Jak zarządzać pracownikami – kilka skutecznych porad dla kierownika?

Zagadnienie, jak zarządzać pracownikami tylko w teorii wydaje się proste. W rzeczywistości to bardzo trudne zadanie, wymagające nie tylko lat nauki, ale i odpowiednich predyspozycji. Wiele osób marzy, aby zajmować funkcje kierownicze, zarządzać innymi ludźmi, wydawać im polecenia. Mało kto wie, że bycie to szefem to wiele innych zadań, a zlecanie zadań jest tylko jednym z nich. Osoby, które widzę się na stanowisku kierownika, chcą pracować w HR powinny dowiedzieć się, co robić, aby skutecznie zarządzać personelem. Nabycie odpowiednich umiejętności pozwoli zostać szanowanym i cenionym szefem.

Jak zarządzać pracownikami – podstawowe informacje

Od dawna wiadomo, że pracownicy są najważniejszym elementem w każdym przedsiębiorstwie. Bez dobrze dobranej załogi niemożliwe jest osiągnięcie sukcesu i prowadzenie dochodowego biznesu. Ale ludzie, aby mogli dobrze pracować i wykonywać powierzone im obowiązki, potrzebują mądrego, skutecznego zarządzania. Właśnie taką funkcję pełni kierownik czy menadżer. Musi tak zarządzać pracownikami, aby ludzie go słuchali, a jednocześnie szanowali, cenili za dobrą pracę. Osoba zarządzająca musi posiadać wiele kompetencji miękkich i twardych, być zorganizowana, znać zasady motywowania, negocjacji, budowania pozytywnej atmosfery, a także potrafić jasno komunikować się z innymi ludźmi (pisaliśmy na naszym innym blogu: Szkolenia online miękkie i twarde). Ważna jest również umiejętność wyznaczania granic oraz mówienia nie. W dalszej części artykuły zostaną opisane cechy idealnego szefa, dobrze zarządzającego zespołem. Zostaną również przedstawione porady dla kierowników, ułatwiając zarządzaniem personelem. Warto się z nimi zapoznać i wdrożyć w życie.

Co to znaczy zarządzanie pracownikami?

Zarządzanie pracownikami to różnego typu działania, które mają na realizację określonych celów, założonych przez daną organizację. Kierowanie polega na oddziaływaniu kierownika na podwładnych. Proces ten wiąże się z wykonywaniem szeregu zadań oraz rozwiązywaniem problemów, które pojawiają się na linii podwładny- przełożony. Składa się z czterech głównych etapów, tzn.

• Planowanie – każdy kierownik musi wiedzieć, jaki cel ma pełnić jego biznes, jaką rolę mają odgrywać w nim pracownicy. Każda nowo zatrudniona osoba musi znać swoje miejsce w strukturze przedsiębiorstwa, wiedzieć, co ma robić, aby przyczynić się do sukcesu firmy (pisaliśmy niedawno m.in. Zarządzanie czasem w pracy).
• Organizowanie – to ważne zadanie, które obejmuje tematy związane z zatrudnieniem, organizacją stanowiska pracy, obiegiem dokumentów, systemem komunikacji między poszczególnymi członkami firmy. Rolą dobrego kierownika jest zadbanie, aby pracownicy mieli zapewnione dobre warunki do pracy, dostarczone potrzebne materiały, wiedzieli do kogo się zwrócić w razie pojawiających się problemów. Na tym etapie osoby zarządzające muszą jasno określić strukturę organizacyjną, zasady rekrutacji, wdrożenia do pracy i dalszego rozwoju.
• Przywództwo – to zadnie, które polega na motywowaniu, budowaniu dobrej atmosfery w zespole, dbaniu o prawidłową komunikację interpersonalną, a także przekonanie zespołu do postępowania według zasad firmy. Aby mogło do tego dojść, kierownik powinien być dla podwładnych autorytetem, cieszyć się zaufaniem, posiadać ułatwiające prace kompetencje miękkie (pisaliśmy m.in. Jak motywować pracowników).
• Kontrolowanie – w zarządzaniu personelem ważna jest również regularna kontrola. Szef powinien wiedzieć, jak wygląda efektywność pracowników, znać możliwości poszczególnych osób. Do tego celu można wykorzystać wiele narzędzi, np. okresową ocenę czy regularne spotkania. Ważne jest również ustalenie systemów motywowania, np. premii, awansów czy nagród rzeczowych.

