Czy i jak nieobecność nieusprawiedliwiona wpływa na urlop wypoczynkowy i jego wymiar?

Jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych jest przestrzeganie czasu pracy oraz ustalonego w zakładzie pracy porządku. Z reguły pracownicy pracują w określonych godzinach, a pracodawca ma obowiązek (z pewnymi wyjątkami) przedstawić pracownikowi harmonogram jego czasu pracy. Pracownik musi wiedzieć, w jakich dniach i w jakich godzinach pracuje. Z drugiej strony może się zdarzyć, że w zaplanowanym dniu pracy pracownik jednak w zakładzie pracy nie pojawi się. Na usprawiedliwienie swojej nieobecności pracownik ma dwa dni – najpóźniej drugiego dnia powinien szefa poinformować o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności. Chodzi o to, aby szef wiedział, czy to krótkotrwała nieobecności, czy musi „załatwiać” zastępstwo za pracownika czy rozdzielać jego obowiązki pośród innych pracowników.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik nie pojawi się w pracy i w żaden sposób nie usprawiedliwi swojej nieobecności. Taka nieusprawiedliwiona nieobecność może być przyczyną poważnych konsekwencji, aż do dyscyplinarnego zwolnienia włącznie. A to jeszcze nie wszystko – w określonych przepisami przypadkach na skutek nieusprawiedliwionej nieobecności pracownik może stracić na wymiarze należnego mu urlopu wypoczynkowego. Tyle, że taka nieusprawiedliwiona nieobecność musi wówczas trwać co najmniej miesiąc.

Wpływ nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych na wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika

Niektóre nieobecności usprawiedliwione pracownika, jak np. okres zwolnienia lekarskiego, okres urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego pozostają bez wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego. Inne z kolei, jak właśnie m.in. nieobecność nieusprawiedliwiona, mogą mieć wpływ na wymiar urlopu. Kwestię tę reguluje przepis art. 155(2) kodeksu pracy. Zgodnie z §1 powołanego przepisu wymiar urlopu wypoczynkowego, należnego za cały rok, pomniejsza się proporcjonalnie o trwające co najmniej miesiąc nieobecności:

– urlop wychowawczy

– urlop bezpłatny

– odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych

– tymczasowe aresztowanie

– odbywanie kary pozbawienia wolności

– nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Co ważne, aby wskazane powyżej nieobecności rzeczywiście miały wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego, to muszą one trwać co najmniej jeden miesiąc. Jeśli pracownik ma np. dzień czy dwa nieusprawiedliwionej nieobecności, to nie ma ona wpływu na wymiar urlopu.

Może się też zdarzyć sytuacja, w której pracownik najpierw wykorzysta cały należny mu urlop za dany rok, a dopiero potem będzie nieobecny w pracy i będzie to nieobecność nieusprawiedliwiona, trwająca dłużej niż miesiąc. W takim wypadku nie ma czego pomniejszyć – należny urlop został wykorzystany w całości wcześniej, a więc nie da się cofnąć wstecz i tego urlopu pomniejszyć. Nie można też uznać, że pracownik w ten sposób wykorzystał część urlopu niejako zaliczkowo, z tego, co będzie mu przysługiwać w roku następnym (o ile z powodu tej nieobecności nie zostanie zwolniony dyscyplinarnie).

Najczęściej omawiany problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownik z dnia na dzień przestaje pojawiać się w zakładzie pracy, a po pewnym czasie pracodawca decyduje się na wręczenie mu dyscyplinarki. Ta dyscyplinarka, sporządzona np. dnia 25 czerwca, zostaje do pracownika wysłana pocztą i odebrana z dniem 5 lipca. Zakładając, że pracownik ma staż pracy uprawniający go do 20 dni urlopu wypoczynkowego za rok, to do dnia rozwiązania stosunku pracy nabędzie on prawo do urlopu w wymiarze 7/12 z 20 dni, czyli po zaokrągleniu 12 dni. Za lipiec urlop wypoczynkowy należy również naliczyć, gdyż ta nieobecność nieusprawiedliwiona trwałą krócej niż miesiąc.

W przypadku, gdy pracownik na dzień rozwiązania się stosunku pracy posiada jeszcze pewną pulę niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop.