Zarządzanie czasem w pracy i organizacja pracy własnej pracowników

Zarządzanie czasem w pracy, dobra organizacja pracy to klucz do osiągnięcia sukcesu, spokoju, skutecznego wypełniania obowiązków, życia bez stresu. Niestety, wiele osób nie wiem, jak organizować swoją pracę, traci czas na zbędne czynności, a w związku z tym ma coraz większe zaległości. Warto nad tym popracować, nauczyć się zarządzania czasem, dzięki temu praca stanie się dużo przyjemniejsza, nie będzie źródłem stresu. Jak to zrobić? Jak nauczyć się organizacji pracy tak, aby na nic nie brakowało czasu?

Dlaczego organizacja czasu w pracy jest ważna?

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że dzięki dobrej organizacji pracy można ze spokojem wypełniać obowiązki, unikać zaległości, nie tracić czasu na zbędne rzeczy. Na początek należy zrozumieć, czym jest zarządzaniem czasem w pracy. Według definicji to planowanie i systematycznie wykonywanie określonych zadań, które mają pomóc osiągnąć zamierzony cel. Mówiąc inaczej, dzięki planowaniu, czas w pracy można wykorzystywać optymalnie i sensownie.

Pisaliśmy niedawno: Jak motywować pracowników? Zobacz też na naszym drugim blogu: Motywacja do pracy

Pracownicy często żyją w permanentnym stresie, boją się, że nie zdążą w terminie wykonać zleconych zadań czy oddać na czas ważnego raportu. To powoduje niepotrzebny niepokój, lęk, sprawia, że wykonywanie obowiązków staje się coraz trudniejsze. Należy nauczyć się dobrze planować pracę, dzięki temu obowiązki nie będą problemem, a 8 godzin pracy wystarczy, aby wykonać wszystkie zadania.

Badania dowodzą, że osoby uporządkowane, umiejące zarządzać czasem w pracy są bardziej wydajne, efektywne, bardziej usatysfakcjonowane z życia. Mniej stresu w pracy oznacza większe zadowolenie, więcej czasu na życie prywatne. W domu nie trzeba myśleć o tym, co zostało na biurku, można poświęcić się swojemu hobby, rodzinie, ulubionym aktywnościom. Wystarczy tylko nauczyć się dobrej organizacji pracy, a życie stanie się dużo prostsze i przyjemniejsze.

Planowanie pracy potrzebne jest w każdym zawodzie, zarówno w pracy biurowej, jak i fizycznej. Każdy musi znaleźć swój sposób na zarządzanie czasem. Jest kilka metodach, które warto przetestować, ponieważ mogą znacząco poprawić komfort życia. Dzięki dobrej organizacji pracy można wykonywać te same zadania szybciej lub z mniejszym nakładem sił. Co istotne, planowanie pomaga uniknąć chaosu, a tym samym ogranicza ilość popełnianych błędów.

Dzięki temu można osiągać lepsze wyniki w pracy, uzyskać uznanie w oczach szefa, zwiększyć szanse na awans. Osoby, które dobrze planują swój czas, są bardziej zadowolone z własnej pracy, mają większą motywację.

Organizacja pracy w firmie

Organizacja pracy w firmie odbywa się zazwyczaj zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kodeks Pracy określa, ile godzin pracownik może pracować, jakie należą mu się przerwy, ile czasu musi zostać mu na wypoczynek. Norma czasu pracy nie może przekraczać  8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (dla niektórych grup zawodowych, np. pracowników niepełnosprawnych normy czasu pracy mogą być odpowiednio niższe – pisaliśmy o tym tutaj: Czas pracy pracowników niepełnosprawnych).

W systemie równoważnym możliwy jest przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który zostaje zrównoważony krótszym wymiarem w inne dni pracy lub ustaleniem dni wolnych. Istnieje jeszcze zadaniowy czas pracy, który jest uzależniony od zleconych zadań. Aby monitorować czas pracy, pracodawca musi prowadzać ewidencje czasu pracy. Kodeks Pracy określa również prawo do wypoczynku, które przysługuje każdemu pracownikowi.

