Rozliczanie podróży służbowych pracowników – w jakim terminie i na jakich zasadach?

Kwestię krajowych i zagranicznych podróży służbowych oraz należności z ich tytułu, jakie przysługują pracownikowi, reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. O ile rozporządzenie to dotyczy co do zasady wyłącznie pracowników tzw. budżetówki, to w wielu przypadkach opierają się na nim również pracodawcy prywatni, a to wobec faktu, iż żaden inny akt prawa pracy kwestii podróży służbowych nie reguluje i jeśli nie zostają one unormowane np. w regulaminie pracy czy regulaminie podróży służbowych, to do rozliczania ich najlepiej stosować właśnie przepisy powołanego rozporządzenia.

Stosownie do przepisu §5 wspomnianego rozporządzenia, pracownik ma obowiązek rozliczyć odbytą przez siebie podróż służbową w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. W tym terminie powinien pracodawcy przedłożyć rozliczenie kosztów podróży służbowej. Do takiego rozliczenia pracownik musi dołączyć dokumenty, potwierdzające poniesione przez niego w trakcie podróży służbowej wydatki, a jeśli przedłożenie określonego dokumentu nie jest możliwe (bo pracownik np. nie dostał go, pomimo poniesienia określonego kosztu), to taki dokument zastąpiony zostaje złożonym przez pracownika oświadczeniem, w którym wskazuje wysokość poniesionego wydatku oraz przyczyny, dla których nie jest w stanie udokumentować go rachunkiem, fakturą, pokwitowaniem, biletem, paragonem itp.

Rozliczenie podróży służbowej krajowej i zagranicznej

Zauważyć należy pewną rzecz. Przepis §5 powołanego powyżej rozporządzenia o podróżach służbowych mówi, iż pracownik dokonuje rozliczenia swojej podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Tymczasem w praktyce rozliczanie podróży służbowych pracowników wygląda tak, że tego rozliczenia dokonuje de facto pracodawca, ustalając należne pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej, ryczałty za noclegi, środki komunikacji czy dojazdy lokalne itp. Obowiązkiem pracownika jest zatem jedynie złożenie stosownych dokumentów oraz oświadczeń, potwierdzających poniesienie w podróży służbowej określonych wydatków. Samego wyliczenia kwot, jakie należy pracownikowi tytułem podróży służbowej wypłacić, zajmuje się pracodawca.

Co istotne – w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej pracownik ma przedłożyć pracodawcy stosowne dokumenty i oświadczenia o wydatkach w czasie podróży. Zauważyć należy, iż żaden przepis nie mówi natomiast, w jakim terminie pracodawca ma pracownikowi wypłacić należności w związku z jego podróżą służbową. Wspomniane 14 dni na rozliczenie podróży służbowych pracowników liczy się od dnia następnego po dniu zakończenia delegacji. W tym zakresie należy odnieść się do przepisów kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 455 kc jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do działania. Takim wezwaniem dłużnika (pracodawcy) do działania jest przedłożenie przez pracownika dokumentów i oświadczeń, potwierdzających wydatki w czasie podróży służbowej.

Sam termin niezwłocznie nie oznacza, że rozliczenia podróży służbowej pracownika należy dokonać natychmiast. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 30 czerwca 2011 roku sygn. III CSK 282/10 użytego w art. 455 kodeksu cywilnego terminu „niezwłocznie” nie należy utożsamiać z terminem natychmiastowym. Termin „niezwłocznie” oznacza bowiem termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu (…). Podobny pogląd wyraziła Komisja Prawna Głównego Inspektoratu Pracy podnosząc, iż w zakresie terminu wypłaty należności z tytułu podróży służbowych należy stwierdzić, że w aktualnym stanie prawnym brak jest określenia wprost terminu bądź okresu, w jakim pracodawca powinien tego dokonać. Mając jednak na względzie zasady współżycia społecznego wydaje się zasadnym, aby należności z tytułu podróży służbowych były wypłacane bez zbędnej zwłoki, w terminie określonym w aktach prawa wewnętrznego.

Mając na uwadze powyższe okoliczności stwierdzić należy, iż o ile pracownik powinien dokonać rozliczenia podróży służbowej (krajowej czy zagranicznej) w terminie 14 dni, czyli przedłożyć w tym terminie wymagane dokumenty i oświadczenia, potwierdzające poniesienie w podróży służbowej określonych wydatków, tak samej wypłaty świadczeń w związku z tą podróżą służbową pracodawca powinien dokonać niezwłocznie, a więc możliwie najszybciej w świetle wszelkich okoliczności i warunków.

O rozliczaniu krajowych i zagranicznych podróży służbowych dowiesz się więcej z naszego szkolenia: Krajowe i zagraniczne podróże służbowe – szkolenie certyfikowane. Jeśli interesuje Cię ta tematyka, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą szkoleniową.