Opis stanowiska pracy – dlaczego warto z niego korzystać w rekrutacji?

Opis stanowiska pracy to jedno z ważniejszych narzędzi, stosowane w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Wykorzystywany jest w wiele etapach, począwszy od rekrutacji, selekcji, po adaptacje, rozwój i ocenę pracy. Analiza stanowiskowa niezbędna jest w każdym zakładzie, ułatwia organizację pracy na każdym jej etapie. Jest niezwykle ważna w procesie rekrutacji, przynosi niewymierne korzyści zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Aby opis stanowiska pracy był użyteczny, powinny znaleźć się w nim wszystkie informacje, które składają się na specyfikę danego stanowiska. Są to umiejętności, informacje na temat środowiska pracy, wymagania, uprawnienia do wykonywania danych czynności, oczekiwane efekty pracy oraz zagrożenia, mogące wystąpić w pracy. Jak powinien wyglądać poprawny opis stanowiska pracy? Dlaczego jest szczególnie ważny w etapie rekrutacji?

Opis stanowiska pracy w ogłoszeniu rekrutacyjnym

Opis stanowiska pracy jest niezbędnym elementem, ułatwiającym zatrudnienie właściwego pracownika. Już na etapie tworzenia ogłoszenia, warto opisać kluczowe oczekiwania wobec nowej osoby, jej dokładne obowiązki i cele do zrealizowania, a także specyfikacje kandydata. Pozwoli to na zawężenie kręgu kandydatów, ponieważ do procesu rekrutacyjnego zgłoszą się tylko te osoby, którym odpowiada przedstawiona analiza stanowiska pracy.

Wielu pracodawców nie przywiązuje wagi do opisu stanowiska, w ogłoszeniach zamieszcza niejasne informacje, a to powoduje, że zgłaszają się nieodpowiednie osoby, które po poznaniu zakresu obowiązków, rezygnują. Starannie przygotowania analiza stanowiskowa jest korzystna dla dwóch stron zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć stresu, a także szybko znaleźć właściwą osobę na konkretne stanowisko. 

Co powinien zawierać opis stanowiska?

Prawidłowy opis stanowiska pracy  powinien zawierać wiele różnych elementów, przydatnych w zarządzaniu zasobami ludzkimi, szczególnie na etapie rekrutacji i selekcji. Dobrze zaprojektowany opis powinien składać się z kilku części. Oczywiście nie każda jest obowiązkowa, dokument powinien być dopasowany do danej struktury. Przykładowe części to:

Część I — część podstawowa

• Dokładna nazwa stanowiska pracy – nazwa stanowiska pracy jest ważnym elementem, bez którego ciężko wyobrazić sobie ogłoszenie o pracę. Powinno nawiązywać do wykonywanych zadań, ponieważ jest pierwszym elementem, na który zwracają uwagę osoby, szukające zatrudnienia.
• Nazwa firmy lub jej oddziału – to ważna informacja dla kandydatów. Dzięki znajomości nazwy firmy można zdobyć informacje na jej temat, na temat struktury oraz wiarygodności pracodawcy. Osoby, które składają swoją aplikacje, mogą poczytać opinie innych osób, dowiedzieć się, czy pracodawca jest uczciwy, a miejsce pracy godne zainteresowania.
• Nazwa stanowiska osoby przełożone – ta informacja przyda się już po etapie zatrudnienia. Nowy pracownik będzie wiedział, do kogo się zwrócić w razie ewentualnych problemów.
• Miejsce pracownika w strukturze organizacyjnej – ta wiedza pozwala poczuć się częścią firmy.
• Możliwości rozwoju, jakie daje praca na konkretnym stanowisku – rozwój jest bardzo ważny dla obecnego pokolenia, ma ogromny wpływ na chęć pracy w danym przedsiębiorstwie. Osoby, które już na początku będą poinformowane o przyszłych szkoleniach, na pewno chętnie złożą CV i wezmą udział w procesie rekrutacji.
• Warunki pracy, w tym godziny pracy, miejsce, wynagrodzenie – miejsca pracy, zmianowość, wynagrodzenie, system premiowania to istotny czynnik, przyciągający lub odpychający kandydatów. Warto wspomnieć o tym w ogłoszeniu o pracę, dzięki czemu zgłoszą się osoby, które preferują podane warunki.
• Data wykonania opisu – w tym miejscu należy podać datę stworzenia opisu oraz ostatniej aktualizacji.
• Dane osoby, która sporządziła opis stanowiska – autorem opisu może być pracownik przedsiębiorstwa lub firma zewnętrzna, zajmująca się tworzeniem opisów. 