Każda zatrudniona osoba musi mieć tak ułożony grafik, aby miała co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz w każdym tygodniu do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Godziny przyjścia do pracy ustalają pracodawcy, dopasowując je do struktury firmy. Obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie ustalonych godzin oraz efektywne wykorzystywanie czasu. Aby nie narobić sobie zaległości, nie musieć zostawać na nadgodziny, warto nauczyć się dobrze wykorzystać czas i zaplanować zadania, które należy wykonać.

Elementy dobrej organizacji pracy

Aby dobrze zarządzać czasem w pracy, należy pamiętać o kilku ważnych elementach. Specjaliści dowodzą, że dobra organizacja pracy powinna opierać się na wyznaczeniu celu, planowaniu, podejmowaniu decyzji, realizacja działań oraz ich monitorowaniu.

• Wyznaczeniu celu – na początku zarządzania czasem w pracy należy wyznaczyć cel, jaki chce się osiągnąć. Dzięki temu będzie można określić zadania, które pozwolą szybko do niego dojść. Należy pamiętać, aby cele były dobrze sformułowane. Powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne, określone w czasie.
• Zaplanowanie konkretnych działań – aby osiągnąć cel, należy zaplanować określone działania, wyznaczyć na nie czas. Działania powinny być ułożone zgodnie z ich ważnością, to pozwala szybciej osiągnąć zamierzone cele. Planowanie to trudne zadanie, ponieważ nie wszyscy są w stanie ustalić, które zadanie jest „na już”, a które może poczekać. Po wykonaniu najpilniejszych zadań, na spokojne, bez stresu będzie można zająć się tymi mniej pilnymi. Planowanie mogą ułatwić dostępne na rynku narzędzia, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Przydadzą się na pewno różnego typu notatniki i kalendarze, a mając do dyspozycji internet, można skorzystać z kalendarza Google, Evernote czy innych programów, ułatwiających planowanie pracy. Prowadzenie kalendarza przypomina o zbliżających się terminach czy spotkaniach, pozwala dobrze zaplanować dzień.
• Realizacja działań – po wyznaczaniu celu i planowaniu przychodzi czas na realizacje ustalonych zadań. To ważne, należy nauczyć się pracować tak, jak zostało wcześniej zaplanowane. Jeżeli to możliwe, to nie należy odbiegać od wyznaczonej kolejności.
• Kontrola działań i celów – po pracy warto sprawdzić, czy wszystko zostało zrobione, tak jak planowano. Początkowo coś może się nie udać, ale nie warto się zrażać. Warto pozwolić sobie na błędy. Dzięki regularnej pracy, z każdym dniem coraz więcej celów zostanie wykonanych.

Dlaczego czas w pracy tak szybko ucieka?

Mówiąc o zarządzaniu czasem w pracy, nie można zapomnieć o czynnikach, które pożerają czas, sprawiają, że osiem godzin mija nie wiadomo kiedy, a pracy nie ubywa. Wiele osób w trakcie pracy sprawdza media społecznościowe, robi zakupy przez internet, czyta wiadomości, rozmawia przez popularne komunikatory. Również przedłużające się pogawędki ze współpracownikami, częste wychodzenie na kawę czy papierosa sprawiają, że czas niemiłośnie ucieka. 

Do pożeraczy czasu można zaliczyć również bałagan na biurku, który utrudnia znalezienie potrzebnych rzeczy,  hałas. Pracę skutecznie dezorganizuje odkładanie wszystkiego na później, brak asertywności i zgadzanie się na wykonywanie pracy za kolegów. Inne czynniki, które sprawiają, że na biurku piętrzy się coraz więcej dokumentów to:

