Zakres czynności pracownika – czy jest obowiązkowy?

Zakres czynności pracownika, jaki w przeważającej większości przypadków pracodawcy wręczają pracownikom w formie pisemnej, nie jest co do zasady obowiązkowy. Wydawać by się mogło, że skoro w umowie o pracę wskazano jedynie stanowisko pracy, to zakres czynności pracownika jest obowiązkowy, choćby po to, aby pracownik wiedział, co należy do jego obowiązków i ewentualnie kiedy pracownik może odmówić pracy.

Tymczasem zgodnie z przepisami obowiązującego prawa pracy zakres czynności pracownika nie jest obowiązkowy – w tym sensie, że nie musi istnieć formalnie jako osobny dokument, w szczególności np. jako załącznik do umowy o pracę. Może mieć taką formę, może być osobnym dokumentem, a może też w ogóle zakresu czynności nie być.

Ponieważ zakres czynności pracownika może rodzić szereg pytań, omówmy szczegółowo to zagadnienie. Zakres czynności pracownika nie został bowiem w żaden sposób zdefiniowany w przepisach prawa pracy.

Zakres czynności pracownika – skąd pracownik ma wiedzieć o swoich obowiązkach

Stosownie do przepisu art. 94 ust. 1 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Stąd też zakres czynności pracownika pełni niejako rolę takiej właśnie informacji – wskazuje pracownikowi, co należy do jego obowiązków w ramach pracy, której rodzaj wskazano w umowie o pracę.

Niejako z samej definicji stosunku pracy, o której mowa w art. 22 kodeksu pracy pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, a więc nie dowolną pracę, ale pracę, jaką niejako nakazuje mu pracodawca. Przy czym pracodawca może określone prace nakazywać pracownikowi doraźnie, wydając polecenia służbowe. Stąd też pracownik musi wiedzieć, co należy do jego obowiązków, a kiedy może bez negatywnych konsekwencji odmówić wykonywania pracy.

Należy jednak zauważyć, że powołany przepis art. 94 ust. 1 kodeksu pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku wręczenia pracownikowi jego zakresu czynności w formie pisemnej. Pracodawca ma po prostu zaznajomić pracownika z zakresem obowiązków pracownika, a w jaki sposób tego dokona, przepis już nie wskazuje.

Zakresy czynności pracownika w formie pisemnej to najbardziej uniwersalna forma realizacji obowiązku pracodawcy zaznajomienia pracownika z zakresem jego obowiązków. Powszechnie w praktyce przyjmuje się pisemną wersję zakresu czynności. Należy jednak pamiętać, że zakres czynności pracownika nie musi mieć formy pisemnej – wskazuje na to pośrednio również zapis §3 ust. 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej:

§3. Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

2) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

1. c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę.

   ---

A więc w aktach osobowych zakres czynności pracownika się znajdzie, jeśli pracodawca w formie pisemnej ten zakres czynności pracownika sporządził.

Zakres czynności pracownika można pośrednio wskazać w samej treści umowy o pracę. Zgodnie z art. 29 §1 ust. 1 kodeksu pracy umowa o pracę określa w szczególności rodzaj pracy. Ten rodzaj pracy może zostać wskazany jako konkretne stanowisko, ale również jako zestaw pewnych czynności, jakie będą należeć do obowiązków pracownika. Takie rozwiązanie jest oczywiście niepraktyczne – najczęściej w umowie o pracę wskazuje się stanowisko (mniej czy bardziej precyzyjnie), a dopiero zakres czynności pracownika niejako doprecyzowuje ten rodzaj pracy, który strony uzgodniły i wskazały w umowie o pracę.

Należy pamiętać, że pracownik ma – zgodnie z art. 100 §1 kodeksu pracy – wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Już na tej podstawie zatem pracownik może odmówić wykonywania pracy, która jest sprzeczna z umową o pracę. Nawet, jeśli zakres czynności pracownika zawiera sformułowanie, że pracownik ma obowiązek wykonywać inne prace na polecenie pracodawcy albo coś w tym stylu.

Zakres czynności pracodawca może przekazać pracownikowi w dowolnej formie, a pracownik ma się z tym zakresem czynności zapoznać i do niego stosować – z zastrzeżeniem powyższego oczywiście, czyli zakres czynności nie jest sprzeczny z rodzajem pracy, wskazanym w umowie o pracę. Z pewnością najbardziej praktyczną formą zakresu czynności jest forma pisemna, przy czym nie musi to być dokument indywidualny dla każdego pracownika – można w zakładzie pracy stworzyć zestawienie stanowisk, do każdego z nich przypisać zakres czynności pracownika zatrudnionego na danym stanowisku, a to zestawienie może być np. częścią regulaminu pracy.

