Prokrastynacja – jak przestać odkładać wszystko na później?

Prokrastynacja, czyli inaczej odroczenie, zwłoka to pojęcie, z którym zetknął się chyba każdy z nas. Oznacza mechanizm odkładania wszystkiego na potem, odwlekania zadań i obowiązków. Może dotyczyć wielu sytuacji, zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Odraczanie nie jest niczym uzasadnione, a osoby, które to robią, wiedzą, że grożą im poważne konsekwencje. Czują się winne, a mimo to nie są w stanie zmienić swojego zachowania. Badania dowodzą, że problem odwlekania dotyczy ponad 25% społeczeństwa. Czy można nauczyć się przestać odkładać wszystko na potem? Jak pokonać prokrastynację? 

Prokrastynacja – czym grozi?

Każdy z nam na pewno nie raz odkładał jakąś czynność na później. Nieważne, czy było to spakowanie się na wakacje, wizyta u dentysty czy wykonanie obowiązków zawodowych. W każdej tej sytuacji odwlekanie na pewno nie przyniosło nic dobrego. Zbyt późne zabranie się do pracy powoduje stres, zdenerwowanie i frustracje. Badania dowodzą, że osoby dotknięte  prokrastynacją cierpią na stany lękowe, a w skrajnych przypadkach może rozwinąć się u nich depresja. U niektórych osób mogą wystąpić również dolegliwości fizyczne, spowodowane długotrwałym stresem, tj. bezsenność, brak apetytu, obniżona odporność, problemy z układem pokarmowym (pisaliśmy m.in. na naszym innym blogu: Stres w pracy biurowej).

Odkładanie wszystkiego na później w życiu zawodowym może skutkować degradacją, karą, a nawet zwolnieniem z pracy.  To wszystko powoduje brak satysfakcji z życia zawodowego i prywatnego, tworzy się błędne koło i kolejne problemy. Odkładanie na później spraw prywatnych np. spotkania z bliską osobą, powoduje, że potem nie są możliwe do zrealizowania. Może się okazać, że ta osoba wyjedzie, nie będzie miała czasu itp. To powoduje gniew i frustracje.

Przez ciągłą prokrastynację można stracić w życiu wiele szans i możliwości rozwoju. Prokrastynacja skutecznie obniża produktywność, zmusza do stania w miejscu, nie pozwala wzmocnić swojej pozycji na rynku zawodowym, biznesowym i prywatnym.

Jakie są przyczyny prokrastynacji?

Każdy od czasu do czasu odwleka jakąś czynność, to nic złego. O prokrastynacji można mówić wtedy, odkładanie wszystkiego na potem staje się normą, występuje bardzo często i niesie przykre konsekwencje. Nie ma jednej grupy osób, której dotyczy to zjawisko. Może dotknąć ludzi w każdym wieku, niezależnie od płci czy wykształcenia.

Specjaliści, którzy badają ten mechanizm, wskazują, że niektóre osoby są predysponowane do odkładania wszystkiego na potem. Prokrastynacja najczęściej dotyczy osób, które:

• Są perfekcjonistami, z reguły są niezadowolone ze swojej pracy i uważają, że mogą wykonać ją lepiej. Mają bardzo wysokiej wymagania wobec samych siebie, a to często blokuje je do działania.
• Chcą poczuć dreszcz emocji związanym z pracą pod presją czasu. Aby wykonać swoje obowiązki, potrzebują dodatkowej stymulacji, bez tego ciężko im zabrać się za cokolwiek.
• Są zmuszone do pracy pod presją czasu. Nakładanie zbyt wielu obowiązków i oczekiwanie, że będą szybko wykonane na już, może powodować odruch obronny i odkładanie pracy. W takim wypadku ważna jest rola przełożonych i odpowiedni podział obowiązków.
• Są marzycielami. Takie osoby mają dużo planów, ale odwlekają je w czasie, uważają, że potrzebują jeszcze czasu na przemyślenie. Zazwyczaj kończy się na planach, bo zadanie nie zostanie wykonane.