• Robienie czegoś bez żadnego planu i celu, tylko po to, aby coś robić.
• Brak wiedzy i doświadczenia – osoby, które nie wiedzą, jak coś zrobić, muszą czytać instrukcje, wertować ustawy, prosić o pomoc innych pracowników, a to pochłania mnóstwo cennego czasu. Brak doświadczenie również obniża sprawność w pracy. Warto się uczyć, a praca będzie szła dużo szybciej.
• Brak motywacji – to bardzo ważny czynnik, który przeszkadza w sprawnym zrządzaniu swoim czasem w pracy. Jeżeli trzeba zrobić coś nudnego, przeczytać długi raport czy wykonać monotonne  zadanie, to każda inna czynność, nawet patrzenie w okno, wydaje się dużo ciekawsza.
• Brak dyscypliny – niektóre osoby nie mają samodyscypliny, nie są w stanie pracować tak, aby efektywnie wykorzystać czas. To powoduje, że czas ucieka, a pracy wcale nie ubywa.
• Brak systematyczności – w pracy ważna jest systematyczność. Ważne, aby nie odkładać wszystkiego na później, bo szybko się okaże, że zaległych zadań jest bardzo dużo i ciężko się z nich wygrzebać.
• Bycie niedokładnym – to zmora wielu osób, które śpieszą się, chcą zrobić coś szybko, ale okazuje się, że muszą wszystko poprawiać. Pośpiech najczęściej jest złym doradcą, niedokładne wykonywanie obowiązków często sprawia, że trzeba powtarzać je kilkakrotnie.

 Znane metody zarządzania czasem

Jest wiele metod, które pomagają w efektywnym zarządzaniem czasem. Techniki można stosować samodzielnie, łączyć je, aby osiągnąć optymalny efekt i dobrze zarządzać czasem w zakładzie pracy.

• Prowadzenie kalendarza – stara, ale bardzo skuteczna metoda, która pomaga w skutecznym zarządzaniu czasem. Warto przed rozpoczęciem dnia w pracy zapisywać zadania, które trzeba w danym dniu wykonać. Kolejny krok to ustalenie priorytetów oraz wyznaczenie hierarchii. W zależności od preferencji można dopisać godziny, ale nie jest to obowiązkowe. W kalendarzu powinny znaleźć się również przerwy, które są konieczne, aby wydajnie pracować. Można wybrać kalendarz papierowy lub wirtualny.
• Metoda GTD – polega na wychwyceniu wszystkich zadań i ułożeniu ich logicznie w systemie. Ta metoda opiera się na 5 ważnych elementach, tj. gromadzenie, analizowanie, porządkowanie, przeglądanie oraz realizacja.
• Metoda ALPEN, czyli Zadania, Szacowanie długości, Przerwy i Pauzy, Priorytety, Kontrola. Przydaje się do zarządzania czasem w pracy w krótkich okresach czasu.
• Metoda Bloków Czasowych – metoda zakłada, że organizacja czasu i praca odbywa się w blokach, w których należy wykonywać określone zadania. Należy wyznaczyć różne bloki, przeznaczone np. na spotkania, pisanie maili czy spotkania z kontrahentami.
• Macierz Eisenhowera – ta metoda pozwala ustalić, które zadania są najbardziej priorytetowe, pilne i ważne.

Zarządzanie czasem w pracy – jak efektywnie pracować?

Oprócz metod naukowych jest wiele sposobów, które również skutecznie pozwalają dobrze zorganizować czas w pracy. Warto wdrożyć je w życie, a wypełnianie obowiązków zawodowych nie będzie stanowić problemu.

