Zatrudnienie pracownika krok po kroku – 1

Zatrudnienie pracownika krok po kroku – jak to wygląda w świetle obowiązujących przepisów? Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z zatrudnieniem nowego pracownika? Zatrudnienie pracownika (a nie zleceniobiorcy – więcej o tym za chwilę) wymaga od pracodawcy podjęcia szeregu działań – zawarcia umowy o pracę (a wcześniej ustalenia odpowiedniego rodzaju umowy), założenia akt osobowych, wdrożenia i prowadzenia ewidencji czasu pracy, ewidencji wynagrodzeń itp., dodatkowo nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, o których mowa m.in. w art. 94 i następnych kodeksu pracy. W niniejszym artykule omówimy kompleksowo całą procedurę – zatrudnienie pracownika krok po kroku. Nie jest ona skomplikowana, ale trzeba być tutaj skrupulatnym i dokładnym.

To pierwsza część naszego poradnika na temat zatrudnienia pracownika krok po kroku i generalnie całej procedury, związanej z zatrudnieniem pracownika, kolejne części już niebawem. To będzie takie kompendium, miniściąga – dosłownie „Zatrudnienie pracownika krok po kroku”. Ta seria wpisów stanowi również niejako pewne uzupełnienie naszego szkolenia: Kurs kadr online – Specjalista do spraw kadr z zaświadczeniem MEN (oraz naszego szkolenia audio: Kurs kadry i płace online – Specjalista do spraw kadr i płac z zaświadczeniem MEN).

Zatrudnienie pracownika krok po kroku – zatrudniamy pracownika czy jednak zleceniobiorcę?

Samo zatrudnienie może mieć formę zatrudnienia w stosunku pracy czy zatrudnienia cywilnoprawnego – to zasadnicza różnica, która przekłada się w zasadzie na wszystko, co ma miejsce po zatrudnieniu. Zatrudnienie w stosunku pracy podlega przepisom prawa pracy, zatrudnienie cywilnoprawne podlega w zasadzie w całości regulacji kodeksu cywilnego (poza ewentualnie kwestią prowadzenia ewidencji godzin przepracowanych na zleceniu i minimalnej stawki godzinowej pracy na zleceniu – to akurat regulowane jest przepisami ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Nasze omówienie procedury zatrudnienia pracownika krok po kroku zaczniemy właśnie od tej kwestii – rozróżnienia stosunku pracy od umowy cywilnoprawnej – jest ona bowiem w praktyce kadrowej bardzo ważna. Zatrudnienie cywilnoprawne omówimy w innym naszym poradniku już niebawem.

Zatrudnienie pracownika krok po kroku – zanim jeszcze przejdziemy do omówienia całej procedury, zwracamy uwagę na przepis art. 22 §1(1) kodeksu pracy – zatrudnienie pracownika w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie ma zatem znaczenia, że np. umowa została nazwana umową zlecenia czy umową o dzieło – jeśli osoba fizyczna została zatrudniona w charakterystycznych dla stosunku pracy warunkach, a więc zobowiązała się do wykonywania określonej pracy, w określonym miejscu i czasie, pod kierownictwem i na rzecz pracodawcy, za wynagrodzeniem, to w zasadzie mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, a nie umowa cywilnoprawną.

Zatrudnienie pracownika krok po kroku – powstanie stosunku pracy

Stosownie do przepisu art. 22 § 1 kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Co istotne, aby do powstania samego stosunku pracy doszło, nie jest wystarczające zawarcie samej umowy o pracę. Możliwa jest bowiem sytuacja, w której pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o pracę, ale po jej zawarciu w ogóle nie dopuszcza pracownika do pracy.

O tym, czy strony nawiązały stosunek pracy nie decyduje samo zawarcie umowy o pracę, ale faktyczne i rzeczywiste realizowanie elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, wynikających właśnie z art. 22 §1 kodeksu pracy. Te wszystkie elementy poboczne – przygotowanie zakresu czynności, ustalenie grafika pracy, wypłata wynagrodzenia itp. to są elementy, pojawiają się już po zatrudnieniu, w trakcie realizacji stosunku pracy przez strony.