Chcesz mieć dobry zespół? Zacznij od siebie?

Każdy szef chce, aby jego pracownicy pracowali efektywnie, dawali z siebie 100% mocy. Aby tak się jednak stało, nie wystarczy mówić i zachęcać do działania. Trzeba świecić przykładem i pokazać się z jak najlepszej strony. Tylko doskonały szef będzie miał doskonałych pracowników. Aby wiedzieć, jak zarządzać pracownikami, trzeba dokładnie znać swoje obowiązki, wywiązywać się z nich, umieć planować, a także przekazywać zadania, wyznaczać cele i kierunki działań. Ważne jest również pozytywne nastawienie do ludzi oraz realizacji zadań. Warto nauczyć się walczyć z przeszkodami (pisaliśmy niedawno m.in. Prokrastynacja – jak przestać odkładać na poźniej). Takie zachowanie szybko udzieli się współpracownikom. Po ocenie własnej osoby, poprawie określonych elementów przychodzi czas na zarządzanie innymi. Jak to zrobić tak, aby stworzyć zgrany zespół, pracujących z zaangażowaniem i dużo efektywnością? Co, oprócz dawania dobrego przykładu, można jeszcze zrobić?

Zarządzaj od samego początku – wybierz idealny zespół

Zarządzanie zespołem zaczyna się już w momencie rekrutacji i kompletowania załogi. Rolą kierownika lub współpracujących z nim rekruterów jest zatrudnienie takich osób, które będą gotowe do pracy, odpowiedzialne, chętne do rozwoju. Warto dobrze zastanowić się, jacy ludzie są potrzebnie, jakie powinni mieć cechy, umiejętności i kwalifikacje. Dobrze, jeżeli kierownik ma możliwość wzięcia udziału w procesie rekrutacji. W czasie rozmów może wybrać odpowiednie osoby, które przyczynią się do osiągnięcia sukcesu w firmie, będą wspierać pozostałą załogę. Warto skupić się na osobach kreatywnych, które będą mogły wnieść do firmy nowe pomysły. Kierownik przyjmujący do pracy nowych ludzi powinien już na wstępie obdarzyć ich kredytem zaufania. Nikt nie będzie dobrze pracował, gdy będzie czuł się nieustannie obserwowany i kontrolowany. Warto dać podwładnym przestrzeń, umożliwić wykazanie się. Oczywiście należy sprawdzać efekty pracy, ale trzeba robić to po jej zakończeniu.

Pisaliśmy niedawno również: Opis stanowiska pracy

Rozmawiaj – dobra komunikacja to podstawa w skutecznym zarządzaniu zespołem

Komunikacja międzyludzka ważna jest w każdej dziedzinie życia, ale w zarządzaniu zespołem jest wręcz niezbędna. Żaden kierownik nie osiągnie sukcesu, gdy nie będzie umiał dogadać się ludźmi. Bardzo ważną rolą menadżera jest zadbanie o to, aby załoga umiała się dogadać i efektywnie z sobą współpracowała. Aby to osiągnąć, należy zadbać o integracje w zespole, unikać niedomówień, sprawiedliwe traktowanie wszystkich podwładnych. Warto zachęcać załogę do wzajemnej pomocy, wdrażania nowych pracowników, dzielenia się doświadczeniem. Kierownik musi pamiętać, aby zadawać pytania, zaczepiać pracowników, ponieważ nie wszyscy mają tyle odwagi, aby przyjść do podwładnego. Rolą zarządzającego jest takie działanie, które będzie zachęcać ludzi do dzielenia się informacjami i wątpliwościami.

Doceniaj i chwal – to wspomaga kreatywność

Czy nie milej i chętnej się pracuje, gdy szef docenia starania, chwali za podrzucane pomysły, nie krytykuje za źle wykonane zadanie? Osoby, które są chwalone, czują się częścią firmy, pracują tak, aby przyczynić się do jej rozwoju. Warto pozwolić pracownikom pracować po swojemu, nie odrzucać rozwiązań, które proponują. Dobry menadżer wsłuchuje się w to, co mówią pracownicy, docenia ich zaangażowanie. Na pewno nie wszystkie pomysły będą dobre, ale może znajdzie się wśród nich taki, który sprawi, że firma odniesie duży sukces? Osoby, które uczą innych, jak zarządzać pracownikami radzą, aby pozwalać na samodzielność, zachęcać do działania. Nawet jeżeli za pierwszym czy drugim razem coś nie wyjdzie, to będzie to dobra nauka na przyszłość. Przecież od dawna wiadomo, że najlepiej uczyć się na własnych błędach. A samodzielnie szukając rozwiązania jakiego problemu, można dojść do efektywnych rozwiązań.

Sprawiedliwie i mądrze oceniaj

Jednym z zadań kierowników i menadżerów jest regularne ocenianie swoich podwładnych. Warto pamiętać, aby oceniać to, jak wykonują swoje obowiązki, czy są sumienni, dokładni, kreatywni, a nie to, jakim są ludźmi. Kierownik to też człowiek i nie musi lubić każdego członka swojej załogi. Ale to nie znaczy, że nie może doceniać jego pracy. Ocena pracownicza powinna być sprawiedliwa, wypowiadana w sposób kulturalny, spokojny. Nawet jeżeli pracownik pracuje źle, nie można go obrażać czy poniżać. Niedopuszczalne jest mówienie, że ktoś jest beznadziejny, bo źle wykonał powierzone zadanie. Krytyka powinna być konstruktywna, dzięki temu pozwoli zmienić zachowanie. A nawet jeżeli zajdzie potrzeba rozstania się z pracownikiem, to żadna ze stron nie będzie czuła się źle. Aby ułatwić ocenę, warto przygotować sobie pewien szablon, oceniać podwładnych według kryterium. Dzięki temu nic nie uleci z pamięci, ocena będzie obiektywna. Regularne oceny są bardzo przydatne również dla załogi. Dzięki nim pracownik może się dowiedzieć, w czym jest dobry, a nad czym powinien popracować.

Nagradzaj, bo to motywuje do lepszej i efektywniejszej pracy

Nagrody, niezależnie od rodzaju, motywują, sprawiają, że chce się chodzić do pracy. Badania dowodzą, że dla większości osób najważniejsze są nagrody finansowe, ale ten trend zaczyna się powoli zmieniać. Mądry kierownik powinien poznać swoją załogę, dowiedzieć się, co najlepiej motywuje daną osobę. Dla jednego pracownika może to być premia, karta na siłownie, bilety do teatru, ale dla innych osób elastyczny grafik, możliwość wcześniejszego wychodzenia z pracy w określone dni, zmiana stanowiska na bardziej reprezentacyjne, możliwość wykonywania większej ilości projektów, a nawet miłe słowa czy publiczna pochwała. Motywowanie to również zmiana obowiązków pracowniczych, która wiąże się ze zmniejszeniem monotonii oraz sprzyja efektywności. Warto zwrócić uwagę na potrzeby pracowników, bo w przeciwnym wypadku może się okazać, że przyznana nagroda nie przyniesie żadnego zadowolenia. Oprócz samej nagrody ważny jest również sposób przyznawania nagrody. Na pewno warto zrobić to publicznie, np. wywiesić informacje o wyróżnieniu w wyznaczonym miejscu. Nagroda rzucona w biegu, jakby od niechcenia może nie zostać doceniona.

