Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika – ZUS i podatki

Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika może sprawiać pewne techniczne problemy. Przede wszystkim, jeśli pracownik otrzymywał wynagrodzenie przelewem bankowym, to wypłata wynagrodzenia po jego śmierci może nie być możliwa w tej formie – bank mógł zablokować konto pracownika zarówno przed przelewami wychodzącymi, jak i przychodzącymi.

W takim wypadku wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika może zostać dokonana w gotówce. Tu z kolei problemem może być ustalenie osoby, na ręce której można dokonać takiej wypłaty wynagrodzenia po śmierci pracownika, w szczególności, jeśli nie zostało jeszcze przeprowadzone i zakończone postępowanie spadkowe i nieznany jest potencjalny krąg osób uprawnionych do spadku.

A zatem komu wypłacić wynagrodzenie po śmierci pracownika? Czy jeśli do pracodawcy zgłaszają się np. małżonek czy żona czy dzieci zmarłego pracownika, to czy wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika na ich ręce będzie poprawna? Czy wówczas należy od takiego wynagrodzenia, wypłacanego po śmierci pracownika naliczyć ZUS i podatek? A jeśli po wynagrodzenie po zmarłym pracowniku zgłasza się dziecko, mające mniej niż 26 lat, to czy taka wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika kwalifikuje się na „Zerowy PIT dla młodych” i jest zwolniona z podatku?

Ponieważ w praktyce kadrowej powyższe kwestie budzą szereg wątpliwości, zajmijmy się tym tematem w niniejszym artykule: jak i komu wypłacić wynagrodzenie po śmierci pracownika. Najpierw ogólnie o osobach uprawnionych (należy mieć pewność, że wypłata wynagrodzenie pracownika po jego śmierci wypłacane jest do rąk osób uprawnionych), a potem o samej wypłacie.

Od razu na szybko jedna informacja – od wynagrodzenia zmarłego pracownika, które wypłaca się do rąk osób uprawnionych nie pobiera się składek ZUS na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne. Dla tych osób wynagrodzenie to nie jest przychodem ze stosunku pracy (ono było przychodem ze stosunku pracy zmarłego pracownika), ale jest przychodem z praw majątkowych po zmarłym pracowniku. Nalicza się od niego jedynie podatek – więcej o tym za chwilę.

Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika

Stosownie do przepisu art. 63(1) §1 kodeksu pracy z dniem śmierci pracownika umowa o pracę wygasa. Jednocześnie stosownie do §2 powołanego przepisu prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

Jednocześnie stosownie do przepisów art. 67 i następnych ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych do renty rodzinnej uprawnieni są następujący członkowie rodziny

1) dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione – do ukończenia 16 lat albo do ukończenia nauki w szkole, jeśli mają więcej niż 16 lat, ale nie dłużej niż do 25 roku życia albo bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy

2) przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka – jeśli zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, oraz nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach

3) małżonek (wdowa i wdowiec) – jeśli w chwili śmierci męża osiągnęła wiek 50 lat lub była niezdolna do pracy albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole – 18 lat życia, lub jeżeli sprawuje pieczę nad dzieckiem całkowicie niezdolnym do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolnym do pracy, uprawnionym do renty rodzinnej.

4) rodzice.

Powyższe nie oznacza, że dana osoba musi pobierać rentę rodzinną, aby być uprawnioną do wynagrodzenia po zmarłym pracowniku. Wystarczy, że taka osoba jest do takiej renty uprawniona – spełnia kryteria do jej otrzymania.

Co ważne, rodzice zmarłego pracownika mają prawo do świadczeń:

• gdy zmarły pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do utrzymania rodziców,
• jeśli w chwili śmierci pracownika rodzice/rodzic mieli co najmniej 50 lat lub byli niezdolni do pracy, a także gdy osiągnęli wiek 50 lat lub stali się niezdolni do pracy po śmierci pracownika, nie później niż w ciągu 5 lat od jego śmierci.

Dobrze, wiesz już, komu się wypłaca wynagrodzenie po śmierci pracownika. Teraz coś o samym wynagrodzeniu.

Może się okazać, że wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika będzie obejmowań nie tylko pensję zasadniczą, ale również nagrodę jubileuszową, składniki dodatkowe (premie, prowizje, dodatki), wynagrodzenia chorobowe, odprawy, a także ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jeśli na dzień śmierci pracownikowi przysługiwała jeszcze określona pula dni urlopu wypoczynkowego, z którego nie zdążył już skorzystać.

Należy pamiętać – wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika osobom uprawnionym obejmuje dokładnie te same składniki, do których miałby prawo pracownik, gdyby żył i pracował nadal.

Dopóki pracownik żył, wypłacane mu wynagrodzenie było dla niego przychodem ze stosunku pracy. Wynagrodzenie wypłacane po śmierci pracownika osobom uprawnionym nie jest dla nich przychodem ze stosunku pracy. A ponieważ dla członka rodziny wynagrodzenie po śmierci pracownika jest prawem majątkowym, realizacja tego prawa, czyli wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika osobie uprawnionej jest dla niej przychodem z tytułu praw majątkowych.