• Skowronek czy sowa – są osoby, które wstają rano, poranne godziny są najbardziej efektywne, praca idzie szybko. Inna grupa to osoby, które zaczynają być aktywne około południa. Sowy najefektywniej pracują w godzinach popołudniowych i wieczornych, rano ciężko im się skupić. Warto sprawdzić, o jakie porze jesteśmy najbardziej produktywni i dopasować do niej wykonywanie obowiązków. Oczywiście nie zawsze uda się pracować na wybrane godziny, ale warto ustalić tak zadania, aby te najważniejsze wykonywać w optymalnych dla siebie godzinach. Niektórzy szczyty efektywności osiągają z samego rana, inni potrzebują kilku godzin, aby odzyskać energię i zacząć wykonywać ważne obowiązki po przerwie śniadaniowej (pisaliśmy m.in. Zarządzanie czasem w pracy biurowej).
• Nadmiar obowiązków nie sprzyja efektywnej pracy – wiele osób myśli, że biorąc na siebie ogrom obowiązków, zyska w oczach szefa. Niestety, należy mierzyć siły na zamiary i nie brać na siebie zadań, których nie będzie się w stanie wykonać. Brak możliwości wykonania zadań spowoduje złość i niepotrzebny stres. Czasami lepiej mieć mniej obowiązków, ale wykonać je dobrze i dokładnie (pisaliśmy m.in. Stres w pracy biurowej).
• Odpoczynek to podstawa – każdy potrzebuje odpoczynku, bez tego nie można mówić o dobrym zarządzaniu czasem w pracy. Zaniedbanie przerw, praca bez wytchnienia szybko odbije się na zdrowiu i samopoczuciu. W pracy należy robić sobie przerwy, pamiętać o zjedzeniu posiłku i regularnym nawadnianiu organizmu. Jeżeli jest taka możliwość, warto wyjść na świeże powietrze lub popatrzenie na zieleń za oknem. W weekendy należy  odpoczywać na świeżym powietrzu i ładować akumulatory na kolejne ciężkie dni.
• Elementy rozpraszające uwagę – aby praca była wydajna, a czas dobrze zarządzany, należy pozbyć się elementów, które przeszkadzają w pracy. Należy wyłączyć wszystkie powiadomienia, odłożyć do szuflady prywatny telefon, wyłączyć radio i telewizor. Dzięki temu łatwiej będzie się skupić, nic nie będzie odrywało uwagi od pracy.
• Delegowanie zadań – część osób myśli, że jest niezastąpiona i nikt inny nie będzie w stanie dobrze wykonać określonego zadania. Warto się tego pozbyć i nauczyć delegować zadania. Inne osoby równie dobrze wywiążą się z obowiązków. Nie warto wszystkiego brać na siebie, bo to powoduje niepotrzebny stres i nawarstwienie się zaległości. Poproszenie o pomoc nie jest niczym złym, świadczy o odpowiedzialności (pisaliśmy m.in. Jak zorganizować pracę w biurze).

Umiejętne zarządzanie czasem w pracy – cecha, którą warto podkreślić w CV

Zarządzanie czasem w pracy i dobra organizacja pracy to cecha bardzo pożądana przez wszystkich pracodawców, dlatego warto wspomnieć o niej w CV. To kompetycja miękka, potrzebna na każdym stanowisku, w każdym zawodzie. Jest niezbędna dla osób, które zarządzają innymi, ale przyda się także dla tych, którzy pracują na innych, mniej wymagających stanowiskach. W zarządzanie czasem wchodzi m.in.:

• Umiejętność ustalania priorytetów,
• Delegowanie zadań,
• Umiejętność samodzielnego podejmowania decyzji,
• Ustalanie celów i dążenie do ich realizacji,
• Wielozadaniowość,
• Umiejętność rozwiązywania problemów i konfliktów,
• Umiejętność myślenia strategicznego,
• Dobra organizacja i porządek na stanowisku pracy,
• Dotrzymywanie terminów,
• Wiedza na temat swoich mocnych i słaby stron,
• Umiejętność radzenia sobie ze stresem,
• Umiejętność pracy w grupie itp.

Wszystkie elementy, które związane są z zarządzaniem czasem w pracy, warto dokładnie omówić na rozmowie rekrutacyjnej, podać przykłady wykorzystania w praktyce. Dzięki temu szanse na zdobycie wymarzonego stanowiska na pewno wzrosną.

