Dyscyplinarka za nieobecność nieusprawiedliwioną – kiedy ją wręczyć i jak?

Już jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy wystarczy, aby pracownika zwolnić dyscyplinarnie (rozwiązać z nim umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia). Pracownicy muszą mieć tego świadomość. Z drugiej strony zbyt pochopne wręczenie pracownikowi dyscyplinarki również nie jest dobrym rozwiązaniem i wiąże się z ryzykiem.

Od razu należy bowiem rozróżnić dwie sprawy – brak usprawiedliwienia nieobecności i niewłaściwe usprawiedliwienie nieobecności (np. spóźnione). Co do zasady, zgodnie z §2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik powinien poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie trwania nieobecności najpóźniej drugiego dnia.

Jeśli swojej nieobecności w pracy nie usprawiedliwi w ogóle, można rozważyć dyscyplinarkę. Szczególnie, jeśli ta nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy naraziła pracodawcę na szeroko rozumianą szkodę (np. konieczność doraźnego organizowania zastępstwa i poniesienie kosztów z nim związanych). Z kolei jeśli pracownik spóźni się z usprawiedliwieniem swojej nieobecności, dyscyplinarka wchodzi w grę w ostateczności.

Rozwiązanie umowy o pracę z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej – jak to zrobić w praktyce?

Zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca ustala w regulaminie pracy (art. 104(1) §1 pkt 9 kodeksu pracy). Jeśli pracodawca nie ma obowiązku wdrożenia regulaminu pracy i go nie wdraża, zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy wskazuje pracownikowi w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 §3 pkt 1 lit. m) kodeksu pracy). Krócej mówiąc – pracownik musi wiedzieć, w jaki sposób ma usprawiedliwić swoją nieobecność.

Dla formalności jeszcze – jeśli przepisy powszechnie obowiązujące przewidują, że pracownik powinien najpóźniej drugiego dnia wskazać przyczynę i przewidywany czas nieobecności, to w regulaminie pracy czy informacji o warunkach zatrudnienia nie można tego terminu skrócić do 1 dnia.

Sposób „techniczny” usprawiedliwienia nieobecności może być dowolny – telefon do pracodawcy czy przełożonego, pismo, sms, email. Dopuszczalna jest w zasadzie każda zgodna z przepisami forma komunikacji. Pracodawca może oczywiście zawęzić je do np. informacji pisemnej i wykluczyć przekazywanie usprawiedliwień np. za pomocą komunikatorów typu Messenger.

W każdym razie – pracownik nie pojawia się w pracy. Kadrowa usiłuje się dodzwonić, ale nie ma z pracownikiem żadnego kontaktu. Następnego dnia również nie pojawia się w pracy. Co robić? W pierwszej kolejności zwrócić uwagę, czy na PUE nie pojawiło się zwolnienie lekarskie pracownika. Jeśli trzeciego dnia nieobecności tego zwolnienia nadal na PUE nie ma, to czy już można mówić o usprawiedliwionej nieobecności w pracy i czy można już pracownika zwalniać dyscyplinarnie?

Pisaliśmy także: Pracownik przepracował 1 dzień i poszedł na zwolnienie lekarskie

Zwolnienie lekarskie wystawione wstecz

Nie. Lepiej jeszcze poczekać. Jeśli pracownik udał się do lekarza, lekarz co do zasady wystawia zwolnienie od dnia badania pracownika. W wyjątkowych przypadkach może wystawić zwolnienie lekarskie wstecz, do 3 dni wstecz. Takie zwolnienie wstecz lekarz może wystawić, jeśli po badaniu pacjenta w sposób nie budzący wątpliwości okazuje się, że już te 3 dni wstecz był on niezdolny do pracy z powodu choroby (§7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim).

Co ważne – lekarz psychiatra może wystawić zwolnienie nawet więcej niż 3 dni wstecz. Tu jednak możliwość wystawienia takiego zwolnienia warunkowana jest np. zaburzeniami psychicznymi z potwierdzoną historią choroby oraz ustaleniem, że pracownik nie był w stanie ocenić właściwie swojego postępowania w okresie, na który lekarz wystawia zwolnienie (§7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim).

Co więcej – może się okazać, że pracownik przebywa w szpitalu. Szpital nie wystawia zwolnienia lekarskiego od razu. Co do zasady wystawia takie zwolnienie w dniu wypisu, wskazując okres pobytu w placówce. Chyba, że pobyt trwa dłużej niż 14 dni, wówczas szpital wystawia zwolnienie co 14 dni, a ostatnie z dniem wypisu (§10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim).