Wówczas pracownik, zapoznając się z regulaminem pracy, niejako zostaje zapoznany również z jego zakresem czynności. W praktyce jednak zakres czynności pracodawca wręcza pracownikowi w formie pisemnej, a pracownik własnym podpisem oświadcza, że się z nim zapoznał.

W wyroku z dnia 7 stycznia 1998 roku sygn. I PKN 457/97 Sąd Najwyższy stwierdził, iż obowiązek zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy może nastąpić również w ramach informacji ustnej, przy uwzględnieniu charakteru pracy, jej złożoności oraz wykształcenia i doświadczenia zawodowego pracownika.

Sam zakres czynności pracownika może być również integralną częścią umowy o pracę. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie. Zmiana zakresu czynności wiązałaby się wówczas ze zmianą umowy o pracę, a więc konieczne mogłoby być wypowiedzenie zmieniające.

Pracownik, jeśli otrzymuje zakres czynności w formie pisemnej, potwierdza na piśmie, że zapoznał się z nim. Od razu należy wyraźnie podkreślić, iż odmowa podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z zakresem czynności, jeśli nie jest on sprzeczny z rodzajem pracy wskazanym w umowie o pracę, może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę (pisaliśmy m.in. tutaj: zwolnienie pracownika za niewłaściwe zachowanie oraz tutaj: wypowiedzenie umowy o pracę – jak prawidłowo napisać i wręczyć)

Zakres czynności pracownika a wykonywanie innych poleceń pracodawcy

Pracodawca ma prawo wydawać pracownikowi polecenia służbowe. Pracownik niekoniecznie musi się z tymi poleceniami zgadzać (np. pracodawca wydaje pracownikowi polecenie pracy w sobotę, która jest dla pracownika dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), ale co do zasady ma obowiązek polecenia wykonać. Oczywiście jeśli nie są one sprzeczne z rodzajem pracy, wskazanym w umowie o pracę.

No i tu dochodzimy do kwestii, jaka nierzadko wywołuje pewne kontrowersje. Czy zakres czynności pracownika może zawierać zapis: wykonywanie innych poleceń pracodawcy czy przełożonego? Nierzadko zakres czynności pracownika, przedłożony pracownikowi w formie pisemnej, zawiera tego typu ogólne stwierdzenie, że jednym z obowiązków pracownika jest wykonywanie innych poleceń pracodawcy.

Od razu należy zaznaczyć, że tego typu klauzula w zakresie czynności pracownika nie jest zabroniona w przepisach prawa pracy. W tym wypadku jednak to stwierdzenie, że obowiązkiem pracownika jest wykonywanie innych poleceń pracodawcy należy rozumieć w ten sposób, że pracownik ma wykonywać również te obowiązki, które co prawda nie znalazły się w zakresie czynności pracownika, a które pracodawca przekazuje mu np. ustnie, o ile są one związane z rodzajem pracy, jaką wykonuje pracownik.

Tego pojęcia „wykonywanie innych poleceń pracodawcy” nie można rozumieć w sposób rozszerzający i dowolny. Pisemny zakres czynności pracownika, jeśli został w takiej formie sporządzony, powinien tu być precyzyjny – można zawrzeć w nim zwrot, że obowiązkiem pracownika jest „wykonywanie innych poleceń pracodawcy, dotyczących pracy wskazanej w umowie o pracę”.

Taki zapis nie budzi już wątpliwości – pracownik ma stosować się do swojego zakresu czynności i wykonywać polecenia służbowe pracodawcy czy przełożonego, jeśli są one związane z tym rodzajem pracy, na jaki pracownik umówił się z pracodawcą i jaki wskazano w umowie o pracę. W innym wypadku pracownik może odmówić wykonywania pracy bez negatywnych konsekwencji.

Warto w tym miejscu wspomnieć o wyroku Sądu Najwyższego z dnia 12 kwietnia 2012 roku sygn. II PK 216/11, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, iż niedopuszczalne jest dyscyplinarne zwolnienie pracownika za to, że nie zgodził się wykonać polecenia dotyczącego pracy rodzajowo innej niż ustalona w angażu.

Oczywiście, jeśli zakres czynności pracownika nie przewiduje danego obowiązku, a mimo to pracownik dostanie określone polecenie i je wykona, to nic się nie dzieje – dobrowolnie, jeśli tylko ma odpowiednie kwalifikacje do wykonania innej pracy, może to polecenie wykonać.

Zakres czynności ma dla pracownika charakter wiążący – pracownik musi się do niego stosować nawet, jeśli niespecjalnie się z nim zgadza. Co grozi za nieprzestrzeganie zakresu czynności? Odpowiedzialność dyscyplinarna pracownika – kara upomnienia albo nagany, a w ekstremalnych przypadkach, jeśli pracownik naruszył swoje obowiązki w sposób ciężki, dyscyplinarne zwolnienie z pracy (pisaliśmy m.in. tutaj: procedura nałożenia kary na pracownika).