Brak umiejętności zarządzania czasem w pracy – skutki

Mimo, że zarządzanie czasem w pracy nie jest łatwe, warto się tego nauczyć. Bez tego grożą poważne konsekwencje. Są osoby, które rodzą się z tą umiejętnością, inni muszą przeznaczyć czas i samodzielnie, lub na kursach poznać techniki ułatwiające organizację pracy własnej. Osoby, które marnują czas swój i pracodawcy, muszą się liczyć z  przykrymi skutkami, tj.:

• Narastający stres, odbijający się na zdrowiu i samopoczuciu. Duże zaległości w pracy, nieustanne myślenie o zaległych obowiązkach powoduje problemy nie tylko w życiu zawodowym, ale i prywatnym. Mogą pojawić się różne choroby, problemy z koncentracją, stany depresyjne.
• Mniejsza kreatywność, spowodowana skupianiem się na wielu niepotrzebnych sprawach.
• Coraz mniejsza efektywność i wydajność, która powoduje problemy ze współpracownikami i przełożonymi.
• Brak satysfakcji z wykonywanej pracy, spadek motywacji.
• Pojawiające się błędy, które mogą powodować kłopoty finansowe i wpływać na zmniejszenie dochodów firmy.

W najgorszym wypadku nieumiejętne zarządzanie czasem pracy może skończyć się wręczeniem wypowiedzenia i zwolnieniem z pracy.

Skuteczne zarządzanie czasem w pracy – może kurs?

Osoby, które chcą poprawić swoje kompetencje i nauczyć się organizacji oraz zarządzania czasem w pracy mogą wziąć udział w kursie, który pozwoli stać się lepszym pracownikiem. Do wyboru są szkolenia zdalne lub online, które można odbyć w wybranym czasie.  Kursy przeznaczone są dla osób, które żyją w chaosie, są zabiegane, nie widzą, jak ustalać priorytety, nie są w stanie efektywnie odpoczywać. To również dobre rozwiązania dla wszystkich, którzy nie czują satysfakcje z pracy, chcą się rozwijać, robić nowe rzeczy (pisaliśmy m.in. E-learning w pracy oraz na innym naszym blogu: Kursy zawodowe online i jeszcze coś tutaj: Kursy online dla pracowników HR).

Ukończenie szkolenia pozwala nauczyć pracować się mądrzej, efektywniej, zyskać uznanie w oczach współpracowników czy przełożonych, a także uzyskać poczucie harmonii i spokoju. Pozwala zwiększyć satysfakcje z pracy, uczy osobistej odpowiedzialności za terminowe wykonanie zadania, zachęca do rozwijania umiejętności zawodowych. Uczestnicy uczą się m.in.:

• reagowania zadań, określania priorytetów,
• pokonywania większych wyzwań
• sposobów oszczędności czasu i energii,
• nabywają praktyczne umiejętności planowania i organizowania pracy,
• kontrolowania nakładu pracy na poszczególne obowiązki w miejscu pracy,
• podniesienia kontroli monitorowania postępów w zaplanowanych działaniach,
• skutecznego korzystania z narzędzi pozwalających na stworzenie efektywnego systemu zarządzania własnym czasem,
• pracy pod presją czasu,
• identyfikacji i likwidowania czynników zakłócających pracę.

Tematyka szkolenia obejmuje m.in. rolę  zarządzania czasem własnym, bariery efektywnego wykorzystania czasu, wyznaczanie celów do lepszej organizacji dnia, planowanie zadań. Omawiane są powszechne pożeracza czasu oraz znane techniki i metody zarządzania czasem, trenerzy pokazują, jak skutecznie wdrożyć je w życie. Szkolenie z zarządzania czasem pracy przyda się menadżerom i osobom, które zajmują się organizowaną czasu swojego i podwładnym.

Zarządzanie czasem pracy pracowników

Zarządzanie czasem w pracy nie dotyczy tylko nas samych, ale również menadżerów, którzy muszą organizować pracę pracowników. To bardzo ważne, ponieważ organizacja pracy ma kluczowe znacznie w funkcjonowaniu firmy. Pracodawca musi zaplanować czas pracy podwładnych zgodnie z przepisami oraz w taki sposób, aby współgrał ze strukturą firmy. Pracownicy powinni mieć tak zaplanowany czas, aby mogli osiągać najlepsze efekty w najszybszym czasie. Główne zadania, jakie ciążą na pracodawcy to:

• Określenie zadań i celów, które ma zrealizować zatrudniony – to bardzo ważne, aby pracownik wiedział, co ma robić, jakie są jego zadania, jaką funkcje pełni w strukturze firmy. Każda z zatrudnionych osób musi wiedzieć, za co odpowiada, musi też wiedzieć, do kogo ma się zwrócić w razie pojawiających się problemów.
• Określenie ważnych terminów – kolejnym zadaniem przełożonego jest dokładne określenie terminów, w których pracownik powinien realizować powierzone mu zadania. Jest to pomocne w organizacji czasu pracy. Należy ustalać realne terminy, pilnować, aby nie przerosły one możliwości zatrudnionego pracownika (pisaliśmy m.in. Planowanie czasu pracy)
• Zakres zadań powinien być dopasowany do możliwości danej osoby. Należy pamiętać, aby nowy pracownik miał możliwość podpatrywania i uczenia się od starszych kolegów.
• Pracodawca musi zapewnić podwładnym odpowiednie warunki pracy, odpowiadające przepisom BHP. Bardzo ważne jest umożliwienie pracownikom zrobienie sobie przerw. Nowoczesne firmy oferują zatrudnionym osobom możliwość skorzystania z bufetu, wyjścia do pomieszczenia pełnego zieleni czy wypicie dodatkowej kawy. Chwila relaksu jest bardzo potrzebna, podnosi efektywność, a dobrze zaplanowana, nie dezorganizuje pracy.
• Pracodawca jest zobowiązany do ułożenia grafiku (pisaliśmy na innym naszym blogu: Harmonogram – grafik czasu pracy), który będzie zgodny z obowiązującymi przepisami. Dobrą praktyką jest zwrócenie uwagi na prośby pracowników, którzy w określone dni mogą chcieć coś załatwić, potrzebują wcześniej wyjść czy wziąć wolne. Takie podejście bardzo ułatwia dobre zarządzanie czasem pracy, zmniejsza ilość nieplanowych urlopów czy zwolnień.
• Ważne jest, aby na okres nieobecności, wyznaczyć osoby zastępujące menadżera czy kierownika. Jest to bardzo istotne dla zachowania dobrych relacji w załodze.

Co daje dobre zarządzanie czasem pracy w przedsiębiorstwie?

Menadżerowie, którzy wiedzą, jak skutecznie zarządzać czasem pracy swoich pracowników, mogą liczyć na szybkie efekty tego działania. Dobra organizacja czasu pracy ma wiele zalet, główne z nich to:

• Pracownicy czują się bezpiecznie, wiedzą, co mają robić, jakie są ich obowiązki, kto, za co odpowiada. Dzięki temu nie powstają konflikty między pracownikami, każdy może skupić się na swoich zadaniach. W takiej atmosferze dużo lepiej się pracuje, nie ma obniżającego efektywność chaosu.
• Dobrze zarządzani pracownicy mogą wykazać się kreatywnością, która wpływa na rozwój firmy.
• W pracy panuje duża elastyczność, dobre zarządzanie czasem w pracy pozwala na skuteczne przekazywanie informacji między pracownika, łatwo jest znaleźć potrzebne dokumenty czy materiały.
• Dobra organizacja pracy pozwala na wymienność zadań, która przydaje się zwłaszcza w momentach braków kadrowych, w okresie urlopowym czy zwiększonej zachorowalności.
• Dobrze zorganizowany zespół pozwala zachować dobrą wydajność, podnosi zysk firmy.

Dobre zorganizowanie pracy zespołu jest trudne, ale przynosi szereg korzyści. Pozwala realizować cele przedsiębiorstwa i szybko osiągnąć sukces.
 Każdy, niezależne od tego, gdzie pracuje i jakie stanowisko zajmuje, powinien wiedzieć, jak dobrze planować pracę, jak efektywnie i skutecznie zarządzać czasem.  Można nauczyć się tego samodzielnie lub skorzystać z pomocy ekspertów. Wiedza ta przyda się nie tylko w życiu zawodowym, pomoże również w sprawach prywatnych, zapewni czas na wypoczynek i hobby. Warto poznać różne techniki, sprawdzić je, bo u każdego inny sposób może być lepszy.