Poznaj swoją załogę – każdy jest indywidualną osobą

Załoga powinna składać się z ludzi o różnych predyspozycjach, uzdolnieniach, kwalifikacjach. Dzięki różnorodności łatwiej osiągnąć sukces, znaleźć dobre rozwiązania. Dobry kierownik, który uczy się, jak zarządzać pracownikami, powinien dobrze poznać podwładnych, dowiedzieć się, w czym są dobrzy, jakie są ich mocne i słabe strony. Ta wiedza pozwoli dobrać osoby do odpowiednich zadań, pozwoli wykorzystać ich indywidualne zdolności. Dobry lider powinien wiedzieć, jak wykrzesać z ludzi, co to najlepsze. Przyda się wiedza z zakresu psychologii, obserwowanie, sprawdzanie, jakie rolę przyjmują pracownicy. Dobry szef szybko odkryje, kto jest osobą dominującą, kto wszystkich wspiera, a kto pełni rolę łącznika. Poznanie typów osobowości pracowników pomoże efektywnie zarządzać załogą oraz prawidłowo rozdzielić zadania. Są osoby, które wolą zadania monotonne, umysłowe, inni zaś wolą pracować szybko, pod presją czasu. Wiedza z tego zakresu pozwoli przydzielić określone zadanie do konkretnej osoby. Poznanie podwładnych pozwoli również na delegowanie zadań w miarę możliwości danej osoby. Oczywiście zadania muszą być przydzielone sprawiedliwie, nie można dopuścić do sytuacji, gdy jedna osoba będzie zawalona zadaniami, a inna będzie miała masę wolnego czasu.

Wyznaczaj cele i pomagaj w ich realizacji

Aby załoga mogła efektywnie pracować, musi wiedzieć, po co ma to robić. Cele, wykorzystane w skutecznym zarządzaniu personelem powinny być zgodne z metodą SMART, czyli muszą być proste, mierzalne, osiągalne, istotne, określone w czasie. Prawidłowe wyznaczanie celów jest kluczem do sukcesu, dlatego każdy szef powinien wiedzieć, jak to robić.

Twórz plany działania, pozbądź się chaosu

Nikt nie lubi pracować w chaosie, bałaganie, bez określonego planu. To strasznie dezorganizuje pracę, obniża efektywność, zabija motywacje. Rolą osoby, która zarządza personelem, jest zorganizowanie poszczególnych etapów pracy. Warto tworzyć zadania z wyprzedzeniem, przewidywać, ale również brać pod uwagę potrzeby zatrudnionych. Menadżerowie, którzy znają zasady, jak zarządzać personelem, powinni regularnie spotykać się z załogą, ustalać, co zostało zrobione, na jakim etapie są określone prace. To nie tylko pozwoli skontrolować działania, ale również będzie oznaką zainteresowania i zaangażowania. Na spotkaniach warto oddać głos pracownikom, pozwolić im wyrazić swoje opinie, spostrzeżenia i uwagi.

Zadbaj o dobre relacje.

Zarządzanie personelem to nie tylko praca, praca i praca. Warto co jakiś czas zorganizować coś zupełnie innego, co pozwoli załodze odpocząć i nabrać energii. Dobrym pomysłem są spotkania integracyjne czy imprezy działowe. To wspaniała okazja do poznania pracowników, odkrycia ich talentów. Spotkania integracyjne są odskocznią od pracy, sposobem na podładowanie energii, zmotywowanie do działania. Szef, który będzie postępował w ten sposób, szybko zyska szacunek, a pracownicy będą cenić jego sposób zarządzania zespołem.

Wykaż się asertywnością i stanowczością w zarządzaniu zespołem

Asertywność i stanowczość to cechy, które musi posiadać każdy kierownik i menadżer, zarządzający personelem. Bez tego ciężko osiągnąć sukces. Załoga musi wiedzieć do kogo należy ostatnie zdanie. Ważne jest, aby kierownik nie ulegał presji załogi, trzymał się swoich zasad, nie dał sobą manipulować. Stanowczość, trzymanie się swojego zdania sprawi, że szef będzie cieszył się poważaniem i autorytetem. Mówiąc o dobrej komunikacji, trzeba również pamiętać o wydawaniu konkretnych i zrozumiałych poleceń. Oprócz samej treści, jasnego komunikatu i przekazu, ważny jest ton głosu oraz dobrze dobrane słowa. Ważne jest, aby po przekazaniu komunikatu, upewnić się, że został dobrze zrozumiany. Efektywne zarządzanie zespołem pracowników to poznanie swoich pracowników, jako ludzi, dostrzeżenie ich potencjału i motywowanie do działania.

