Jak poprawić efektywność pracy? 7 skutecznych sposobów na większą wydajność

Jak poprawić efektywność pracy? To pytanie zadają sobie wszyscy, zarówno pracownicy, którzy chcą lepiej pracować, jak i pracodawcy, którzy oczekują od swojej załogi dużego zaangażowania. Efektywny pracownik jest cenny dla firmy, przekłada się na jej sukces. Osoba, która pracuje sumienie, czuje się dobrze sama ze sobą, wie, że dzięki je pracy firma się rozwija. Niestety, efektywność w pracy nie zawsze jest dobra. Wpływa na wiele czynników, zarówno złe nastawienie ludzi, jak i nieumiejętne zarządzanie, źle przygotowane stanowisko pracy czy nadmiar obowiązków. Warto poznać sposoby, które zwiększą motywacją do pracy, a tym samym pomogą osiągać lepsze wyniki.

Po co i jak poprawić efektywność pracy?

Aby zacząć pracować nad efektywnością w pracy, trzeba dowiedzieć się, co oznacza to pojęcie. Według definicji efektywność to produktywne wykorzystywanie przez pracowników udostępnionych mu zasobów, czasu oraz możliwości. Inaczej mówiąc, jest to stopień nakładu pracy włożonej w konkretne działanie i rezultat, jaki przynosi. Wskutek prawidłowego wykorzystywania dostępnych narzędzi, efektywność jest wyższa. Efektywność w pracy ma ogromny wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.

To od niej zależą wyniki finansowe, sprzedażowe, czasowe czy produkcyjne (pisaliśmy niedawno również: Prokrastynacja – jak przestać odkładać wszystko na później). Dzięki produktywności można usprawnić wszystkie procesy toczące się w firmie. Można ją podnieść na kilka sposobów, m.in. dzięki:

• wykonywaniu większą ilość pracy w tym samym czasie,
• wykonywaniu określonego zadanie w krótszym czasie,
• wykonywaniu takiej samej ilości pracy, ale z lepszą jakością.

Kluczem do sukcesu każdej firmy są produktywni pracownicy. Są to osoby, które wykonują swoje obowiązki starannie, z zaangażowaniem, w odpowiednim tempie. Warto pamiętać, że to, czy pracownik pracuje efektywnie, zależy od wielu czynników, m.in. metod zarządzania. Pracownik musi być odpowiednio zmotywowany, znać cel swojej pracy, czuć się szanowany. Bez tego nie można spodziewać się dobrych efektów pracy.

Jak poprawić efektywność pracy – skuteczne sposoby

Każdy, kto chce dobrze pracować, musi znaleźć swój sposób, mówiący, jak poprawić efektywność pracy. Nie ma jednej idealnej metody, na każdego może działać coś innego. Warto wprowadzić w życie wymienione zasady i przekonać się, czy zwiększają naszą produktywność. Może się okazać, że drobne zmiany przyniosę ogromne rezultaty.