Stosunek pracy nawiązuje się co do zasady z dniem wskazanym w umowie o pracę jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeśli dnia tego nie wskazano, to z dniem zawarcia umowy. Data rozpoczęcia pracy nie musi być taka sama, jak data zawarcia umowy o pracę. Przykładowo umowa o pracę została zawarta w dniu 25 czerwca, a jako dzień rozpoczęcia pracy wskazano w niej 1 lipca.

Jeśli chodzi natomiast o rzecz najważniejszą na tym etapie – rozróżnienie stosunku pracy od zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Pierwszą rzeczą, odróżniającą te dwie formy zatrudnienia jest podległość służbowa. W stosunku pracy pracownik podlega przełożonemu (pracodawcy), ma obowiązek wykonywać jego polecenia służbowe. W przypadku umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia, nie ma w ogóle mowy o podległości – tutaj zleceniodawca i zleceniobiorca są podmiotami równorzędnymi. Zleceniodawca ma oczywiście możliwość kontrolowania sposobu wykonywania zlecenia przez zleceniobiorcę, ale nie jest to to samo, co podległość służbowa, charakterystyczna dla stosunku pracy.

Pracownik ma obowiązek wykonywać polecenia służbowe i stosować się do nich, jeśli dotyczą pracy. Zleceniobiorca obowiązku wykonywania poleceń służbowych co do zasady nie ma (na zleceniu w ogóle nie ma mowy o poleceniach służbowych).

Omawiając zatrudnienie pracownika krok po kroku nie sposób nie zwrócić uwagi na kolejną ważną rzecz – w stosunku pracy pracownik wykonuje pracę w sposób ściśle określony przez pracodawcę. Nie ma możliwości samowolnego zmieniania sposobu wykonywania pracy. Tymczasem na zleceniu zleceniobiorca może odstąpić od wskazanego przez zleceniodawcę sposobu realizacji zlecenia, jeśli nie może uzyskać zgody zleceniodawcy, a zachodzi uzasadniony powód do przypuszczenia, że zleceniodawca zgodziłby się na to, gdyby wiedział o istniejącym stanie rzeczy. Wynika to wprost z przepisu art. 737 kodeksu cywilnego.

Zatrudnienie pracownika krok po kroku – kolejna rzecz do omówienia to kwestia kontroli i nadzoru – cechy charakterystycznej dla stosunku pracy i odróżniającej stosunek pracy od zlecenia czy dzieła. Ten nadzór i kontrola w stosunku pracy mogą dotyczyć samego sposobu wykonywania pracy, ale również i czasu pracy, przestrzegania określonych zakazów, obowiązujących na terenie zakładu pracy itp. Tymczasem w przypadku umowy zlecenia dopuszczalna jest jedynie pewna ogólna kontrola zleceniodawcy nad zleceniobiorcą. Co ważne – jak stwierdził Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 28 czerwca 2011 roku sygn. IIPK 9/11, taka ogólna kontrola nie świadczy o podporządkowaniu pracowniczym (nie można uznać, że zawarta umowa zlecenia jest stosunkiem pracy tylko dlatego, że zleceniobiorca podlega takiemu ogólnemu nadzorowi zleceniodawcy).

Następna sprawa – w umowie o pracę wskazuje się miejsce pracy. Zgodnie z art. 29 §1 ust. 2 miejsce pracy jest obowiązkowym elementem umowy o pracę. Tymczasem umowa zlecenia w ogóle nie musi zawierać czegoś takiego, jak miejsce pracy. Podobnie wynagrodzenie – w przypadku stosunku pracy jest obowiązkowe, umowa zlecenia może być z kolei nieodpłatna. Oczywiście w praktyce umowa zlecenia przewiduje wynagrodzenie, mało kto bowiem w obecnych czasach może pozwolić sobie na pracę za darmo, choćby nawet w celu zdobycia doświadczenia i kwalifikacji (od tego zresztą są staże, w tym staże płatne).

Teraz bardzo ważna rzecz – czas pracy. Na zleceniu w ogóle nie ma mowy o czymś takim, jak czas pracy. Z kolei w stosunku pracy czas pracy odbywa bardzo ważną rolę. Zgodnie z art. 128 §1 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Powołany przepis wyraźnie mówi jedynie o pracowniku, a więc nie dotyczy zleceniobiorcy.

