Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a dyscyplinarka – ile dni NN wystarczy do zwolnienia?

Co to jest nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy (NN)

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to niestawienie się do pracy bez przyczyny, którą pracodawca uznaje za usprawiedliwioną, albo bez zawiadomienia go o tej przyczynie i bez przedstawienia dowodu.

Zasady usprawiedliwiania nieobecności określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Pracownik, który nie może przyjść do pracy z przyczyny, którą zna lub którą mógł przewidzieć, powinien uprzedzić o tym pracodawcę.

Jeśli nieobecność jest nagła, ma zawiadomić pracodawcę o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności (§ 2 rozporządzenia). Regulamin pracy nie może skrócić tego terminu do jednego dnia.

Sposób usprawiedliwiania nieobecności pracodawca określa w regulaminie pracy (art. 104¹ § 1 pkt 9 Kodeksu pracy), a jeśli regulaminu nie ma, w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m Kodeksu pracy).

Ile można mieć NN w pracy? Po ilu dniach można zwolnić pracownika

Nie ma limitu dni NN, który „wolno” mieć, ani progu, po którym zwolnienie jest automatycznie dopuszczalne. Dla dyscyplinarki znaczenie ma nie liczba dni, tylko to, czy nieobecność była ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Przestrzeganie czasu pracy jest jednym z tych obowiązków (art. 100 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy).

Według utrwalonego orzecznictwa Sądu Najwyższego ciężkie naruszenie wymaga winy umyślnej albo rażącego niedbalstwa pracownika. W praktyce oznacza to:

• jeden dzień NN może uzasadniać dyscyplinarkę, jeśli pracownik świadomie nie przyszedł do pracy, np. po odmowie urlopu albo bez żadnego kontaktu z pracodawcą,
• kilka dni NN nie uzasadnia dyscyplinarki, jeśli nieobecność miała rzeczywistą, ważną przyczynę, a pracownik tylko nie dopełnił formalności. Sąd Najwyższy w wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 126/99) uznał, że uchybienia formalne przy usprawiedliwianiu nieobecności nie są ciężkim naruszeniem obowiązków, gdy okoliczności tę nieobecność usprawiedliwiały,
• przy jednorazowym, krótkim spóźnieniu się z usprawiedliwieniem pracodawca zwykle sięga po karę porządkową, a nie po rozwiązanie umowy.

Co grozi za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy

Konsekwencja	Kiedy się stosuje	Podstawa
Brak wynagrodzenia za dni NN	Zawsze. Wynagrodzenie przysługuje tylko za pracę wykonaną.	art. 80 Kp
Kara porządkowa: upomnienie, nagana albo kara pieniężna	Najczęściej przy jednorazowej, krótkiej nieobecności.	art. 108 Kp
Wypowiedzenie umowy	Gdy nieobecności się powtarzają, ale nie są ciężkim naruszeniem obowiązków.	art. 30 § 1 pkt 2 Kp
Dyscyplinarka, czyli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika	Gdy nieobecność jest ciężkim naruszeniem obowiązków (umyślność albo rażące niedbalstwo).	art. 52 § 1 pkt 1 Kp

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, a za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przekroczyć jednej dziesiątej wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po potrąceniach z art. 87 § 1 pkt 1–3 KP (art. 108 § 3 KP).

Karę można nałożyć najpóźniej 2 tygodnie od dowiedzenia się o naruszeniu i 3 miesiące od jego popełnienia, po wysłuchaniu pracownika (art. 109 KP).

Nieobecność nieusprawiedliwiona a wynagrodzenie i urlop

Nieobecność nieusprawiedliwiona jest niepłatna. Pracodawca co do zasady obniża wynagrodzenie pracownika za każdą godzinę nieobecności.

Przykładowo – pracownik ma pensję miesięczną 7200 zł. W październiku są 22 dni robocze do przepracowania, czyli 176 godzin. Pracownik ma dwa dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracodawca zdecydował, że nie będzie wobec pracownika wyciągał innych konsekwencji, poza pomniejszeniem wynagrodzenia.

