Nagroda jubileuszowa – kiedy i komu przysługuje?

Nagroda jubileuszowa jest jednym z tych składników, które pracodawca może, ale nie zawsze musi wypłacać pracownikowi. O ile w tzw. budżetówce nagroda jubileuszowa jest obowiązkowym składnikiem wynagrodzenia (pracodawca musi ją wypłacić, jeśli pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej, czyli w praktyce osiągnął wymagany przepisami prawa staż pracy), tak w prywatnych zakładach pracy nagroda jubileuszowa może, ale nie musi być wypłacana. Od czego zatem zależy nagroda jubileuszowa – kiedy i komu przysługuje? Od powszechnych przepisów prawa pracy, ale również od wewnątrzzakładowych aktów prawa pracy – np. regulaminów wynagradzania.

Nagroda jubileuszowa – kiedy i komu przysługuje i kiedy pracodawca musi ją wypłacić?

Jeśli chodzi o budżetówkę, to nagrodę jubileuszową oraz kwestie z nią związane regulują tzw. pragmatyki – akty prawne, dotyczące określonej grupy zawodowej. Przykładowo nagroda jubileuszowa dla pracowników samorządowych regulowana jest przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych. Zgodnie z art. 36 ust. 1 powołanej ustawy pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagroda jubileuszowa oraz jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach (tzw. trzynasta pensja). Jednocześnie zgodnie z art. 38 ust. 2 powołanej ustawy nagroda jubileuszowa przysługuje w wysokości:

1) po 20 latach pracy – 75% wynagrodzenia miesięcznego;

2) po 25 latach pracy – 100% wynagrodzenia miesięcznego;

3) po 30 latach pracy – 150% wynagrodzenia miesięcznego;

4) po 35 latach pracy – 200% wynagrodzenia miesięcznego;

5) po 40 latach pracy – 300% wynagrodzenia miesięcznego;

6) po 45 latach pracy – 400% wynagrodzenia miesięcznego.

Jak zatem widać, wysokość nagrody jubileuszowej zależna jest od stażu pracy pracownika. Powstaje jednak pytanie, czy do tego stażu pracy zalicza się jedynie staż u tego konkretnego pracodawcy, czy po prostu sumuje się wszystkie poprzednie i bieżący okresy zatrudnienia pracownika w różnych zakładach pracy? Tę kwestię reguluje art. 38 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z powołanym przepisem do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej i jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Należy wyraźnie zwrócić uwagę – do okresu, od którego zależy prawo do nagrody jubileuszowej zalicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeśli na mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Takim okresem będzie przykładowo okres urlopu wychowawczego. Zgodnie z art. 186(5) kodeksu pracy okres urlopu wychowawczego, w dniu jego zakończenia, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, a więc również prawo do nagrody jubileuszowej.

To o tyle ważne, że np. pracownica może pozostawać w zatrudnieniu odpowiednio długo, ale 20 lat od dnia zatrudnienia mija jej w czasie, w którym pozostaje ona na urlopie wychowawczym. Czy w dniu, w którym mija jej 20 lat stażu pracy nabywa ona prawo do nagrody jubileuszowej? Nie, prawo do tej nagrody jubileuszowej nabędzie ona dopiero po zakończeniu urlopu wychowawczego, gdyż okres urlopu wychowawczego zalicza się do stażu pracy dopiero z dniem jego zakończenia.

Pracodawca prywatny może, ale nie musi wypłacać nagrody jubileuszowej. Jeśli planuje ją wypłacać, kwestię nabywania prawa do nagrody jubileuszowej powinien sprecyzować w regulaminie wynagradzania czy innym akcie prawa wewnątrzzakładowego. Odpowiednie unormowanie zasad przyznawania nagrody jubileuszowej pozwoli na uniknięcie ewentualnych problemów, związanych np. z dyskryminacją w wynagradzaniu. O ile zatem pracodawca państwowy nie reguluje nagród jubileuszowych w regulaminach wynagradzania, gdyż nagrody jubileuszowe regulowane są wprost w przepisach (art. 39 ust. 2 pkt. 1 ustawy o pracownikach samorządowych – pracodawca w regulaminie wynagradzania, o którym mowa w ust. 1, może określić warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa), tak pracodawca prywatny powinien to zrobić. Może on przyjąć inne niż ustawowe kryteria przyznawania nagrody jubileuszowej, musi jednak pamiętać, że w pewnych sytuacjach nagroda jubileuszowa, która co do zasady zwolniona jest ze składek ZUS, może zostać ozusowana. Dlaczego?

Nagroda jubileuszowa a składki ZUS

Zgodnie z przepisem §2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nagroda jubileuszowa jest zwolniona ze składek ZUS (wyłączona z podstawy do składek), ale jedynie pod warunkiem, że jest wypłacana nie częściej niż co 5 lat. Oznacza to, że pracodawca może oczywiście wypłacać nagrodę jubileuszową częściej niż co 5 lat, ale wówczas nalicza się od niej składki ZUS. W każdym wypadku natomiast nagroda jubileuszowa podlega opodatkowaniu.

Nagroda jubileuszowa – jak się liczy?

Sposób liczenia nagrody jubileuszowej zależy od tego, czy wypłaca ją pracodawca państwowy czy prywatny. W każdym wypadku jednak nagrodę jubileuszową liczy się tak, jak ekwiwalent za urlop. Jeśli jest to nagroda jubileuszowa przysługująca np. pracownikowi samorządowemu, to jeżeli pracownik samorządowy nabył prawo do nagrody jubileuszowej, będąc zatrudnionym w innym wymiarze czasu pracy niż w dniu jej wypłaty, podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do tej nagrody. A to, jak się liczy ekwiwalent za urlop wynika z kolei z przepisów tzw. rozporządzenia urlopowego – rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W praktyce zatem – jeśli pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia, to podstawą do ustalenia wysokości nagrody jubileuszowej jest wynagrodzenie, jakie otrzymuje, z kolei jeśli ma on również zmienne składniki wynagrodzenia, to liczy się po prostu średnią z tych zmiennych składników wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej.

Więcej na ten temat w naszym szkoleniu. Pod tym linkiem pełny opis i program szkolenia: kurs płacowy online z zaświadczeniem MEN