Część II — Zakres zadań i obowiązków:

• Cel opisywanego stanowiska – tutaj należy podać, co dane stanowisko wnosi do działalności firmy, w jaki sposób przyczynia się do je rozwoju. Taka świadomość na pewno poprawi zażyłość z daną strukturą.
• Zadania i obowiązki na stanowisku – jeden z najważniejszych punków opisu stanowiska pracy. Powinny się w niej obowiązki, które kandydat będzie wykonywał codziennie, raz w tygodniu czy raz w miesiącu. Zadania powinny być opisane w sposób jasny i przejrzysty, nie warto podawać informacji, które nic nie mówią. Dzięki dokładnemu opisowi zadań oferta pracy zainteresuje tylko tych kandydatów, którzy będą w stanie wywiązywać się z podanych zadań. A to pozwoli oszczędzić czas i skrócić proces rekrutacji.

Cześć III — Wymagane kwalifikacje

• Poziom wykształcenia – ten punkt powinien być dość szczegółowy, ponieważ pozwoli to zawęzić krąg kandydatów. Warto wpisać nie tylko poziom wykształcenia, ale również potrzebny kierunek, np. wykształcenie magisterskie, preferowane kierunki finanse i bankowość lub ekonomia.
• Doświadczenie zawodowe – jeżeli na danym stanowisku wymagane jest doświadczenie, to taka informacja powinna znaleźć się w opisie stanowiska. 
• Certyfikaty i uprawnienia – w przypadku, gdy do pracy potrzebne są certyfikaty i określone uprawnienia, musi to zostać ujęte w analizie stanowiska. Niektórych prac nie można wykonywać bez uprawnień, dlatego ta informacja przyciągnie tylko osoby, które je posiadają.
• Znajomość języków obcych  – w niektórych zawodach niezbędna jest znajomość jeżyków obcych. W opisie stanowiska pracy należy uwzględnić wymagany język, jego poziom, ewentualnie wymagane certyfikaty językowe.
• Dodatkowe wymagania – to miejsce, w którym warto wpisać wymagania, które nie zostały ujęte w poprzednich punktach, np. prawo jazdy.

Część IV — Kompetencje i predyspozycje:

• Umiejętności twarde – tutaj należy podać kwalifikacje i umiejętności, które musi posiadać kandydat to pracy. Mogą wynikać z wykształcenia lub ukończonych kursów. Umiejętności twarde to np. umiejętność obsługi konkretnej maszyny, umiejętność programowania czy szycia itp. Warto zaznaczyć, które umiejętności są niezbędne, a które mile widziane i można je zdobyć w trakcie pracy.
• Umiejętności miękkie – te umiejętności są bardzo ważne dla wielu pracodawców. Są to przede wszystkim umiejętności komunikacyjne, organizacyjne, mediacyjne itp. Powinny być dopasowane do stanowiska pracy. Podobne jak w poprzednim punkcie, warto wskazać, które kompetencje miękkie są niezbędne, a które będą dodatkowym atutem w procesie zatrudnienia.
• Cechy osobowości, którymi powinien się charakteryzować pracownik, – są zawody, które wymagają, aby pracownik miał określone usposobienie, ułatwiające, a czasem nawet umożliwiające wykonywanie zawodu. Może to być np. opiekuńczość, empatia, a także zdecydowanie czy silna wola.

Aby ożywić opis stanowiska pracy dobrze jest wstawić przykłady wykonywanych działań czy stworzonych wczesnej projektów. Da to lepszy obraz stanowiska, pozwoli wczuć się w zakres przyszłych zadań.

Jaki jest cel opisu stanowiska pracy?