Prokrastynacja występuje zazwyczaj u osób, które nie są sumienne i nie potrafią prawidłowo organizować czasu. Często dotyczy również osób niepewnych siebie, nieśmiałych, z niskim poczuciem własnej wartości, które nie są pewne swoich kompetencji, łatwo tracą kontrolę nad swoimi obowiązkami. Tendencje do odkładania wszystkiego na potem mają osoby lękliwe, które boją się tego, jak zostaną ocenione przez innych. Prokrastynacji sprzyja postrzeganie codziennych obowiązków. Osoby o pesymistycznym nastawienie, które z góry zakładają, że zadanie, które muszą wykonać, jest nieprzyjemne i trudne, na pewno znajdą powód, aby odłożyć je w czasie.

Pisaliśmy niedawno również: Wypalenie zawodowe

Na ich miejsce znajdą inne zadania, przyjemniejsze, łatwiejsze i ciekawsze. Niestety, obowiązki nie znikną, a jedynie spowodują stres i nerwówkę. Obecnie, z powodu łatwego dostępu do rozpraszaczy czasu, coraz więcej osób odkłada obowiązki. Przeglądanie mediów społecznościowych, czytanie wiadomości, oglądanie filmików w internecie, nieustanne sprawdzanie skrzynki mailowe – to odciąga od pracy i powoduje, że zaległości mocno się nawarstwiają.

Jak walczyć z prokrastynacją?

Z prokrastynacją należy walczyć, bo w przeciwnym wypadku może obniżyć jakość życia, wpłynąć na relacje zawodowe i prywatne. Nikt nie lubi pracować z osobami, które nie wywiązują się ze swoich obowiązków i odkładają wszystko na później. W zależności od tego, jak mocno rozwinięte jest odkładanie wszystkiego na później, można spróbować samodzielnie zmienić swoje postępowanie lub skorzystać z pomocy psychologa, lub psychoterapeuty. Terapia ma na celu znalezienie przyczyny odkładania wszystkiego na potem oraz znalezienie skutecznych metod walki z tą przypadłością.

Pisaliśmy niedawno również: Zarządzanie czasem w pracy

Pomocny może być trening umiejętności społecznych, nauka metod koncentracji czy wprowadzenie systemu motywacji. Wiele osób myli  prokrastynację z lenistwem, ale to zupełnie co innego. Lenistwo oznacza brak chęci na jakąkolwiek aktywność, ale osoba leniwa nie czuje wyrzutów sumienia. Prokrastynacja to zaczynanie pracy od zadań lekkich i przyjemnych, a odkładanie w nieskończoność tych trudnych i wymagających. Prokrastynator czuje się z tym źle, ciągle odczuwa ciężar nieskończonej pracy. Specjaliści zajmujący się tym zjawiskiem radzą, by osoby, które mają tendencje do okładania wszystkiego na potem, wieczorem rozpisały sobie listę zadań do wykonania na kolejny dzień. Dzięki temu będą mogły uniknąć lęku, że o czymś zapomną.

W trakcie dnia kolejne wykonane czynności można odhaczać, a to pozwoli poczuć się pewniej. Lista zadań będzie coraz krótsza, a wraz z tym pojawi się wizja zasłużonego odpoczynku. Ważne jednak, aby nie narzucać sobie zbyt wielu obowiązków, bo to może przytłaczać i działać demotywująco. Warto dzielić codzienne obowiązki na mniejsze, a w razie potrzeby, nie bać się prosić o pomoc. Aby móc walczyć z prokrastynacją, należy spróbować znaleźć przyczynę tego stanu. Warto zastanowić się nad samym sobą, krok po kroku przeanalizować swoje postępowanie. Odkrycie, co powoduje odwlekanie obowiązków, pomoże skutecznie z tym walczyć. U wielu osób przyczyną  prokrastynacji jest strach przed zadaniem, u innych brak pewności siebie lub unikanie odpowiedzialności. Warto poznać różne techniki, które pozwolą terminowo podchodzić do obowiązków i nie unikać trudnych zadać.

Na początek najtrudniejsze zadania

Osoby, które lubią odkładać wszystko na później, powinny na początku wykonywać najtrudniejsze, najbardziej wymagające zadania. Takie zadania wymagają najwięcej energii i siły woli, ale przynoszą dużą satysfakcję. Wykonanie na początku trudnych obowiązków spowoduje, że pozostałe będą wydawać się łatwe, a zabranie się za nie będzie nastręczać problemów. Pojawi się pewność siebie i wiara we własne siły, a to ważny element do walki z prokrastynacją.

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro polecana jest osobom, które nie radzą sobie z codziennymi obowiązkami i mają tendencję do okładania wszystkiego na potem. Pomodoro polega na łączeniu okresów intensywnej pracy z przerwami i odpoczynkiem. Osoba, która stosuje tę technikę, powinna wyznaczyć sobie określony czas na wykonanie zadania, zazwyczaj jest to 25-30 minut. Po tym przychodzi czas na odpoczynek, który trwa od 3 do 5 minut. Cykle należy regularnie powtarzać, po 4 zalecana jest dłuższa przerwa, trwająca do 15 do 30 minut.

Przerwę w pracy można wykorzystać na odpoczynek, przyjemności lub na proste ćwiczenia fizyczne, które dobrze działają na organizm i układ nerwowy. W trakcie aktywności wydziela się endorfina, czyli hormon szczęścia, który sprawia, że wykonywanie obowiązków staje się łatwiejsze. Technika dla wielu osób jest bardzo pomocna, zmusza do skupienia i wydajnej pracy przez z góry ustalony czas.

Strach jako element walki z wiecznym odwlekaniem

Strach nie jest zjawiskiem korzystnym, ale czasem można wykorzystać go jako pomocną broń do walki z  prokrastynacją. W przypadku, gdy w głowie pojawia się chęć odłożenia zadania na potem, warto uzmysłowić sobie konsekwencje swojego działania. W pracy może to być reprymenda od szefa, niezadowolenie współpracowników, a jeżeli sytuacja będzie się powtarzać, nawet zwolnienie lub przeniesienie na inne stanowisko.

Osoby, które prowadzą swoją działalność, powinny zdać sobie sprawę, że zawalanie terminów spowoduje, że klienci szybko odejdą, znajdą inne, bardziej terminowe osoby. Strach przed konsekwencjami może dać duży impuls do pracy i zmusić do wykonywania obowiązków w terminie.

Ustalenie terminów

Nie zawsze szef narzuca termin wykonywania obowiązków. Zdarza się, że daje pracownikowi wolną rękę, a tylko co jakiś czas sprawdza, jak pracuje. W takim wypadku chęć odkładania zadań na później jest bardzo silna, ale nie można jej ulegać. Warto samodzielnie wyznaczyć sobie ostateczny termin do wykonania zadania. Oczywiście termin należy traktować poważnie, nie może być przekładany, bo w takim wypadku nic nie da. Aby metoda był skuteczna, warto ustalić termin, który będzie realny do wykonania. Trzeba wykazać się odpowiedzialnością za powierzone zadania i zrobić wszystko, aby wykonać je w określonym czasie (Pisaliśmy niedawno również: Motywacja do pracy).

Nagrody za realizację zadania

Niemal każdy lubi być chwalony i nagradzany. Osoby, które odkładają wszystko na potem, powinny nagradzać same siebie za terminowe wykonanie obowiązków. Nagroda sprawi, że pojawi się zachęta do dalszej, efektywnej pracy i kończenia zadań w terminie. Każdy musi sam ustalić, bo sprawi mu przyjemność. Dla jednych może to być lunch w ulubionej knajpce, dla innych wyjście z rodziną do kina, spacer do lasu czy zakupy w popularnym butiku. Wizja nagrody sprawi, że wykonywanie obowiązków nie będzie kojarzyło się z czymś przykrym, a spowoduje, że pojawi się siła do działania.