1. Ustalenie hierarchii zadań – wielu pracowników wykonuje nic niewnoszące zadania, zamiast skupić się na tych naprawdę ważnych. Aby tego uniknąć, warto zaraz po przyjściu do pracy ustalić kolejność wykonywania obowiązków i wybrać te, które są najważniejsze. To właśnie te zadania należy wykonać w pierwszej kolejności i skoncentrować na nich cały swój wysiłek. Nie warto robić wszystkiego naraz, ponieważ wielozadaniowość spowalnia tempo pracy. Rano umysł się świeży, dlatego również z tego powodu nie warto zostawiać trudnych zadań na koniec dnia (pisaliśmy m.in. Zarządzanie czasem w pracy). 
2. Pozbycie się wszelkich rozpraszaczy uwagi – obecnie jest coraz więcej elementów, które rozpraszają i odrywają uwagę od obowiązków. Telefon, a w nim media społecznościowe, prywatna skrzynka mailowe, SMS, ciekawe filmy do obejrzenia – to wszystko kusi, odrywa myśli, utrudnia skupienie się na pracy. Aby sumiennie wykonywać swoje obowiązki, należy odłożyć wszystko, co rozprasza uwagę na bok. Prywatny telefon należy wyciszyć i schować do szuflady, warto również wyłączyć radio, bo wiadomości mogą przeszkadzać w skupieniu się i znacząco obniżać produktywność.
3. Prawidłowa organizacja czasu pracy – każdy pracownik powinien nauczyć się mądrego gospodarowania czasem, które pozwoli na efektywną pracę, bez konieczności zostawania po godzinach. Warto podzielić sobie dzień na poszczególne etapy, które będą poświęcone określonym zadaniom. Osoby, które pracują w biurach, mogą rano sprawdzać maile i odpowiadać na ważne wiadomości, w południe wykonywać telefony do klientów, a po południu ponownie sprawdzić skrzynkę mailową. Wiele osób nieustannie sprawdza, czy nie pojawiły się nowe wiadomości, a to odrywa od innych obowiązków (pisaliśmy również: Jak motywować pracowników). 
4. Odpowiednie środowisko pracy – aby praca była produktywna, należy zadbać o swoje miejsce do pracy. Niezależnie od tego, czy pracujemy w domu, czy w biurze, warto postarać się, aby otoczenie było przyjemne, czyste i zachęcało do pracy. Dobrze, jeżeli biurko oświetla światło naturalne, a jeżeli nie ma takiej możliwości, należy zadbać o oświetlenie, które dobrze je emituje. W pomieszczaniu powinna też panować odpowiednia temperatura. Optymalna to ok. 20-22 stopnie Celsjusza. Zbyt wysoka będzie powodować senność, za niska będzie odwracać uwagę od pracy. Warto regularnie otwierać okno, świeże powietrze pozwoli odświeżyć umysł. Niezbędnym elementem jest wygodne krzesło, dopasowane do wzrostu, zapewniające odpowiednią pozycję do pracy. Duży wpływ na efektywność w pracy ma również porządek na biurku. Bałagan, nadmiar dokumentów, papierki po jedzeniu – to wszystko utrudnia skupienie i obniża produktywność. Warto zadbać, aby w biurze były rośliny. Ich obecność nie tylko oczyszcza powietrze, zapewnia dobrą wilgotność, ale również pozwala się odprężyć. Zielony kolor działa relaksująco, pozytywnie działa na samopoczucie.

1. Przerwy w pracy – osoby, które szukają metod, jak poprawić efektywność pracy często zapominają o tym, jak ważny jest wypoczynek i regularne przerwy w pracy. Wiele osób, szczególnie młodych, chcą się wykazać i pracują przez wiele godzin, zapominając o przerwie, zostają po godzinach. Początkowo takie zachowanie może podobać się pracodawcy, ale z czasem przepracowany pracownik straci motywacje, a jego efektywność znacząco spadnie. Pracownik, który nie robi sobie przerw, może szybciej popełniać błędy, nie ma czasu rozładować napięcia i zebrać myśli. Przemęczenie i stres spowodują, że wydajność zacznie spadać, a to zwiastuje kłopoty.
2. Warto pamiętać o asertywności – zdarza się, że brak efektywności wiąże się z nieposiadaniem umiejętności odmawiania. Są osoby, które zgadzają się wykonywać obowiązki za innych, a tym samym nie są w stanie wyrobić się ze swoimi. Niestety, brak asertywności da się szybko zauważyć i wiele osób to wykorzystuje. Aby pracować efektywnie, trzeba umieć odmawiać, nie zgadzać się na wyręczanie innych. Oczywiście można pomóc, doradzić, ale nie należy od początku do końca wykonywać zadań, które należą do innych osób. 
3. Równowaga między życiem prywatnym i zawodowym – oprócz przerw w pracy, ważny jest również wypoczynek, w domowym zaciszu. Nie można ciągle żyć pracą, myśleć tylko o tym, co dzieje się w firmie, nieustannie sprawdzać służbowe maile. To na pewno nie wyjdzie na dobre, szybko pogorszy zdrowie fizyczne, może przyczynić się do pracoholizmu i prokrastynacji, czyli odkładania wszystkiego na potem. Każda osoba powinna mieć życie prywatne, któremu poświecą wolny czas. Warto znaleźć sobie jakieś hobby, które pomoże oderwać myśli od obowiązków i skupić się na czymś innym. 

Te zasady pomogą pomóc poprawić własną efektywność. Niestety, to nie zawsze wystarczy. Dużą rolę w tym procesie odgrywają menadżerowie i osoby, które zarządzają firmą. Ich obowiązkiem jest stworzenie takich warunków, aby każdy pracownik czuł się dowartościowany, nie miał ochoty uciekać do konkurencji. Jak to zrobić? Jak menadżerowie mogą poprawić efektywność pracy?