Pomniejszenia dokonuje się według wzoru: 7200 zł (pensja za cały miesiąc) – 7200 zł / 176 godzin do przepracowania * 16 godzin niedopracowanych = 6545,45 zł

Krótka NN nie zmniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego. Obniżenie urlopu następuje dopiero wtedy, gdy nieusprawiedliwiona nieobecność trwa łącznie co najmniej miesiąc, a pracownik wraca do pracy w tym samym roku kalendarzowym (art. 155² Kodeksu pracy). Szczegóły i przykłady wyliczeń znajdziesz we wpisie Czy i jak nieobecność nieusprawiedliwiona wpływa na urlop wypoczynkowy.

Pracownik nie przyszedł do pracy i nie ma z nim kontaktu – co zrobić

1. Dzień 1–2: odczekaj termin na zawiadomienie. Pracownik ma czas do końca drugiego dnia nieobecności, żeby podać jej przyczynę.
2. Sprawdź zwolnienia lekarskie na PUE ZUS (eZUS). Zwolnienie lekarskie (e-ZLA) trafia do pracodawcy automatycznie, często zanim pracownik sam zadzwoni.
3. Spróbuj się skontaktować telefonicznie, mailowo i SMS-em. Zachowaj ślad tych prób.
4. Wyślij pisemne wezwanie do usprawiedliwienia nieobecności na adres zamieszkania (wzór niżej). Daj kilka dni na odpowiedź.
5. Dopiero potem oceń, czy nieobecność jest nieusprawiedliwiona. Jeśli tak, możesz przygotować rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarka)

Zwolnienie lekarskie wystawione wstecz

Lekarz wystawia zwolnienie lekarskie od dnia badania. Wyjątkowo może je wystawić wstecz, maksymalnie za 3 dni poprzedzające badanie (§ 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu postępowania w sprawach zaświadczeń lekarskich).

Lekarz psychiatra może wystawić zwolnienie za dłuższy okres wstecz, jeśli stwierdzi zaburzenia psychiczne, przez które pacjent nie był zdolny do pracy (§ 7 ust. 4). Przy pobycie w szpitalu zwolnienie wystawia się przy wypisie, a przy pobycie dłuższym niż 14 dni co 14 dni (§ 10).

Dlatego przy braku kontaktu z pracownikiem nie warto wręczać dyscyplinarki od razu. Jeśli po rozwiązaniu umowy okaże się, że pracownik leżał w szpitalu, sąd uzna rozwiązanie umowy za nieuzasadnione.

Wzór: wezwanie do usprawiedliwienia nieobecności

Zwolnienie dyscyplinarne za nieobecność – art. 52 KP krok po kroku

1. Termin 1 miesiąca. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności, która je uzasadnia (art. 52 § 2 Kodeksu pracy). Przy nieobecności trwającej kilka dni z rzędu termin liczy się zwykle od ostatniego dnia nieobecności.
2. Związek zawodowy. Jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca zawiadamia ją o przyczynie i zasięga jej opinii. Związek ma na nią najwyżej 3 dni (art. 52 § 3 Kodeksu pracy). Opinia nie wiąże pracodawcy.
3. Forma pisemna i konkretna przyczyna. Oświadczenie musi mieć formę pisemną (art. 30 § 3 Kodeksu pracy) i wskazywać przyczynę (art. 30 § 4 Kodeksu pracy). Przyczyną powinna być nieusprawiedliwiona nieobecność w konkretnych dniach, z podaniem dat, a nie ogólne „porzucenie pracy”.
4. Pouczenie o odwołaniu. Pismo musi zawierać informację, że pracownik może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia (art. 30 § 5 i art. 264 § 2 Kodeksu pracy).
5. Doręczenie. Umowa rozwiązuje się z chwilą, gdy pismo dotrze do pracownika (zasady opisane niżej).
6. Świadectwo pracy. Pracodawca wydaje je w dniu ustania zatrudnienia (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Jako sposób rozwiązania umowy wpisuje rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 30 § 1 pkt 3 w zw. z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy), a jako datę ustania dzień doręczenia pisma.

Wzór: rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia za nieusprawiedliwioną nieobecność

Doręczenie dyscyplinarki pocztą

Jeśli pracownika nie ma w pracy, pismo wysyła się listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres zamieszkania. Umowa rozwiązuje się:

• w dniu odbioru listu przez pracownika,
• w dniu upływu terminu drugiego awizo, jeśli pracownik nie odebrał listu,
• w dniu próby doręczenia, jeśli list wrócił z adnotacją „adresat wyprowadził się”, a pracownik nie podał pracodawcy nowego adresu.

Status przesyłki sprawdzisz w systemie śledzenia Poczty Polskiej. Datę doręczenia wpisz jako datę ustania zatrudnienia w świadectwie pracy.

Porzucenie pracy a dyscyplinarka

„Porzucenie pracy” to określenie potoczne. Kodeks pracy nie przewiduje już osobnego trybu ustania umowy z tego powodu. Gdy pracownik przestaje przychodzić do pracy, pracodawca nadal musi umowę rozwiązać, najczęściej dyscyplinarnie na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Nie ma też liczby dni, po której nieobecność „staje się” porzuceniem pracy. W piśmie podaje się nieusprawiedliwioną nieobecność w konkretnych dniach.

Dopóki umowa nie zostanie rozwiązana, pracownik pozostaje w zatrudnieniu. Pracodawca wykazuje go w ewidencji czasu pracy z oznaczeniem NN, nie wypłaca za te dni wynagrodzenia, a pracownik pozostaje zgłoszony do ubezpieczeń.

Czy można dać dyscyplinarkę na L4, na urlopie albo w ciąży?

• Na zwolnieniu lekarskim lub urlopie: tak. Zakaz z art. 41 Kodeksu pracy dotyczy tylko wypowiedzenia umowy. Nie obejmuje rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przyczyną musi być jednak wcześniejsze naruszenie obowiązków, a nie sama choroba.
• W ciąży: tylko za zgodą związku. Pracodawca może rozwiązać umowę z pracownicą w ciąży w trybie art. 52, jeśli reprezentująca ją zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę (art. 177 § 1 KP). Taka sama ochrona dotyczy m.in. urlopu macierzyńskiego.
• Zwolnienie z powodu długiej choroby to inny tryb: rozwiązanie umowy bez winy pracownika (art. 53 KP). Opisujemy go we wpisie Czy można zwolnić pracownika za to, że często choruje.

Czy można cofnąć dyscyplinarkę?

Po doręczeniu pismo wywołuje skutek i umowa ulega rozwiązaniu. Pracodawca nie może go już jednostronnie cofnąć. Może to zrobić tylko za zgodą pracownika. Przed doręczeniem oświadczenie można odwołać, jeśli odwołanie dotrze do pracownika jednocześnie z nim albo wcześniej (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). W praktyce oznacza to np. zatrzymanie przesyłki na poczcie.

Sąd Najwyższy w wyroku z 29 września 1998 r. (I PKN 346/98) uznał, że późniejsze porozumienie stron o rozwiązaniu umowy oznacza dorozumiane cofnięcie wcześniejszego oświadczenia pracodawcy.

Najczęstsze pytania

Czy jednodniowa nieobecność w pracy może być powodem dyscyplinarki?

Tak, jeśli pracownik nie przyszedł do pracy umyślnie albo z rażącym niedbalstwem, np. świadomie po odmowie urlopu. Przy jednorazowej nieobecności pracodawca częściej stosuje karę porządkową.

Czy nieobecność nieusprawiedliwiona jest płatna?

Nie. Za czas nieusprawiedliwionej nieobecności wynagrodzenie nie przysługuje (art. 80 Kodeksu pracy).

Czy po dyscyplinarce należy się wypłata?

Tak. Pracownik zwolniony dyscyplinarnie dostaje wynagrodzenie za czas przepracowany do dnia rozwiązania umowy oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 KP). Nie dostaje wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, bo umowa rozwiązuje się bez wypowiedzenia.

Czy dyscyplinarka jest widoczna w świadectwie pracy?

Tak. W świadectwie pracy pracodawca podaje sposób rozwiązania umowy z podstawą prawną, czyli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 KP). Przyszły pracodawca zobaczy to w świadectwie.

Ile dni nieobecności to porzucenie pracy?

Przepisy tego nie określają. Porzucenie pracy to potoczna nazwa nieusprawiedliwionej nieobecności, a o rozwiązaniu umowy decyduje to, czy nieobecność była ciężkim naruszeniem obowiązków, a nie liczba dni.

Ile czasu ma pracownik na odwołanie od dyscyplinarki?

21 dni od doręczenia pisma o rozwiązaniu umowy (art. 264 § 2 Kodeksu pracy). Odwołanie składa się do sądu pracy.

Co to jest odwrócona dyscyplinarka?

To rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec niego, np. nie wypłaca wynagrodzenia (art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy). Pracownikowi przysługuje wtedy odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.