Porządek w miejscu pracy

Prokrastynacji sprzyja bałagan w miejscu pracy. Stos papierów, walające się segregatory, papierki po śniadaniu czy butelki po wodzie na pewno nie zachęcają do  pracy. Brak zbędnych rzeczy pomoże skupić się na pracy. Ważne jest również, aby pozbyć się tzw. rozpraszaczy uwagi. Telefon leżący na biurku może działać jak magnez, dlatego lepiej schować go do szuflady. Radio czy TV najlepiej wyłączyć, bo również mogą działać demotywująco. Na stanowisku pracy należy zadbać o wygodę  i komfort. Przyda się dobre oświetlenie, najlepiej naturalne światło, a także częste wietrzenie. Świeże powietrze pobudzi do działania i sprawi, że wykonywanie codziennych obowiązków będzie łatwiejsze.

Słowa Zaraz należy zastąpić TERAZ

W żuciu ważne są nawyki, które pomagają w codziennym funkcjonowaniu. W walce z odwlekaniem i odkładaniem wszystkiego na później należy pozbyć się nawyku mówienia Zaraz, a zamienić go na słowo Teraz lub Już to robię. W momencie, gdy trzeba wykonać jakieś zadanie, należy głośno powiedzieć lub pomyśleć – Już to robię. Z czasem będzie to coraz łatwiejsze, a natychmiastowe wykonywanie obowiązków wejdzie w krew.

Perfekcjonizm nie jest wskazany

Wiele osób, które nie wiedzą, jak wykonywać terminowo zadania, jest perfekcjonistami, chce, aby wszystko było zrobione idealnie, bez błędów. Takie osoby czekają na odpowiedni moment, aby wykonać zadanie. Muszą czuć się idealnie, potrzebują energii, natchnienia, motywacji. Niestety, czasami odpowiedni moment długo nie nadchodzi i zadanie robi się mocno zaległe. Praca, która miała być zrobiona z największą starannością, idealne, zostaje niewykonana. Jeżeli odkładanie wszystkiego na potem jest spowodowane perfekcjonizmem, należy zrozumieć, że każdy ma prawo do pomyłek, a każde zadanie można poprawić, gdy pojawią się błędy. Trzeba pamiętać, że lepiej zrobić coś niedoskonale, niż wcale.

Kurs zarządzania czasem

Aby pozbyć się prokrastynacji, należy nauczyć się zarządzać swoim czasem. Można to zrobić samodzielnie lub zapisać się na kurs, prowadzony przez odpowiednie przygotowane osoby. Korzystając z kursu, można nauczyć się prawidłowej organizacji pracy, spokojnego wypełniania obowiązków, unikania zaległości i bezproduktywnego spędzania czasu. Widząc, jak prawidłowo zarządzać czasem, można czas na stanowisku wykorzystać sensownie i optymalnie (pisaliśmy m.in. Zarządzanie czasem w pracy biurowej).

Prawidłowa organizacja czasu pracy to również porządek na biurku. Należy zadbać, aby w papierach panował ład, a na biurku nie leżały niepotrzebne rzeczy oraz rozpraszacze uwagi. Telefon lepiej schować do szuflady, aby niepotrzebnie nie kusił. Warto również poznać znane metody zarządzania czasem. Należy do nich m.in.: prowadzenie kalendarza, metoda GTD czy metoda bloków czasowych. Na kursie ze skutecznego zarządzania czasem można nauczyć się m.in.:

• określania zadań, wyznaczania priorytetów,
• pokonywania większych wyzwań
• sposobów na oszczędzanie czasu i energii,
• umiejętności planowania i organizowania pracy,
• pracy pod presją czasu,
• rozpoznawania i likwidowania czynników zakłócających pracę.

To dobry sposób na pokonanie prokrastynacji, która jest coraz częstszym zjawiskiem.

