Składki ZUS na urlopie wychowawczym – kto je nalicza i płaci na konto w ZUS?

Za czas urlopu wychowawczego pracownica nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że jest to dla niej okres, w którym nie są odprowadzane żadne składki ZUS. Składki ZUS na urlopie wychowawczym są naliczane – ich płatnikiem jest jedynie budżet państwa, a nie pracodawca. Co istotne, składki ZUS na urlopie wychowawczym ograniczone są jedynie do emerytalnej i rentowej oraz składki zdrowotnej.

UWAGA – aktualizacja na 2021: podstawa do składek ZUS na wychowawczym 2021 to średnie wynagrodzenie będące podstawą do składek emerytalnych i rentowych w okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. Podstawa do składek ZUS na wychowawczym 2021 jest ograniczona – nie może ona być wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (na 2021 rok to kwota 5259 zł) oraz nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, które w 2021 roku wynosi 2800 zł brutto.

W związku z powyższym podstawa składek ZUS na wychowawczym 2021 nie może być wyższa niż 3155,40 zł i niższa niż 2100 zł. Z kolei podstawa składki zdrowotnej na wychowawczym 2021 to stała kwota i wynosi ona 620 zł – tyle wynosi bowiem specjalny zasiłek opiekuńczy

Tu pisaliśmy o minimalnym na zleceniu w 2021 roku: 18,30 brutto ile to netto.

Stosownie do przepisu art. 6 ust. 1 pkt 19 i art. 9 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoba przebywająca na urlopie wychowawczym obowiązkowo podlega ubezpieczeniu emerytalnemu i ubezpieczeniu rentowemu, jeśli nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i innych tytułów do ubezpieczeń. Jednocześnie stosownie do art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych osoba na wychowawczym obowiązkowo podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeśli nie ma innego tytułu do tego ubezpieczenia. W większości przypadków w praktyce wygląda to tak, że zatrudniona na etacie pracownica nie ma innego tytułu do ubezpieczeń społecznych czy zdrowotnego, a więc składki ZUS na urlopie wychowawczym to obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz zdrowotne.

Składki ZUS na urlopie wychowawczym – podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowej

Te składki ZUS na urlopie wychowawczym pracodawca musi oczywiście wykazać w dokumentach rozliczeniowych – na formularzu ZUS RCA z kodem 1211XX, wskazując jednocześnie podstawy do składek. Podstawa do składek ZUS na urlopie wychowawczym nie może być – dla pełnego etatu – niższa niż obowiązujące w danym roku minimalne wynagrodzenie za pracę (czyli w 2020 roku nie może to być mniej niż 2600 zł). Co do zasady tą podstawą do składek jest średnie wynagrodzenie, wypłacone pracownikowi udającemu się na urlop wychowawczy w ciągu 12 miesięcy poprzedzających ten urlop, z tym, że w 2020 roku nie może ono być wyższe od kwoty 3136,20 zł oraz nie niższe niż 2600 zł (dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Z kolei dla niepełnoetatowca korzystającego z urlopu wychowawczego składki ZUS na urlopie wychowawczym nie mogą być naliczane od kwoty niższej niż 75% z minimalnego wynagrodzenia, obowiązującego w danym roku, czyli kwoty 1950 zł w roku 2020.

O powyższym należy bezwzględnie pamiętać – kwota minimalnego wynagrodzenia zmienia się z każdym rokiem i może się okazać, że wyliczona podstawa do składek ZUS na urlopie wychowawczym będzie dla pełnego etatu niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę, obowiązujące w danym roku. Wówczas należy za tę podstawę przyjąć kwotę minimalnego wynagrodzenia, a nie wyliczoną średnią. Jak to wygląda w praktyce? Pokażmy to na przykładzie.

Przykład ustalenia podstawy składek ZUS na urlopie wychowawczym – składka emerytalna i rentowa

Pracownica pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem w kwocie 2400 zł. Rozpoczyna korzystanie z urlopu wychowawczego w sierpniu 2019 roku – zamierza wykorzystać go w pełnym wymiarze 35 przysługujących jej miesięcy (ten jeden pozostały miesiąc zostanie wykorzystany przez jej męża – zgodnie z art. 186 §2 kodeksu pracy wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy, a urlop wychowawczy jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia, natomiast zgodnie z art. 186 §4 kodeksu pracy każdemu z rodziców lub opiekunów dziecka przysługuje wyłączne prawo do jednego miesiąca urlopu wychowawczego z wymiaru urlopu, określonego w §2 i §3, a prawa tego nie można przenieść na drugiego z rodziców lub opiekunów dziecka).