Co prawda definicja przychodu z praw majątkowych wskazana została w przepisie art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie wskazuje ona przychodu w postaci wynagrodzenia po zmarłym pracowniku, ale zawiera ona zwrot „w szczególności”, czyli nie zawiera zamkniętego katalogu tych praw majątkowych.

A ponieważ tego wynagrodzenia, wypłacanego osobom uprawnionym po śmierci pracownika nie uznaje się za przychód z tytułu stosunku pracy, nie podlega ono również oskładkowaniu – od wynagrodzenia wypłacanego po śmierci pracownika nie odlicza się składek ZUS.

Następna rzecz – jak wyliczyć wynagrodzenie po śmierci pracownika? Liczymy je bez potrącania składek ZUS, a sam podatek liczymy bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu i ulgi podatkowej. Kosztu uzyskania przychodu 250 albo 300 zł czy też ulgę podatkową 43,76 uwzględnia się naliczając wynagrodzenie netto od wynagrodzenia brutto będącego przychodem ze stosunku pracy.

A jak już wspomnieliśmy – wynagrodzenie po śmierci pracownika nie jest dla osób uprawnionych przychodem ze stosunku pracy, a więc nie mają tu zastosowania koszty uzyskania przychodu i ulga. Stanowisko organów skarbowych w tej sprawie jest jednoznaczne od lat – naliczając zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia zmarłego pracownika nie wolno zastosować pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

W praktyce będzie to wyglądać w ten sposób. Załóżmy, że pracownik otrzymywał pensję 4000 zł brutto. Wypłata wynagrodzenia w zakładzie pracy ma miejsce 10 dnia następnego miesiąca. Pracownik zmarł 6 września. Na dzień śmierci nie miał niewykorzystanego urlopu, w związku z tym wynagrodzenie wypłacane po śmierci pracownika liczone będzie jedynie od jego wynagrodzenia zasadniczego. Należy oczywiście naliczyć wynagrodzenie za sierpień (które miało być wypłacone w normalnym terminie wypłaty 10 września) oraz wynagrodzenie za przepracowaną część września.

Załóżmy, że we wrześniu są 22 dni robocze, czyli 176 godzin do przepracowania, a w okresie od 1 września do dnia śmierci 6 września pracownik przepracował 4 dni robocze, czyli 32 godziny. W sumie zatem musimy naliczyć wynagrodzenie za 4000 zł (sierpień) + 4000 / 176 godzin * 32 godziny = 727,27 zł. Łącznie liczymy wynagrodzenie po śmierci pracownika od kwoty 4727,27 zł.

1. Wynagrodzenie brutto: 4727,27 zł
2. Podstawa podatku: 4727 zł
3. Podatek: 17% z 4727 zł = po zaokrągleniu 804 zł
4. Netto do wypłaty: 4727,27 – 804 zł = 3943,27 zł

Tyle „na rękę” otrzymają osoby uprawnione do wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku. Oczywiście do powyższego należy doliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (niebawem szczegółowo napiszemy, jak się go liczy). Niezależnie od powyższego, osoby uprawnione mają prawo do odprawy pośmiertnej – o odprawie pośmiertnej szerzej pisaliśmy tutaj: wysokość odprawy pośmiertnej.

Nie ma znaczenia, komu wypłaca się wynagrodzenie po śmierci pracownika – jeśli nawet jest ono wypłacane dzieciom pracownika (osobom mającym mniej niż 26 lat) to i tak należy od niego odprowadzić podatek. Wynagrodzenie po śmierci pracownika nie jest dla tych osób przychodem ze stosunku pracy, a więc nie korzysta ze zwolnienia „Zerowy PIT dla młodych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodać należy, że jeśli w kręgu osób uprawnionych do otrzymania wynagrodzenia po zmarłym pracowniku są małoletnie dzieci, wypłaty dokonuje się na ręce prawnego opiekuna tych dzieci (najczęściej drugiego z rodziców).

Kurs Uprawnienia rodzicielskie pracowników – szkolenie online

Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika a potrącenia z tego wynagrodzenia

Może się okazać, że z wynagrodzenia pracownika – dopóki żył – dokonywane były potrącenia. Przykładowo wynagrodzenie zostało zajęte przez komornika, czy też potrącano z niego jakieś potrącenia dobrowolne, dokonywane za zgodą pracownika, np. potrącenia z tytułu spłaty rat pożyczki na cele mieszkaniowe czy pożyczki z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

Przy wypłacaniu wynagrodzenia po śmierci pracownika należy pamiętać, że z wynagrodzenia tego można dokonać jedynie potrąceń, które są dopuszczalne bez zgody pracownika, a więc potrąceń, o których mowa w art. 87 kodeksu pracy. Nie wolno natomiast z wynagrodzenia naliczanego po śmierci pracownika, przed przekazaniem tego wynagrodzenia osobom uprawnionym, dokonywać potrąceń, które były potrąceniami za zgodą pracownika, czyli np. potrąceń na rzecz spłaty pożyczki z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, potrąceń z tytułu odpowiedzialności materialnej pracownika itp.

