Niedopracowanie godzin pracy a wynagrodzenie

Niedopracowanie godzin pracy w okresie rozliczeniowym może być spowodowane różnymi sytuacjami – złym rozplanowaniem pracy przez pracodawcę, nieobecnością usprawiedliwioną czy nieusprawiedliwioną pracownika itp. Niedopracowanie godzin pracy może odbijać się negatywnie na wynagrodzeniu pracownika. Może, ale nie musi, wszystko tu zależy od tego, po czyjej stronie leży przyczyna niedopracowania godzin pracy w miesiącu czy w okresie rozliczeniowym.

A ponieważ prawidłowe rozliczanie czasu pracy jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy, a niedopracowanie godzin pracy zdarza się z różnych powodów i dość często, omówmy szczegółowo to zagadnienie. Zaczniemy od nieobecności, oddawania czasu wolnego za pracę w dniu wolnym czy w nadgodzinach, a potem niedopracowanie godzin pracy z winy pracodawcy – źle zaplanowanego czasu pracy.

Niedopracowanie godzin pracy z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej

Najprostsza dla pracodawcy sytuacja ma miejsce, gdy niedopracowanie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym spowodowane jest nieobecnością nieusprawiedliwioną. Zgodnie z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy jedynie, gdy przepis tak stanowi.

Przykładowo przepis art. 92 kodeksu pracy stanowi, że za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego, przepis art. 172 kodeksu pracy stanowi, że za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował itd., żaden natomiast przepis nie umożliwia pracownikowi zachowania prawa do wynagrodzenia za czas nieobecności nieusprawiedliwionej.

Nieusprawiedliwiona nieobecność może być przyczyną niedopracowania godzin pracy w miesiącu czy w okresie rozliczeniowym, skutkującą obniżeniem pracownikowi wynagrodzenia. Jeśli pracownik otrzymuje pensję w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, to za miesiąc, w którym nieobecność nieusprawiedliwiona ma miejsce, otrzyma on oczywiście wynagrodzenie niższe niż minimalne i będzie to zgodne z przepisami.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Na 2020 rok wynagrodzenie minimalne wynosi 2600 zł brutto. Jeśli w danym miesiącu pracownik nie dopracował godzin pracy z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej, jego pensja za ten miesiąc może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę (proporcjonalne do etatu).

Sam wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ustala się na zasadach określonych w art. 130 kodeksu pracy. Generalnie ustala się liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym, mnoży ją przez 40 godzin, do tak otrzymanego wyniku dodaje się 8 godzin za każdy tzw. dzień wystający poza pełne tygodnie i tak otrzymany wynik pomniejsza o 8 godzin za każde święto przypadające w okresie rozliczeniowym na dzień inny niż niedziela.

Jednocześnie zgodnie z art. 130 §3 kodeksu pracy każda nieobecność usprawiedliwiona pomniejsza wymiar czasu pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym o taką liczbę godzin, jaka była zaplanowana do przepracowania w czasie tej nieobecności. Należy jednak pamiętać, że chodzi tu o nieobecność usprawiedliwioną. Nieobecność nieusprawiedliwiona nie pomniejsza wymiaru czasu pracy do przepracowania.

Niedopracowanie godzin pracy w przypadku, gdy wynika z nieobecności nieusprawiedliwionej pomniejsza wynagrodzenie pracownika. Tego pomniejszenia dokonuje się w oparciu o przepis §12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Tego pomniejszenia za niedopracowane godziny z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej dokonuje się na podstawie powołanego przepisu w ten sposób, że miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu, tak otrzymany wynik mnoży przez liczbę godzin niedopracowanych z powodu nieobecności i tak otrzymany wynik z kolei odejmuje od wynagrodzenia należnego za cały miesiąc.

W praktyce wygląda to w ten sposób. Załóżmy, że z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności pracownik we wrześniu 2020 nie dopracował 16 godzin. Pracownik otrzymuje pensję minimalną 2600 zł brutto. Wrzesień 2020 to 22 dni robocze, czyli 176 godzin do przepracowania.