W każdym razie – nie ma co zbyt pochopnie decydować o dyscyplinarce dla pracownika, który nagle, z dnia na dzień, nie pojawia się w pracy. Jeśli są możliwości kontaktu z nim, warto próbę podjąć. Jeśli kontaktu z pracownikiem nie ma, warto odczekać choćby parę dni.

Dyscyplinarka za nieobecność nieusprawiedliwioną – wysyłka pocztą

Od razu podkreślić należy jedną rzecz. Jeśli pracodawca decyduje się na rozwiązanie z pracownikiem nieobecnym umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarnie), to jako przyczynę rozwiązania umowy wskazuje nieobecność nieusprawiedliwioną w dniach xx. Nie porzucenie pracy ani inną przyczynę, ale nieobecność nieusprawiedliwioną.

Przestrzeganie czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 100 §2 pkt 1 kodeksu pracy). Nieobecność nieusprawiedliwiona jest naruszeniem tego obowiązku w sposób ciężki i uzasadnia rozwiązanie umowy w trybie art. 52 §1 pkt 1 kodeksu pracy.

W oświadczeniu o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia przyczynę należy podać. Przyczyna ta musi być konkretna, obiektywna i zrozumiała dla pracownika. Dyscyplinarka musi również zawierać pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy.

Dobrze. Mamy pracownika nieobecnego już jakiś czas, mamy przygotowaną dyscyplinarkę. Wysyłamy ją poleconym, najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dzień doręczenia przesyłki uznawany jest za dzień wręczenia dyscyplinarki.

A co, jeśli pracownik przesyłki celowo nie odbiera? Wówczas dniem doręczenia jest dzień, w którym upłynęło drugie awizo. Jeśli natomiast przesyłka wraca do nas z adnotacją listonosza „Adresat wyprowadził się”, to dniem wręczenia dyscyplinarki jest dzień próby doręczenia pisma przez listonosza.

Jeśli dyscyplinarkę wysyłamy pracownikowi poleconym, można śledzić jej drogę tutaj:

https://emonitoring.poczta-polska.pl/

Łatwo ustalić, w jakim dniu przesyłka została doręczona albo upłynęło awizo. W każdym razie przesyłka została doręczona, zwrotka do nas wraca, możemy wystawić świadectwo pracy. Jako dzień zakończenia stosunku pracy wskazujemy dzień doręczenia dyscyplinarki, a jako podstawę prawną art. 30 §1 pkt 3 kp w związku z art. 52 §1 pkt 1 kp.

Podsumowując – nieobecność nieusprawiedliwiona jest oczywiście podstawą do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika – rozwiązania z nim stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Tyle, że nie ma co działać pochopnie – zwolnienie lekarskie może zostać wystawione wstecz, pracownik może spóźnić się z usprawiedliwieniem nieobecności. Sąd Najwyższy w wyroku z 4 sierpnia 1999 roku sygn. I PKN 126/99 stwierdził, iż pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności.

Pisaliśmy także: Co grozi za spóźnienie do pracy?

Czy można cofnąć dyscyplinarkę?

Jeśli wyślemy dyscyplinarkę zbyt szybko, zostanie ona odebrana i stosunek pracy rozwiąże się, a potem okaże się, że jednak pracownik był na zwolnieniu i nie była to nieobecność nieusprawiedliwiona, to nie da się jej cofnąć (w tym sensie, aby „udawać”, że dyscyplinarki nie było). Kodeks pracy odwołuje się tu do przepisów kodeksu cywilnego.

Art. 61 §1 kc: Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

W wyroku z dnia 29 września 1998 roku sygn. I PKN 346/98 Sąd Najwyższy stwierdził, iż wyrażenie przez pracodawcę zgody na rozwiązanie umowy o pracę w drodze porozumienia stron, w sytuacji gdy wcześniej złożył jednostronne oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, oznacza, że cofnął w sposób dorozumiany wcześniejsze oświadczenie.

A więc możemy cofnąć dyscyplinarkę, zanim została ona doręczona. Wymaga to interwencji na poczcie, ale jest możliwe. Natomiast jeśli dyscyplinarka została już doręczona, stosunek pracy rozwiązuje się. Chyba, że pracownik wyrazi zgodę na takie cofnięcie.

Więcej o nieobecnościach i ich usprawiedliwianiu w naszych szkoleniach: Kurs kadr online dla wzrokowców oraz w wersji audio tutaj: Kurs kadry i płace online.