12 grudnia 2025,
• postać elektroniczna wielu wniosków i dokumentów kadrowych – od 27 stycznia 2026,
• elektroniczne orzeczenia lekarskie z badań pracowniczych – od 2026 roku,
• nowe zasady zaliczania okresów do stażu pracy, m.in. umów zlecenia i działalności gospodarczej – od 2026 roku,
• elektroniczne składanie wniosków o zasiłki – od 1 lipca 2026,
• nowe przepisy o przeciwdziałaniu mobbingowi i dyskryminacji – od 5 listopada 2026.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza i e-akta osobowe

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej. W kursie omawiamy, kiedy i jak przejść z akt papierowych na elektroniczne: jak przygotować odwzorowanie cyfrowe dokumentów, jak je podpisać, jak poinformować obecnych i byłych pracowników o zmianie postaci dokumentacji i co zrobić z wersją papierową.

Pokazujemy też, które dokumenty i wnioski pracownik może od 27 stycznia 2026 roku składać w postaci elektronicznej, np. e-mailem.

Przechowywanie, archiwizacja i usuwanie dokumentacji pracowniczej

Dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku okres ten wynosi 50 lat.

Dla zatrudnionych w latach 1999–2018 również 50 lat, chyba że pracodawca skrócił go do 10 lat, składając do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty ZUS RIA. W kursie pokazujemy, jak ustalić właściwy okres dla każdej grupy pracowników, kiedy okres przechowywania się wydłuża i co pracodawca robi z dokumentacją po jego upływie.

Dokumentacja pracownicza a RODO i kontrola PIP

Akta osobowe zawierają dane, które podlegają ochronie, w tym dane szczególnych kategorii. Dowiesz się, jakich danych pracodawca może żądać od kandydata, a jakich dopiero od pracownika, kto może mieć dostęp do dokumentacji i jak ją zabezpieczyć.

Zwracamy też uwagę na nieprawidłowości, które w praktyce często wychodzą przy kontrolach: brak wykazu dokumentów w częściach akt, kopie dowodów osobistych w aktach, nieusunięte odpisy kar porządkowych, błędy w świadectwach pracy i niewłaściwe okresy przechowywania dokumentacji.

Wzory dokumentów kadrowych do pobrania

Do kursu dołączony jest pakiet ponad 100 wzorów w formacie Word, m.in.:

• wykazy dokumentów do części akt osobowych,
• kwestionariusze osobowe i oświadczenia pracownika,
• informacja o wynagrodzeniu dla kandydata do pracy,
• informacja o warunkach zatrudnienia, także dla pracownika młodocianego,
• wnioski związane z rodzicielstwem i elastyczną organizacją pracy,
• umowa o zakazie konkurencji i umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
• wzory regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania,
• świadectwo pracy i informacja o okresie przechowywania dokumentacji,
• dokumenty dotyczące kar porządkowych i pracy zdalnej,
• miesięczna i roczna ewidencja czasu pracy, plan urlopów,
• karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego, dokumenty refundacji okularów,
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Jak wygląda nauka

Po zakupie otrzymujesz dostęp do kursu na 365 dni. Uczysz się we własnym tempie, na komputerze, tablecie lub telefonie. Każdą lekcję możesz odsłuchać albo przeczytać i wracać do niej dowolną liczbę razy.

Na każdym etapie możesz zadać pytanie trenerowi. Jeśli nie zdążysz ukończyć kursu w czasie dostępu, napisz do nas, a bezpłatnie go przedłużymy. Kurs kończy się testem, po którym wysyłamy certyfikat i zaświadczenie o ukończeniu kursu.

Organizator szkolenia

Szkolenie prowadzi Niepubliczne Centrum Kształcenia Ustawicznego SPD Szkolenia, wpisane do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych pod numerem 130267.

Najczęstsze pytania

Czy kurs jest aktualny?

Tak. Kurs uwzględnia ostatnie zmiany w przepisach.

Czy nadaje się dla początkujących?

Tak. Każde zagadnienie jest wyjaśnione od podstaw i pokazane na przykładach. Osoby z doświadczeniem znajdą w kursie uporządkowane zmiany przepisów z ostatnich lat.

Czy muszę słuchać nagrań, czy mogę czytać?

Możesz wybrać. Każda lekcja jest dostępna jako nagranie audio i jako tekst.

Ile trwa kurs?

Nagrania trwają łącznie około 6 godzin, ale realny czas nauki zależy od Ciebie – do każdego nagrania możesz swobodnie wracać i powtarzać je w celu utrwalenia wiedzy. Tempo nauki ustalasz sama/sam, a dostęp do kursu masz przez 365 dni.

Czy wzory dokumentów można edytować?

Tak. Wszystkie wzory są w formacie Word i możesz je dostosować do swojej firmy.

Czy zaświadczenie o ukończeniu kursu można dołączyć do akt osobowych?

Tak. Jeśli jesteś zatrudniony, pracodawca może umieścić je w części B akt osobowych, wśród dokumentów dotyczących podnoszenia kwalifikacji. Jeśli składasz je przy rekrutacji, trafia do części A.

Czy kurs obejmuje naliczanie wynagrodzeń?

Nie. Kurs dotyczy dokumentacji pracowniczej. Dokumentację płacową omawiamy w zakresie tego, jakie dokumenty się prowadzi i przechowuje, a nie samego naliczania płac. Z płac mamy inny kurs – sprawdź tutaj: Specjalista do spraw płac – kurs online z zaświadczeniem

Sprawdź także nasze inne kursy online na naszej drugiej stronie spd2.pl