2600 – 2600 / 176 godzin * 16 godzin niedopracowanych = 2363,64 zł

Za ten miesiąc pracownik otrzyma zatem wynagrodzenie niższe niż minimalne, ale to pomniejszenie wynagrodzenia wynikało z niedopracowania obowiązującego w tym miesiącu czasu pracy z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej.

Jeśli nieobecność pracownika jest usprawiedliwiona, to za niedopracowane godziny pracy nie otrzyma on wynagrodzenia za pracę, ale np. wynagrodzenie chorobowe (za dni niezdolności do pracy – zwolnienie lekarskie obejmuje również dni wolne, weekendy itd.) lub wynagrodzenie urlopowe.

Niedopracowanie godzin pracy z powodu oddania dnia wolnego za pracę w dniu wolnym, niedzielę czy święto albo czasu wolnego za nadgodziny

Może się okazać, że pracownik nie dopracuje należnego wymiaru czasu pracy z powodu oddawania mu dnia wolnego np. za pracę w sobotę. Jeśli pracownik pracuje w sobotę, która jest dla niego dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, to za pracę w sobotę pracodawca powinien oddać mu dzień wolny. Cały dzień wolny, bez względu na to, czy pracownik w tę sobotę pracował 1 czy 8 godzin.

No i mamy teraz taką sytuację – we wrześniu 2020 pracownik ma do przepracowania 176 godzin. Załóżmy, że obowiązuje go miesięczny okres rozliczeniowy. Pracował dodatkowo 2 godziny w sobotę 12 września. Pracował tylko 2 godziny, ale pracodawca oddaje mu cały dzień wolny (8 godzin). W sumie zatem w tym miesiącu pracownik przepracował 176 + 2 – 8 = 170 godzin. To niedopracowanie godzin pracy nie może jednak spowodować pomniejszenia wynagrodzenia. Obowiązek oddania całego dnia wolnego wynika wprost z art. 151(3) kodeksu pracy.

Może się też okazać, że obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy jest dłuższy, np. czteromiesięczny. W takim wypadku za te 2 godziny pracy w sobotę pracodawca ma zgodnie z powołanym art. 151(3) kodeksu pracy oddać dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego, czyli jeśli okres rozliczeniowy obejmuje miesiące od września do grudnia, to pracodawca oddaje dzień wolny w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Załóżmy, że pracodawca uzgodnił z pracownikiem, że dzień wolny za pracę we wrześniową sobotę odda pracownikowi w listopadzie. Listopad 2020 to 20 dni roboczych, czyli co do zasady 160 godzin do przepracowania. Pracodawca oddaje dzień wolny za pracę w sobotę we wrześniu. Pracownik przepracuje zatem 152 godziny, ale to niedopracowanie godzin pracy nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika – zakładając, że nie miał innych nieobecności, otrzyma normalne wynagrodzenie za listopad.

Może się też okazać, że niewypracowanie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym wynika z tego, że pracodawca oddaje pracownikowi czas wolny za pracę w nadgodzinach. Zgodnie z art. 151(2) §2 kodeksu pracy pracodawca może oddać pracownikowi czas wolny w zamian za pracę w nadgodzinach, przy czym, jeśli pracownik nie składa wniosku o oddanie czasu wolnego za nadgodziny, a pracodawca udziela tego czasu wolnego we wskazanym przez siebie dniu/dniach, oddaje pracownikowi czas wolny w wymiarze o połowę wyższym niż liczba godzin pracy w nadgodzinach.

W rezultacie może się zdarzyć taka sytuacja – pracownik we wrześniu ma 14 nadgodzin. Wrzesień 2020 to 176 godzin do przepracowania. Pracownik nie składa wniosku o oddanie czasu wolnego za nadgodziny, a pracodawca sam wskazuje dni we wrześniu, w których pracownik te nadgodziny odbierze. No i mamy taką sytuację: 176 godzin do przepracowania + 14 nadgodzin – 21 oddanych czasem wolnym (o połowę więcej) = 169 godzin.