Opis stanowiska pracy to jeden z ważniejszych elementów, wykorzystywanych w procesie zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki niemu można nie tylko zarządzać, ale również zatrudniać lub oceniać postępy pracowników. Jest wręcz niezbędny do procesu rekrutacji i selekcji, pozwala budować ścieżkę rozwoju pracownika, planować szkolenia.

Jeśli interesuje Cię tematyka rekrutacji i selekcji, zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach: Szkolenie online Rekrutacja i selekcja pracowników oraz w wersji audio: Szkolenie online specjalista do spraw rekrutacji. Niebawem w naszej ofercie szkolenie Zarządzanie zasobami ludzkimi.

Jest przydatny do oceny pracy oraz budowania struktury firmy. Opis stanowiska pracy warto stworzyć już na samym początku istnienia firmy, a także wtedy, gdy stary dokument stał się nieaktualny.

Pisaliśmy niedawno: E-learning w pracy

Dzięki temu łatwiej będzie znaleźć odpowiednich kandydatów, którzy spełniają określone wymagania. Analiza pracy ważna jest również w dalszych etapach zarządzania zasobami ludzkimi. Jest przydatna do uporządkowania i zestawienia kompetencji pracowników. Na podstawie opisu można ocenić pracę poszczególnych osób, odkryć prawdziwe talenty oraz znaleźć osoby, które nic nie wnoszą do struktury firmy. Aby opis stanowiska pracy był przydatny, musi być stworzony dla danej firmy, ważne, aby był na bieżąco aktualizowany i uwzględnił wprowadzane zmiany.

Dobrze napisany profil kompetencyjny pozwala zachować porządek w procesie rekrutacji, gwarantuje stworzenie przejrzystej struktury firmy. Dzięki niemu każdy może zrozumieć, za co jest odpowiedzialny, jaki jest jego zakres obowiązków, posiada wiedzę, do kogo się zwrócić w razie ewentualnych problemów. Pracownicy, którzy wiedzą, co mają robić, są bardziej efektywni, poza tym spójne informacje dobrze wpływają na atmosferę w pracy. Firma jest postrzegana jako wiarygodny i rzetelny pracodawca.

Pisaliśmy niedawno: Kursy online dla pracowników HR

Korzyści, jakie dają opisy stanowisk pracy

Opis stanowiska pracy jest przydatny w każdym zakładzie pracy, niezależnie od tego, ilu pracowników jest w nim zatrudnionych. Jeżeli jest poprawnie stworzony, pozwala osiągnąć wiele korzyści. Umożliwia m.in.:

• rozliczanie pracowników z wykonywanej pracy,
• raportowanie o wynikach pracy,
• budowanie świadomości własnej pracy,
• pokazywanie konsekwencji, jakie grożą za nienależyte wywiązywanie się ze swoich obowiązków,
• określenie jednolitych kryteriów rekrutacji na dane stanowisko
• pomoc w tworzeniu systemu okresowych ocen pracowniczych,
• określanie potrzeb szkoleniowych załogi oraz poszczególnych osób,
• planowanie awansów i rotacji pracowniczych,
• uzyskanie spójnej i przejrzystej dokumentacji firmowej,
• zwiększanie efektywności procesów rekrutacyjnych w organizacji,
• budowanie dobrego wizerunku pracodawcy, który kojarzy się z jasnymi i klarownymi zasadami,
• przejrzystość działań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi firmy.

Dokument przydatny są nie tylko do rekrutacji, ale także do naliczania wynagrodzeń, motywowania (pisaliśmy niedawno: Jak motywować pracowników), oceniania, szkolenia, a także karania i zwalniania pracowników.

Jak stworzyć dobry opis stanowiska?

Stworzenie opisu stanowiska pracy to trudne zadanie, wymagające zaangażowanie i dużej wiedzy. Wszystkie osoby, biorące udział w tym procesie, powinny mieć wspólny język i działać w jednym kierunku. Na dane stanowisko należy spojrzeć z szerokiej perspektywy, dokładnie je przeanalizować, wziąć pod uwagę miejsce w strukturze firmy, sprawdzić, jakie ma możliwości rozwojowe, uwzględnić hierarchie i zależność służbową. Dzięki temu każda pracująca w firmie osoba będzie miała wpływ na całą organizację, a to pozwoli poczuć się częścią przedsiębiorstwa.

