Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy – jak się liczy?

W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na fakt, iż pojęcie „urlop okolicznościowy” jest pojęciem potocznym, które utarło się w praktyce kadrowej. Zgodnie bowiem z przepisami prawa pracy czegoś takiego, jak urlop okolicznościowy nie ma – jest natomiast zwolnienie od wykonywania pracy z tytułu wystąpienia pewnej okoliczności. Ponieważ jednak termin „urlop okolicznościowy” stosunkowo mocno utrwalił się w praktyce, będziemy się nim posługiwać.

Urlop okolicznościowy jest uprawnieniem pracowniczym, co oznacza, iż mają do niego prawo wyłącznie pracownicy, a więc osoby zatrudnione w stosunku pracy. Urlop okolicznościowy nie przysługuje zatem np. zleceniobiorcom. Jednocześnie urlop okolicznościowy jest urlopem płatnym. Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy należy się pracownikowi i w tym artykule pokażemy, jak się je nalicza.

Kwestię udzielania urlopu okolicznościowego reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Stosownie do §15 powołanego rozporządzenia pracodawca ma obowiązek zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Abstrahując już od samego sposobu wykorzystania przez pracownika urlopu okolicznościowego (czy wykorzysta go w pełnym wymiarze, czy częściowo, czy przed okolicznością, czy po niej), zgodnie z §16 powołanego rozporządzenia za czas tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jednocześnie wynagrodzenie za urlop okolicznościowy nalicza się zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Nie wnikając zbytnio w przepisy tego rozporządzenia, a skupiając się na tym, jak się liczy wynagrodzenie za urlop okolicznościowy należy wskazać, iż liczy się ono co do zasady tak, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, z tą różnicą, że jeśli pracownik ma stałe i zmienne składniki wynagrodzenia (np. pensję zasadniczą i premie czy prowizje, a także dodatki za nadgodziny, porę nocną itp.), to wyliczając wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, a wcześniej ustalając jego podstawę, stałe i zmienne składniki wynagrodzenia bierze się pod uwagę w wysokości z miesiąca, w którym ten urlop okolicznościowy miał miejsce. Zgodnie bowiem z §5 powołanego rozporządzenia przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. Pokażmy to na konkretnych przykładach.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy – przykład obliczenia

Pracownik pracuje na pełnym etacie, z pensją zasadniczą w wysokości 3000 zł oraz premią zmienną, która w lipcu 2018 roku wyniosła 510 zł. W dniach 16 – 17 lipca pracownik przebywał na urlopie okolicznościowym w związku z faktem, że urodziło mu się dziecko. Ponieważ w tych dniach nie pracował, jego wynagrodzenie zasadnicze będzie odpowiednio niższe i wyniesie:

3000 zł – 3000 zł / 176 (godzin do przepracowania w lipcu * 16 (godzin nieobecności z tytułu urlopu okolicznościowego) = 2727,27 zł

A ponieważ co do zasady korzystając z urlopu okolicznościowego pracownik nie może stracić na wynagrodzeniu, za te dwa dni nieobecności należy mu się wynagrodzenie za urlop okolicznościowy. Aby ustalić jego wysokość, ustala się stawkę godzinową. Robi się to osobno od składników stałych i zmiennych. Wartość składników stałych dzieli się przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu (22 dni robocze, a więc w lipcu 2018 to 176 godzin), a wartość składników zmiennych dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych, czyli pomniejszoną o nieobecności pracownika (w tym wypadku pomniejszoną o 16 godzin nieobecności z tytułu urlopu okolicznościowego.

Od składników stałych: 3000 zł / 176 godzin = 17,04 zł

Od składników zmiennych: 510 zł / (176 – 16) = 3,19 zł

Łącznie wartość jednej godziny urlopowej wyniesie: 17,04 zł + 3,19 zł = 20,23 zł

A wynagrodzenie za urlop okolicznościowy wyniesie: 16 (godzin urlopu okolicznościowego) * 20,23 zł = 323,68 zł. Za cały miesiąc pracownik otrzyma natomiast wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca w kwocie 2727,27 zł, wynagrodzenie za urlop okolicznościowy 323,8 zł oraz premię 510 zł.

Jak widzisz, nic trudnego. Należy jedynie pamiętać, iż nie wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia pracownika uwzględnia się przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop okolicznościowy. Te, których się nie uwzględnia, wskazuje §6 tzw. rozporządzenia urlopowego. Należą do nich:

1. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3. gratyfikacje jubileuszowe,
4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5. ekwiwalenty pieniężne za urlop wypoczynkowy,
6. dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,
8. nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9. odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
10. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

W taki sam sposób, jak w powyższym przykładzie, oblicza się wynagrodzenie za urlop okolicznościowy dla pracowników zatrudnionych w innych niż podstawowy systemach czasu pracy (np. w systemie równoważnym), jak również dla pracowników niepełnoetatowych. Należy jedynie pilnować odpowiedniej liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu oraz godzin przepracowanych.