Pracownik przepracował mniej niż powinien, ale to niedopracowanie godzin pracy nie może oczywiście skutkować pomniejszeniem wynagrodzenia. Wynika to zresztą wprost z przepisu art. 151(2) §2 kodeksu pracy – udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Niedopracowanie godzin pracy w okresie rozliczeniowym

Niedopracowanie godzin w okresie rozliczeniowym wynika najczęściej z oddawania czasu wolnego za pracę w nadgodzinach albo oddania dnia wolnego za pracę w sobotę (czy innym dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), niedzielę czy święto ustawowo wolne od pracy. Co do zasady czas pracy rozlicza się właśnie w okresie rozliczeniowym. Okres rozliczeniowy może być miesięczny, dwumiesięczny itd. aż do 12 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach. W pracy w ruchu ciągłym okres rozliczeniowy liczy się w tygodniach.

Rozliczając czas pracy i planując oddawanie pracownikowi dnia czy czasu wolnego należy pilnować, aby niedopracowanie godzin pracy nie doprowadziło do obniżenia wynagrodzenia. Może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik przepracował np. we wrześniu 20 godzin w nadgodzinach, pracodawca zapłacił mu za to, ale bez dodatków. W sumie zatem pracownik za wrzesień otrzymał wynagrodzenie za 196 godzin pracy. Następnie w październiku pracodawca oddał pracownikowi 20 godzin na jego wniosek, złożony jeszcze we wrześniu.

W październiku pracodawca planuje pomniejszyć wynagrodzenie pracownika o tę nadpłatę wrześniową, wychodząc z założenia, że skoro we wrześniu pracownik otrzymał wynagrodzenie za nadgodziny, a w październiku przepracuje mniej, bo dodatkowo za te nadgodziny pracodawca oddaje mu czas wolny, to za październik wynagrodzenie pracownika zostanie pomniejszone z tytułu niedopracowania godzin pracy w tym miesiącu.

Tak nie powinno być. Generalnie zasada jest taka, że nadgodziny dobowe rozlicza się w tym miesiącu, w którym wystąpiły, a nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego. No więc jeśli pracownik miał nadgodziny dobowe np. we wrześniu, to do terminu wypłaty za wrzesień pracodawca musi albo ustalić oddawanie czasu wolnego za te nadgodziny albo wypłacić te nadgodziny wraz z wynagrodzeniem za wrzesień. Jeśli zatem pracodawca ustalił z pracownikiem termin oddania czasu wolnego za te nadgodziny w innym niż wrzesień miesiącu, to we wrześniu musi za nie zapłacić, bo zgodnie z art. 151(2) §3 kodeksu pracy oddanie czasu wolnego za nadgodziny uwalnia pracodawcę od konieczności wypłacenia dodatków za nadgodziny. Dodatków, a nie normalnego wynagrodzenia za nadgodziny.

Może się okazać, że w jednym miesiącu pracownik będzie miał zarówno nadgodziny, jak i nieobecność nieusprawiedliwioną. Nie można wyjść z założenia, że ta nieobecność nieusprawiedliwiona „zjada” nadgodziny. Nadgodziny to praca ponad obowiązujące pracownika normy. Norma dobowa wynosi 8 godzin, a norma średniotygodniowa 40 godzin. Przekroczenie tych norm powoduje pracę w nadgodzinach (z zastrzeżeniem możliwości wydłużenia dniówki pracowniczej w równoważnym systemie czasu pracy, odrabianiem wyjść prywatnych itp.).

Nieobecność nieusprawiedliwiona nie powoduje, że nadgodziny znikają – one wystąpiły, należy zatem je odpowiednio rozliczyć. W konsekwencji niedopracowanie wymiaru czasu pracy w miesiącu czy w okresie rozliczeniowym może mieć miejsce nawet, jeśli w danych miesiącach pracownik pracował więcej niż powinien (pracował w nadgodzinach), pracodawca nie oddawał za te nadgodziny czasu wolnego (wypłacił wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny), ale pracownik miał nieobecność nieusprawiedliwioną i w konsekwencji przepracował mniej godzin niż powinien.

Niewypracowanie godzin pracy z winy pracodawcy a wynagrodzenie

Może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik nie wypracuje należnego wymiaru czasu pracy z winy pracodawcy. Ma to miejsce wówczas, gdy pracodawca źle zaplanuje czas pracy pracownika. Przykładowo pracownik zatrudniony jest w równoważnym systemie czasu pracy, z dniówką wydłużoną do 12 godzin.