Konflikty – naucz się je rozwiązywać i eliminować

W każdym miejscu pracy pojawiają się konflikty. To nieuniknione, ponieważ w firmie spotykają się różne osobowości, różne style. Rolą kierownika jest rozstrzyganie konfliktów na bieżąco, eliminowanie ich w zalążku. Rozwiązywania konfliktów trzeba się nauczyć, bez tego szybko popsuje się atmosfera w załodze. Ważne, aby lider wysłuchał każdą stronę, nie był stronniczy, pomógł osiągnąć porozumienie

Zadbaj o ścieżkę rozwoju swoich pracowników

Kierownik musi ciągle się rozwijać, podnosić swoje kompetencje, ale również dbać o to, aby podwładni mieli możliwość rozwoju, zdobywania nowej wiedzy czy umiejętności. Niezbędnym elementem wspomagającym zarządzanie personelem jest organizacja szkoleń, kursów, typowanie na nie odpowiednich osób. Obecnie coraz więcej ludzi ceni ciągłą możliwość rozwoju, uważa to za jeden z powodów, dla których warto pracować w danej firmie. Szkolenia powinny być dopasowane do struktury i potrzeb firmy, ale powinny również pasować do zainteresowań pracowników. To inwestycja, która na pewno się opłaci, a kierownik dbający o rozwój załogi będzie cieszył się uznaniem i szacunkiem.

Rezygnuj ze współpracy, jeżeli jest taka potrzeba

Nie wszyscy ludzie nadają się do pracy na konkretnych stanowiskach. Niewdzięcznym, ale często koniecznym zadaniem kierowników jest zwalnianie osób, które nie wnoszą nic dobrego od struktury firmy. Kierownik powinien wiedzieć, jak rozpoznać osoby, które nie sprawdzają się w danej pracy. Są ludzie, którzy traktują pracę jak karę, nie przykładają się, źle i od niechcenia wykonują swoje obowiązki. Taki pracownik nie tylko będzie spowalniał pracę, ale również demotywował innych. Często jedynym rozwiązaniem jest wręczenie wypowiedzenia. Są również osoby, które starają się pracować dobrze, ale dane stanowisko nie jest dla nich odpowiednie. W takim wypadku kierownik powinien postarać się znaleźć inne zajęcie, w którym dana osoba będzie mogła się wykazać i pokazać z jak najlepszej strony.

Dobry kierownik – co to znaczy?

Osoba, która chce się dowiedzieć, jak zarządzać personelem, musi wiedzieć, jakie cechy i umiejętności są potrzebne, aby dobrze wykonywać swoje zadanie. Kierownik musi stać się liderem, osobą, która będzie odpowiadała za dobrą atmosferę oraz efektywną pracę. Badania dowodzą, że szef i to, w jaki sposób zarządza załogą, wpływa na pracę w danym miejscu. Lider powinien:

• wiedzieć, jak odnaleźć wspólne cele (pisaliśmy niedawno: Jak poprawić efektywność pracy),
• umieć motywować do pracy,
• zarażać pasją do pracy,
• budzić szacunek,
• wiedzieć, jak odkrywać potencjał ukryty w ludziach.

Cechy, które powinien posiadać to zdecydowanie, umiejętność panowania nad emocjami oraz zachowanie ziemnej krwi w każdej sytuacji. Ważna jest wnikliwość, samodzielność, rozwinięty zmysł obserwacji, a także empatia oraz umiejętność rozwiązywania problemów pojawiających się w grupie. Menadżer musi umieć szybko podejmować decyzje, nie bać się ryzyka. Bardzo istotna jest umiejętność stawiania granic oraz odmawiania. Dobry lider musi przestrzegać reguł społecznych oraz etyki zawodowej. Ważna jest dyskrecja, empatia, zrozumienie potrzeb innych ludzi. Powinien odnosić się do innych z szacunkiem — dla ich godności, przekonań, orientacji, poglądów. Nie może nikogo dyskryminować. W relacjach z członkami zespołu powinien gwarantować poufność.  Istotną cechą jest pewność siebie i sumienność. Tych i wielu innych umiejętności można nauczyć się na kursach, przeznaczonych dla osób zarządzając zasobami ludzkimi.

