Ustna umowa o pracę – czy jest ważna? Czy umowa o pracę musi być na piśmie?

Stosownie do art. 29 §2 kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie, a jeśli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej (np. została zawarta ustnie), to przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek potwierdzić mu na piśmie warunki zawartej umowy. Już z samego tego przepisu wynika, iż zatrudnienie pracownika odbywa się nie tylko na podstawie pisemnej umowy o pracę, ale może odbyć się również ustnie czy w tzw. sposób dorozumiany, np. poprzez samo dopuszczenie pracownika do pracy. W praktyce chodzi tu o to, że jeśli nawet pracodawca zawarł z pracownikiem ustną umowę o pracę, to formalnie pracownik pozostaje zatrudniony, ale nie może zostać dopuszczony do wykonywania pracy, zanim pracodawca nie potwierdzi mu na piśmie warunków zatrudnienia (czyli w praktyce dopóki nie wręczy mu pisemnego egzemplarza umowy o pracę).

Powołany przepis wskazuje co prawda, że umowę o pracę zawiera się na piśmie, ale jednocześnie nie stwierdza, że umowa o pracę zawarta w innej formie jest nieważna. Ustna umowa o pracę zachowuje ważność, podobnie jak umowa zawarta w każdej innej niż pisemna formie. Powstaje jednak pytanie, jaki jest sens zawierania np. ustnych umów o pracę, skoro na jej podstawie pracownik i tak nie może wykonywać pracy?

Ustna umowa o pracę a dopuszczenie pracownika do pracy

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania określonej pracy na rzecz pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wskazanym, pod kierownictwem pracodawcy i za stosownym wynagrodzeniem, a pracodawca zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika. Jeśli zatem przyszły pracodawca i pracownik uzgodnią w formie ustnej wszystkie elementy stosunku pracy oraz stronę merytoryczną umowy o pracę (rodzaj umowy, stanowisko, wymiar etatu, wynagrodzenie i miejsce pracy) oraz wyrażą wolę nawiązania stosunku pracy, to stosunek pracy nawiązuje się na podstawie takich ustnych ustaleń. Jak stwierdził w swym wyroku z dnia 17 września 2015 roku sygn. III AUa 1409/16 Sąd Apelacyjny w Łodzi, „Treść przepisów kodeksu pracy, w tym treść art. 29 k.p. nie warunkuje ważności zawarcia umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Do zawarcia umowy o pracę dochodzi wraz z uzgodnieniem przez strony istotnych elementów umowy, a więc do jej zawarcia może dojść ustnie, jak i przez czynności konkludentne”.

Do samego zawarcia umowy o pracę może dojść nawet w sposób dorozumiany – żadna ze stron pozornie nie składa żadnego oświadczenia woli, a mimo to pracownik zostaje zatrudniony. Kiedy taka sytuacja może mieć miejsce? Jeśli pracodawca dopuści pracownika do pracy na ustalonych uprzednio warunkach.

Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik został zatrudniony np. na czas określony, a jego umowa dobiega końca. Pracownik przychodzi do kadrowej i pyta, czy zostanie z nim zawarta kolejna umowa. Kadrowa nie wie, gdyż pracodawca przebywa na wyjeździe za granicą, ale przekazuje pracownikowi, aby ten na wszelki wypadek przychodził do pracy już po zakończeniu obecnej umowy, a pracodawca po powrocie podpisze z nim umowę z datą wsteczną. Tak się dzieje – już po zakończeniu umowy na czas określony pracownik nadal przychodzi do zakładu pracy, wykonuje to, czym zajmował się dotychczas, w tych samych godzinach.

Jeśli pracodawca po powrocie z zagranicy zaakceptuje powyższy fakt, to można uznać, że doszło do nawiązania stosunku pracy – pracownik został dopuszczony do jej wykonywania na określonych warunkach. Pracodawca po powrocie potwierdził tylko ten fakt stosowną umową w wersji pisemnej. Nieco inaczej będzie jednak, jeśli pracodawca o dopuszczeniu pracownika do pracy nie wiedział, a samo dopuszczenie odbyło się bez jego zgody – w takim przypadku stosunek pracy nie nawiąże się. Wymaga to bowiem zgodnego oświadczenia woli obu stron.

Umowa o pracę zostaje zawarta na mocy zgodnego oświadczenia woli obu stron – pracodawcy i pracownika. Przepisy kodeksu pracy nie definiują oświadczenia woli, odsyłając w tym zakresie do przepisów kodeksu cywilnego. A zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych ustawowo), które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.