Planując mu czas pracy pracodawca musi brać pod uwagę nie tylko wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, ale również konieczność zapewnienia pracownikowi odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz średnio dwóch dni wolnych w tygodniu. Musi również przestrzegać doby pracowniczej.

No i może okazać się, że pracodawca tak zaplanował pracownikowi czas pracy, że pracownik nie wypracował pełnego wymiaru. Przykładowo – we wrześniu pracodawca zaplanował pracownikowi 14 dni pracy po 12 godzin, co daje łącznie 168 godzin. Tymczasem wymiar do przepracowania we wrześniu to 176 godzin. Jeśli okres rozliczeniowy jest miesięczny, to w tym okresie rozliczeniowym pracownik nie przepracował tyle, ile powinien, ale nie ze swojej winy, tylko z powodu wadliwego zaplanowania czasu pracy przez pracodawcę. Nie może to oczywiście skutkować pomniejszeniem wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 94 ust. 2 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy. Od niego zatem zależy właściwe ustalenie rozkładu czasu pracy. Jeśli z tego obowiązku wywiązał się niewłaściwie, nie może odpowiedzialności, w tym finansowej, przerzucać na pracowników.

W praktyce może wystąpić sytuacja, w której pracownik nie dopracuje godzin pracy z powodu np. spadku zamówień, awarii, braku zasilania itp. Plan pracy ustalony jest prawidłowo, pracodawca zaplanował pracownikowi odpowiednią ilość godzin pracy, ale mimo to z przyczyn niedotyczących pracodawca pracownik nie może wykonywać pracy. W takim wypadku pracownik ma prawo do wynagrodzenia za przestój, o którym mowa w art. 81 kodeksu pracy:

pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Oczywiście jeśli przestój wystąpił z winy pracownika i za niedopracowanie godzin pracy wina również leży po stronie pracownika, nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia za te niewypracowane godziny. Natomiast tu istnieje dla pracodawcy jeszcze jedno niebezpieczeństwo.

Może się okazać, że np. na skutek spadku zamówień pracownicy pracowali mniej niż powinni i wypracowali niższą liczbę godzin. Pracodawca wiedział o tym, że liczba zamówień spada i pracy będzie mniej, ale nie ogłosił przestoju ani nie zmienił organizacji pracy. Wyszedł natomiast z założenia, że skoro pracownicy nie dopracowali wymiaru, zapłaci im niższe wynagrodzenie. A ponieważ nie może ono być niższe niż minimalne, to za miesiąc, w którym wystąpiło niedopracowanie godzin pracy pracodawca wszystkim pracownikom wypłacił pensję minimalną, choć ich normalne wynagrodzenie jest wyższe.

Taka sytuacja jest niedopuszczalna. W tym wypadku również niewypracowanie godzin pracy w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym nie może negatywnie odbijać się na wynagrodzeniu pracowników. Pracodawca może wprowadzić przestój, negocjować z pracownikami obniżenie wymiaru etatów itp., ale nie może samodzielnie decydować o tym, że obniży wynagrodzenie pracowników tylko z tego powodu, że z niezależnych od nich przyczyn nie dopracowali wymiaru.

Jeśli taka sytuacja ma miejsce, pracownik przepracuje mniej niż powinien i nie dopracuje wymiaru czasu pracy, to i tak nie może stracić na wynagrodzeniu. Jeśli pracodawca wynagrodzenie obniżył, musi wypłacić wyrównanie.

Na zakończenie jeszcze dodać należy, iż zaplanowanie pracy w wymiarze niższym niż dopuszczalny nie jest absolutnie żadnych wykroczeniem pracodawcy, o ile nie powoduje pomniejszenia wynagrodzenia pracownika. Przepisy prawa pracy ustalają górne granice planowania czasu pracy.

O czasie pracy więcej w naszym szkoleniu: rozliczanie czasu pracy szkolenie online. Jeśli interesuje Cię tematyka kadrowa czy płacowa, zapoznaj się z naszą pełną ofertą szkoleniową: kursy online z zaświadczeniem MEN – kurs kadry online, kurs płac online, Pracownicze Plany Kapitałowe szkolenie online i inne. Zapraszamy.