W okresie od sierpnia do grudnia 2019 roku podstawą wymiaru składek ZUS na urlopie wychowawczym jest kwota 2400 zł – jest ona wyższa niż obowiązujące w 2019 roku minimalnego wynagrodzenia za pracę (wynoszące 2250 zł), a jednocześnie niższa niż 60% prognozowanego wynagrodzenia za 2019 rok, czyli kwoty 2859 zł (o tym jaka jest kwota prognozowanego wynagrodzenia na dany rok dowiesz się, wchodząc na stronę internetową Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wybierając zakładkę Składki). Od stycznia 2020 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 2600 zł, a więc wyliczona jako średnie wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających podstawa 2400 zł jest niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

W tym wypadku składki ZUS na urlopie wychowawczym w 2020 roku naliczane są od kwoty 2600 zł, a nie od 2400 zł. Jednocześnie ta podstawa składek ZUS na urlopie wychowawczym w 2020 roku jest niższa niż 60% prognozowanego wynagrodzenia obowiązującego w 2020 roku (czyli od kwoty 3136,20 zł). W 2021 roku minimalne wynagrodzenie ponownie wzrośnie, podobnie jak kwota prognozowanego wynagrodzenia, a więc podstawę do składek ZUS na urlopie wychowawczym trzeba będzie ustalić od nowa (oczywiście wzrośnie też pensja pracownicy – nie będzie to już 2400 zł, gdyż jest to mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę).

Inny przykład: pracownica pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem w kwocie 3500 zł brutto. Jest to więcej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, obowiązujące w 2019 roku. Korzysta z urlopu wychowawczego od maja 2019 roku. Składki ZUS na urlopie wychowawczym za okres od maja do grudnia 2019 roku zostaną naliczone nie od kwoty 3500 zł, ale od kwoty 2859 zł, gdyż tyle wynosi 60% prognozowanego na 2019 rok wynagrodzenia, a więc pracodawca podstawę składek na wychowawczym musi obniżyć. Podobnie w 2020 roku 60% prognozowanego wynagrodzenia to kwota 3136,20 zł, a więc również i w 2020 roku składki ZUS na urlopie wychowawczym zostaną naliczone od obniżonej z 3500 zł do 3136,20 zł podstawy. Jeśli okaże się, że w 2021 roku 60% prognozowanego wynagrodzenia wyniesie więcej niż 3500 zł, to składki ZUS na urlopie wychowawczym w 2021 roku będą naliczane od kwoty 3500 zł.

Jeszcze inny przykład: pracownica pracuje na pół etatu z wynagrodzeniem w kwocie 1500 zł. Rozpoczyna korzystanie z urlopu wychowawczego w lipcu 2019 roku. Gdybyśmy składki ZUS na urlopie wychowawczym naliczali od kwoty średniego wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających, czyli od kwoty 1500 zł, to zaniżylibyśmy je, wskazana kwota jest bowiem niższa niż ustawowe minimum podstawy składek na wychowawczym na niepełnym etacie (podstawa nie może być niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę). W 2019 roku składki ZUS na wychowawczym zostaną naliczone od kwoty 75% z 2250 zł, czyli od kwoty 1687,50 zł, z kolei za rok 2020 składki za czas urlopu wychowawczego będą naliczane od kwoty 75% z 2600 zł, czyli 1950 zł.

Jak widzisz, ustalenie podstawy składek ZUS na urlopie wychowawczym nie jest skomplikowane. Te podstawy wykazujesz na dokumencie ZUS RCA, który wysyłasz w kompletach rozliczeniowych.

Należy pamiętać o jednej istotnej rzeczy. Pracownica niekoniecznie musi rozpoczynać urlop wychowawczy z pierwszym dniem miesiąca. Ten urlop wychowawczy może się zacząć w trakcie miesiąca, np. 10 sierpnia. W takim wypadku za czas od 1 do 9 sierpnia pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim, urlopie wypoczynkowym (zgodnie z art. 163 §3 kodeksu pracy na wniosek pracownicy należy jej udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po macierzyńskim, a przed ewentualnym wychowawczym) czy po prostu pracuje. Z kolei na urlopie wychowawczym przebywa od 10 do 31 sierpnia (i kontynuuje go w miesiącach następnych). W takim wypadku podstawa do składki emerytalnej i rentowej za czas urlopu wychowawczego w sierpniu będzie naliczona od podstawy proporcjonalnie pomniejszonej. To proporcjonalne pomniejszenie odbywa się w taki sposób, że podstawę składek ZUS na urlopie wychowawczym dzieli się przez liczbę dni w miesiącu i mnoży przez liczbę dni urlopu wychowawczego w tym miesiącu. Dotyczy to oczywiście jedynie podstawy do składek emerytalnej i rentowej, podstawa do składki zdrowotnej jest zawsze taka sama, niezależnie od tego, czy urlop wychowawczy rozpoczyna się z pierwszym dniem miesiąca czy w trakcie miesiąca. Zgodnie bowiem z art. 79 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna.

Oczywiście pracodawca składek ZUS za czas urlopu wychowawczego nie uiszcza. Składki ZUS na urlopie wychowawczym finansowane są w całości ze środków budżetu państwa. Na dokumencie ZUS RCA stosowna informacja o źródle finansowania składek pojawia się.

Interesuje Cię ta tematyka? Więcej na temat składek ZUS oraz sporządzania i wysyłania dokumentów rozliczeniowych w naszym szkoleniu „Kurs online Obsługa programu PŁATNIK”.