Ewentualne zobowiązania pracownika, jak pożyczka mieszkaniowa z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, pożyczka finansowa z KZP itp. wchodzą do spadku po pracowniku i stają się „długiem” osób uprawnionych – spadkobierców, jeśli nie odrzucili oni spadku i przyjęli go wprost.

W sytuacji wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, jego zobowiązania majątkowe wobec pracodawcy ze stosunku pracy podlegają ogólnym mechanizmom dziedziczenia. Za wyrządzoną szkodę przez pracownika, który zmarł, odpowiadają spadkobiercy. Co ważne – odpowiedzialność spadkobierców nie sięga dalej niż odpowiedzialność pracownicza, skoro np. pracownik wyrządził na mieniu pracodawcy szkodę nieumyślnie, odpowiada do wysokości trzech pensji i tak też będzie ograniczona odpowiedzialność spadkobierców.

Pozostaje teraz kwestia „fizycznego” przekazania tych środków – czy można je przelać na wskazane przez osoby uprawnione rachunki bankowe? Jak wypłacić wynagrodzenie po śmierci pracownika?

Zgodnie z art. 63(1) §2 kodeksu pracy należy je podzielić pomiędzy osoby uprawnione i wypłacić w częściach równych. Wypłaty można dokonać na wskazane przez uprawnione osoby rachunki bankowe albo w gotówce. Osoby, które otrzymały wynagrodzenie po śmierci pracownika otrzymają również od pracodawcy formularz PIT-11 i będą musiały rozliczyć swoją część wynagrodzenia po zmarłym pracowniku w swoim zeznaniu podatkowym. Uwaga – w PIT-11 nie wykazujemy kwoty odprawy pośmiertnej, gdyż ona jest zwolniona z podatku dochodowego.

Powstaje natomiast pytanie, jak i komu wypłacić wynagrodzenie po śmierci pracownika, jeśli nikt się po wypłatę tego wynagrodzenia nie zgłasza, pracodawca nie ma informacji o członkach rodziny pracownika, a bank nie pozwala zrobić przelewu na konto pracownika.

W takim wypadku pieniądze, stanowiące ostanie wynagrodzenie, naliczone po śmieci pracownika można przekazać do depozytu sądowego. Może się okazać, że prędzej czy później zostanie wszczęte postępowanie spadkowe po zmarłym pracowniku, wówczas to jego ostatnie wynagrodzenie wejdzie w skład masy spadkowej po nim.

Przepis art. 63(1) §2 kodeksu pracy, regulujący kwestię wypłaty wynagrodzenia po śmierci pracownika, ma na celu przyspieszenie niejako możliwości wypłacenia tego wynagrodzenia osobom uprawnionym – pracodawca nie musi czekać na zakończenie postępowania spadkowego, a osoby uprawnione nie muszą czekać na podział masy spadkowej – po prostu otrzymają należną część spadku (wynagrodzenie po śmierci pracownika) jeszcze nawet przed wszczęciem postępowania o stwierdzenie nabycia spadku.

Należy mieć na względzie, że w razie śmierci pracownika pracodawca ma obowiązek podjąć działania zmierzające do ujawnienia kręgu osób uprawnionych do otrzymania wynagrodzenia za pracę. Oczywiście pracodawca może mieć wiedzę o członkach rodziny pracownika, często również jest tak, że uprawnieni członkowie rodziny pracownika sami zgłaszają się do pracodawcy, a nawet sami informują o śmierci pracownika (w końcu śmierć pracownika nie musi nastąpić w trakcie dnia roboczego).

Należy tu mieć na względzie oczywiście przepisy RODO.

Szkolenie online RODO – Ochrona danych osobowych z zaświadczeniem MEN

Jeśli pracodawca nie jest w stanie ustalić, komu należy się wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika, musi odpowiednio „wypłacić” wynagrodzenie w tym sensie, że pozostawić je do dyspozycji osób uprawnionych – najlepiej wówczas wpłacić je do depozytu sądowego.

Natomiast jeśli ostatecznie okazuje się, że nie ma żadnej osoby uprawnionej do otrzymania wynagrodzenia po śmierci pracownika, pracodawca nie ma obowiązku jego wypłacania. Pozostałe należności ze stosunku pracy pracodawca wypłaca spadkobiercom na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu cywilnego o stwierdzeniu nabycia spadku.

Wiesz już, jak wypłacić wynagrodzenie po śmierci pracownika, komu się wypłaca wynagrodzenie po śmierci pracownika, jak się liczy to wynagrodzenie i jakie są obowiązki pracodawcy w tym zakresie. Niebawem w jednym z kolejnych wpisów zajmiemy się kwestiami prawa pracy, regulującymi stosunki pracy po śmierci pracodawcy. Zapraszamy do lektury.

Certyfikowane kursy online i wideoszkolenia online