Szkolenie Jak zarządzać personelem – naucz się być dobrym szefem

Bycie szefem i zarządzanie określoną grupą ludzi o trudne, wymagające zadanie. Nie wystarczą same predyspozycje, potrzebne są również określone umiejętności, które można nabyć na kursach przeznaczonych dla osób zarządzających personelem. Szkolenie pod okiem doświadczonych trenerów do zawsze dobry sposób na podniesienie swoich kompetencji, przyswojenie umiejętności, które pomogą w pracy z ludźmi. Menadżer musi umieć pogodzić wiele interesów, ról, wiedzieć, jak umiejętnie kontrolować, ale jednocześnie dawać wolną rękę i samodzielność. Szkolenia online z zarządzania zasobami ludzkimi poruszają takie tematy jak:

• kształtowanie autorytetu lidera,

• umiejętne wykorzystanie technik motywowania,
• umiejętność organizacji pracy własnej i pracy zespołu,
• zwiększanie zaangażowania pracowników,
• metody sprawnego delegowania zadań,
• techniki wywierania wpływu i komunikacji w zespole,
• tworzenie kultury organizacyjnej dbającej o rozwój pracowników,
• niezbędne kompetencje do kierowania zespołem,
• rozwiązywanie problemów i reagowanie na trudne sytuacje w zespole,
• dostrzeganie umiejętności interpersonalnych u siebie i u swoich podwładnych,
• znane systemy, mówiące jak zarządzać personelem,
• sprawiedliwego rozliczania i oceniania pracownika,
• budowania współpracującego zespołu i wspierającego sięw realizacji wspólnych celów,
• tworzenie partnerskich relacji w zespole itp.

Jak widać, tematyka szkoleń dla kierowników jest bardzo szeroka. Dzięki temu kierownicy i osoby szykujące się do objęcia tego stanowiska mogą nabyć potrzebną wiedzę i rozwinąć podstawowe umiejętności, dowiedzieć się jak zarządzać personelem.

Pisaliśmy niedawno również: Dlaczego warto pracować w kadrach i HR

Jak zarządzać personelem – najczęstsze błędy

Zdarza się, że kierownik nie jest w stanie efektywnie zarządzać zespołem lub robi coś, co powoduje utratę zaufania i autorytetu. Jest kilka błędów, których powinna się wystrzegać każdy, kto chce efektywnie pracować z ludźmi. Główne z nich to:

• Niedotrzymywanie obietnic – co z obiecaną podwyżką, imprezą integracyjną czy świątecznymi bonami? Szefowie wiele razy dają obietnice bez pokrycia, które powodują utratę zaufania, autorytetu oraz zmniejszenie zaangażowania.
• Częste zmiany decyzji – to powoduje zamieszanie, chaos, wprowadza nerwową atmosferę.
• Brak sprecyzowanych celów – szef, który nie umie wytłumaczyć celu pracy, struktury firmy, szybko straci uznanie w oczach pracowników.
• Nierówne traktowanie – faworyzowanie jednych, a złe traktowanie innych to często powody utraty zaufania. Dodatkowo takie trajkotanie psuje atmosferę wśród załogi. Dobry szef powinien każdego traktować tak samo, z należnym mu szacunkiem.
• Krytykach na oczach zespołu – krytyka jest ważna, ale powinna odbyci się w cztery oczy, bez niepotrzebnych świadków. Wytykanie błędów na forum publicznym zawsze prowadzi do spadku zaufania w firmie.

 Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, jak zarządzać pracownikami. To niełatwa umiejętność, wymagająca wiedzy i kompetencji. Warto jednak nauczyć się być dobrym szefem, ponieważ zarządzanie innymi może przynieść dużą satysfakcje. Osoby, które znają zasady zarządzania zasobami ludzkimi są ceniony szefami, z dużym autorytetem.