Pisaliśmy niedawno: Zarządzanie czasem w pracy

Osoby tworzące opis stanowiska pracy powinny dużo rozmawiać, poznać stanowiska kadry zarządzającej, ekspertów, a także szeregowych pracowników. Aby zdobyć więcej informacji, można przeprowadzić ankiety wśród załogi. Oprócz wywiadów ważne jest zapoznanie się z dokumentacją kadrową i organizacyjną. Trzeba pamiętać, że nie ma jednego uniwersalnego opisu, ponieważ każde stanowisko jest inne, ma inne wymagania.

Można korzystać z dostępnych szablonów, ale muszą być one odpowiednio zmodyfikowane. Autorzy opisów stanowiska pracy muszą pamiętać, że ich praca nigdy się nie kończy. Każde stanowisko zmienia się, ewoluuje, dlatego opisy należy na bieżąco aktualizować. Podsumowując, można stwierdzić, ze zaprojektowanie analizy stanowiskowej powinno uwzględniać:

• Analizę dokumentacji, dostępnej w firmie, dotyczącej pracy na konkretnym stanowisku,
• Weryfikacje oczekiwać kadry zarządzającej, która powinna określić, czego wymaga od danego stanowiska, jaki widzie w nim cele,
• Wywiady i ankiety z załogą, pozwalające poznać zagadnienie również ze strony pracowników niższej rangi,
• Sporządzenie opisów stanowisk pracy, dopasowanych do wymagań danej organizacji.

Opis stanowiska pracy jako kontrola pracy podwładnego

Opis stanowiska pracy jest niezbędny w procesie rekrutacji, ale również ważną funkcję pełni w ocenie pracy danego pracownika. Każda osoba, która zaczyna pracę na konkretnym stanowisku, powinna zapoznać się z opisem stanowiska, wykonywanych zadań, obowiązków i odpowiedzialności, jaka na niej ciąży, a także uprawnieniach, jakie jej przysługują.

Ważne jest, aby pracownik miał czas przeczytać dokument, w razie wątpliwości mógł przedyskutować temat z przełożonym. Zapoznanie się z analizą pracy powinno zostać potwierdzone podpisem. Jeżeli okaże się, że pracownik nie wywiązuje się z obowiązków, pracodawca ma prawo go ukarać. W zależności od sytuacji może być to upomnienie ustne, nagana lub nawet wręczenie wypowiedzenia.

Błędy popełniane w analizach stanowiskowych

Jak wspomniano wczesnej, projektowanie opisów stanowisk pracy nie jest łatwe, wymaga dużej wiedzy, czasu, dokładnego zapoznania się ze strukturą i działalnością firmy. Zdarza się, że profile kompetencyjne tworzą nieodpowiednia osoby, które nie mają doświadczenia oraz potrzebnych kompetencji (pisaliśmy niedawno: Jak znaleźć pracę bez doświadczenia). Wskutek tego powstaje niepotrzebny dokument, w którym widoczne są rażące błędy. Główne z nich to:

• brak informacji o zakresie działalności i odpowiedzialności pracownika,
• niejasno sprecyzowane obowiązki pracownika,
• zadania niedopasowane do możliwości fizyczny pracownika, np. wieku czy płci,
• zbyt duża zadań, uniemożliwiająca efektywną pracę,
• powtarzające się zadania, przypisane do różnych stanowisk,
• brak podanych celów i założeń na stanowisku pracy,
• brak informacji na temat rozdzielania zadań w zespole.

Nieprawidłowy opis stanowiska pracy nie tylko nie pomaga, ale wręcz dezorganizuje pracę. Powoduje chaos, utrudnia proces rekrutacji, a także dalsze zarządzanie zespołem ludzkim. Rzetelnie opracowany opis stanowiska pracy to duże ułatwienie w prowadzeniu polityki personalnej. Mimo że stworzenie analizy pracy jest czasochłonne i wymagające, to warto się do niej przyłożyć. Przynosi ogromne korzyści, ułatwia pracę, jest podstawowym narzędziem pracy działów HR (pisaliśmy niedawno: Dlaczego warto pracować w HR).