Zatrudniając zleceniobiorcę prowadzi się dla niego ewidencję godzin przepracowanych na zleceniu, aby na jej podstawie ustalić wysokość wynagrodzenia za dany miesiąc. Taka ewidencja godzin przepracowanych na zleceniu nie jest jednakże tożsama z ewidencją czasu pracy. Zresztą nie ma również bezwzględnego obowiązku jej prowadzenia – zgodnie z art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Czas pracy to jeden z podstawowych elementów, odróżniających stosunek pracy od zlecenia. Na zleceniu o czasie pracy nie ma mowy, a więc domyślnie nie ma również mowy o tym, co się z pojęciem czasu pracy wiąże, a więc normami dobowymi i średniotygodniowymi, przerwami w pracy (wliczanymi i niewliczanymi do czasu pracy), porze nocnej, nadgodzinach itd.

Kolejna rzecz, odróżniająca stosunek pracy od zlecenia – w stosunku pracy pracownik zawsze świadczy pracę osobiście. Nie ma możliwości, aby np. na czas urlopu czy choroby zastąpił go np. brat czy ktokolwiek inny (chyba, że w ramach umowy na zastępstwo, ale nie w ramach stosunku pracy pracownika, który miałby być zastępowany). Tymczasem na zleceniu – za zgodą zleceniodawcy zleceniobiorca może zostać zastąpiony w realizacji zlecenia przez osobę trzecią.

Taką ogólną różnicą, jaką jeszcze można wskazać pomiędzy stosunkiem pracy a umową zlecenia jest trwałość zatrudnienia. Generalnie zakłada się, że w stosunku pracy zatrudnia się w sposób bardziej trwały (w tym sensie, że nie jest to z reguły zatrudnienie doraźne np. na kilka dni, na wybrane dni itp.). Zlecenie z kolei charakteryzuje się mniejszą trwałością, z reguły krótszym czasem obowiązywania, znacznie łatwiej je rozwiązać z dnia na dzień itp.

Oczywiście umowa o pracę może zostać zawarta na jakiś krótszy czas (maksymalny czas trwania umowy o pracę na okres próbny to 3 miesiące), ale w praktyce nie ma sensu zatrudniać pracownika np. na tydzień, skoro w tym czasie pracodawca może nawet nie zdążyć wysłać go na badania lekarskie wstępne czy szkolenie BHP.

Podsumowując na tym etapie nasze zagadnienie: Zatrudnienie pracownika krok po kroku. Pierwszym elementem zatrudnienia jest ustalenie, czy ma to być zatrudnienie w stosunku pracy, czy zatrudnienie cywilnoprawne.

Jeśli zatrudniający zakłada, że chce mieć osobę do dyspozycji w wyznaczonych godzinach, wyznaczonym miejscu, wydawać jej polecenia służbowe i generalnie, aby była ona podporządkowana, to oczywistym jest, że w grę wchodzi zatrudnienie w stosunku pracy, np. na podstawie umowy o pracę. Z kolei, jeśli ma to być takie „luźniejsze” zatrudnienie, na jakiś krótszy okres czasu, to można rozważyć zatrudnienie na zleceniu. Byle to zlecenie nie przypominało w jego realizacji stosunku pracy.

Warto jeszcze na podsumowanie tej części wskazać na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 czerwca 1998 roku sygn. I PKN 191/98, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, iż w razie wątpliwości w tym zakresie (ustalenia, które z cech mają charakter przeważający), należy wziąć pod uwagę nazwę umowy i cel jej zawarcia. Nie zawsze bowiem będzie tak, że zlecenie jest niebezpieczne czy zabronione. Ono w pewnych przypadkach będzie wygodniejsze, znacznie mniej przy nim biurokracji (dla zleceniobiorców nie zakłada się akt osobowych, nie prowadzi ewidencji czasu pracy itd.), nie ma mowy o obowiązkach pracodawcy czy prawach pracownika.

Zatrudnienie pracownika krok po kroku – w kolejnych artykułach omówienie samego nawiązania stosunku pracy w jego najpopularniejszej postaci, czyli umowy o pracę. Do zlecenia wrócimy jeszcze na moment w jednym z kolejnych artykułów.