Jak poradzić sobie z prokrastynacją w pracy? Ważna rola menadżerów

Prokrastynacja w pracy występuje bardzo często. Dużą rolę w jej opanowaniu mają przełożeni i menadżerowie, którzy muszą poznać przyczyny tego stanu i nauczyć się jak odpowiednio motywować zespół do pracy (pisaliśmy niedawno: Jak motywować pracowników). Częstą przyczyną  prokrastynacji, zwłaszcza w  życiu zawodowym jest strach przed porażką. Wiele osób boi się konsekwencje wykonywania zadań, a  jednocześnie czuje wielką niechęć do ich zrobienia.

Pracownicy nie chcą spotkać się z krytyką ze strony szefa czy kolegów, dlatego unikają podejmowania próby działania. Aby rozwiązać taki problem, menadżerowie muszą przyprzeć się metodom zarządzania w firmie, ocenić reakcje menadżerów na sytuacje kryzysowe, np. niedotrzymanie terminu. Menadżer powinien uświadomić swoim podwładnym, że niepowodzenia nie są czymś strasznym, a nie myli się tylko ten, który nic nie robi. Innym powodem, że pracownicy odwlekają zadania na potem jest nadmiar obowiązków. Zdarza się, że pracownik ma tyle zadań, że czuje się przytłoczony, nie wie, od czego ma zacząć, praca zaczyna go przerastać, bo czuje, że się nie wyrobi (pisaliśmy m.in. Jak zorganizować pracę w biurze).

I w tej sytuacji ważną role odgrywają menadżerowie, którzy muszą odpowiedni zarządzać personelem, pilnować, aby nie wystąpiły braki kadrowe. W przypadku, gdy na jednym stanowisku brakuje ludzi, ich zadaniem jest oddelegowanie pracowników z innego działu. Czasami konieczne może się okazać zatrudnienie dodatkowej osoby, bo jedna osoba nie jest w stanie wykonać wszystkich nałożonych na nią obowiązków. Aby ułatwić pracę, przełożony powinien rozbijać zadania na mniejsze, które pozwolą stopniowo zrealizować zakładany cel. W pracy potrzebne jest wyznaczanie priorytetów. Zależnie od stanowiska mogą robić to sami pracownicy lub ich przełożeni.

Zazwyczaj pracownik wybiera na początek te łatwe i przyjemne zadania, a to nie jest dobra metoda. Wystarczy wyznaczyć priorytety i praca stanie się prostsza i bardziej efektywna. Przełożony może stworzyć listę zadań i określić, które są priorytetowe, a na realizację których można poczekać.  U pracowników może pojawić się znużenie, niski poziom energii, który zachęca do prokrastynacji. I tutaj pracodawca może się wykazać. Aby pracownik lepiej się poczuć, można zaoferować mu różne udogodnienia, np. dostęp do świeżych soków i owoców, darmowy obiad, miejsce do relaksu.

Motywacje do pracy zwiększą również oferowane benefity, np. możliwość pracy zdalnej, skrócony czas pracy, karta na siłownie czy pakiety mediumiczne. Zapał do pracy może również zwiększyć zadaniowy system pracy. Liczy się w nim realizacja określonych zadań, a nie czas spędzony w pracy. Menadżerowie, którzy nie wiedzą, jak prawidłowo zarządzać czasem oraz pokonać u podwładnych  mogą również skorzystać z kursu, który uczy organizacji i zarządzania czasem pracy oraz pomaga w lepszym funkcjonowaniu firmy.  Menadżerowie mogą się nauczyć m.in.:

• określania celów, jakie ma do wykonania podwładny,
• określanie ważnych terminów,
• określenie zadań dopasowanych do danej osoby,
• zapewnienie prawidłowych warunków pracy itp.

Czy da się przestać odkładać wszystko na potem? Czy można przestać być prokrastynatorem? To trudne i czasochłonne zadanie, ale możliwe do wykonania. Warto przetestować znane metody, a w przypadku, gdy nie będą pomagały, skorzystać z pomocy specjalistów. Nie warto całe życie wszystkiego odwlekać, bo to powoduje, że umyka nam wiele przyjemnych momentów i szans rozwoju. Warto postarać się zmienić swoje życie.