Zmiana zakresu czynności pracownika – czy i kiedy jest dopuszczalna

Zakres czynności pracownika może ulegać pewnym modyfikacjom w czasie trwania zatrudnienia. Związane jest to choćby z czasowym powierzeniem innej pracy na podstawie art. 42 §4 kodeksu pracy. Ze względu na szczególne potrzeby pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę niż ta wskazana w umowie o pracę, na okres do 3 miesięcy w roku. Siłą rzeczy powierzenie pracownikowi innej pracy skutkować będzie zmianą zakresu czynności pracownika.

Każda zmiana zakresu czynności powoduje obowiązek każdorazowego zapoznania pracownika z tym zmodyfikowanym zakresem czynności. Pracownik musi mieć pewność co do tego, co należy do jego obowiązków. Powstaje tu pytanie, czy zmiana zakresu czynności wymaga wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego?

Nie. Zmiana zakresu czynności pracownika nie jest istotną zmianą warunków zatrudnienia. Stanowisko wskazane w umowie o pracę nie zmienia się, a zmodyfikowany zakres czynności – jeśli nie jest sprzeczny z rodzajem pracy wskazanym w umowie – będzie dla pracownika wiążący po skutecznym zapoznaniu pracownika z tym nowym zakresem jego obowiązków.

Stąd też istotne znaczenie może mieć pisemna forma zakresu czynności. Jeśli pracodawca poinformował pracownika o jego zakresie czynności ustnie, a następnie zakres ten zmodyfikował, to pracownik może już nawet nie pamiętać (zresztą pracodawca również) pierwotnego zakresu czynności i nagle może okazać, się, że ta zmiana zakresu czynności pracownika jest na tyle istotna, że w rezultacie modyfikuje ona rodzaj pracy, wskazany w umowie o pracę. A to już będzie wymagać wypowiedzenia zmieniającego, jeśli zmiana zakresu czynności jest obiektywnie niekorzystna dla pracownika.

Co ważne – w ramach jednej umowy o pracę pracownik może być zatrudniony niejako na dwóch stanowiskach. Przykładowo pracownik pracuje jako kierowca – magazynier. W ramach jednego stosunku pracy wykonuje zupełnie odmienne rodzajowo czynności. Jest to jak najbardziej dopuszczalne, przy czym zakresy czynności musi precyzyjnie uwzględniać obowiązki pracownika na jednym i na drugim stanowisku.

Rozszerzenie zakresu czynności pracownika

Teraz kolejna rzecz – rozszerzenie zakresu czynności pracownika. Może się okazać, że w czasie zatrudnienia pracodawca powierza pracownikowi dodatkowe obowiązki, np. powierzając mu w trybie art. 42 §4 kodeksu pracy inną pracę. Rozszerzenie zakresu czynności pracownika jest dopuszczalne, o ile nadal pracodawca „porusza się” w tym rodzaju pracy jaki został wskazany w umowie o pracę.

W wyroku z dnia 19 lutego 2010 roku Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracodawca może w ramach rodzaju pracy ustalonego w umowie o pracę zlecać pracownikowi dodatkową pracę. A to polecenie dodatkowej pracy może wiązać się z koniecznością rozszerzenia zakresu czynności. Powierzenie dodatkowych obowiązków w ramach ustalonego wcześniej rodzaju pracy nie powoduje zmiany warunków zatrudnienia, nie ma więc konieczności aneksowania umowy czy wręczania pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego – jedynie ten rozszerzony zakres czynności pracownika musi zostać pracownikowi przedstawiony.

Należy tu jedynie mieć na względzie regulację art. 78 §1 kodeksu pracy – zgodnie z tym przepisem wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.

A zatem jeśli pracodawca rozszerza zakres czynności pracownika, to można założyć, że zwiększy się również ilość świadczonej pracy. A skoro tak, to pracodawca powinien rozważyć podwyżkę wynagrodzenia, ewentualnie jakiś dodatek. Wynagrodzenie za pracę, wskazane w umowie o pracę jest jednym z istotnych elementów tej umowy. Pracownik, zawierając umowę o pracę, zgodził się na zatrudnienie za konkretnym wynagrodzeniem. Jeśli teraz pracodawca żąda od niego większej ilości pracy, powinien tę większą ilość pracy odpowiednio zrekompensować (pisaliśmy m.in. tutaj: Zatrudnienie pracownika krok po kroku).

Specjalista ds. kadr – kurs kadr online z zaświadczeniem MEN