Jak menadżerowie mogą podnieść efektywność swojego zespołu?

Nad efektywnością w pracy trzeba pracować samodzielnie, ale dużą rolę odgrywa również kadra zarządzająca, która musi zadbać, aby pracownikom chciało się dobrze pracować. Umiejętnie zarządzanie kapitałem ludzkim pozwala osiągnąć sukces i pokonać konkurencje. Ważnym elementem jest motywowanie kadry. Każdy członek zespołu powinien być odpowiednio zmotywowany. Oprócz atrakcyjnego wynagrodzenia do pracy motywują benefity, premie, bilety do kina, karty na siłownie czy prezenty świąteczne dla dzieci. Ważne, aby elementy motywujące były indywidualnie dopasowane do każdej osoby.

Dla wielu osób dobrym sposobem na zwiększenie zaangażowania jest możliwość rozwoju zawodowego. Pracownicy, którzy mogą się szkolić, brać udział w konferencjach czy sympozjach pracują z większą motywacją i zaangażowaniem. Zmotywowani pracownicy są lojalni i zaangażowani, chętnie podejmują się nowych wyzwań. Kolejnym ważnym elementem podnoszącym efektywność jest dobra komunikacja. W pracy ważne jest szybkie, prawidłowe przekazywanie informacji, unikanie niedomówień.

Zasady powinny być jasno określone, każdy pracownik powinien wiedzieć, za co odpowiada, kto jest jego przełożonym.
Brak dobrej komunikacji zwiększa ryzyko powstawiania błędów, które mogą być bardzo kosztowne. Nie można zapomnieć o dobrej atmosferze w pracy. Już na początku tworzenia zespołu warto ustalić zasady, dzięki którym każdy będzie czuł się komfortowo. Relacje w firmie powinny być życzliwe, oparte na wzajemnej pomocy, dawaniu i otrzymywaniu fachowego wsparcia. Ważne, aby unikać plotek, a wszelkie nieporozumienia załatwiać w cztery oczu lub z pomocą przełożonego. Brak konfliktów i dobra atmosfera spowodują, że każdy będzie wykonywał sumiennie swoje obowiązki, a nie skupiał się nad rozwiązywaniem pojawiających się problemów. 

Ważnym sposobem, mówiących jak podnieść efektywność pracy jest kulturalne, pełne szacunku podejście do pracowników. Przełożeni każdego pracownika, niezalenie od tego, jakie stanowisku zajmuje, powinni traktować tak samo, z należytym szacunkiem. Tylko dobrze traktowana osoba będzie pracowała wydajnie, dbała o dobro szefa. Przełożeni powinni z kulturą zwracać się do pracowników, używać słów dziękuje, proszę, które świadczą o tym, że ich praca jest ważna, a oni sami są ważnym ogniwem dla firmy. Aby pracownicy mogli pracować efektywnie, muszą mieć zapewnione odpowiednie narzędzia do pracy. W zależności od zajmowanego stanowiska, musi to być ergonomiczne, wygodne biurko i krzesło, odpowiednie oświetlanie, nowoczesny sprzęt, pomagający wykonywać powierzone zadania.

Pomieszczenia, w których przebywają pracownicy, powinny być czyste, estetyczne, regularnie wietrzone. Ważne jest, aby praca odbywała się zgodnie z przepisami BHP, w dobrych warunkach mikroklimatycznych. Aby podwładni mogli efektywnie wykonywać swoją pracę, powinni mieć odpowiednio dopasowane zadania, pasujące do ich kwalifikacji i predyspozycji. Negatywny wpływ na efektywność ma nadmiar obowiązków. Wielu pracodawców nadmiernie obciąża załogę, ma nadzieję, że w ten sposób obniży koszty pracy. To jednak błędne myślenie, ponieważ nadmierne zlecanie obowiązków nie przynosi nic dobrego. Zadanie powinny być tak ustalone, aby ich wykonanie nie powodowało frustracji i lęku, związanego z obawą przed niewyrobieniem się w czasie.

Elastyczny grafik również ma wpływ na produktywność załogi. Ostanie lata pokazały, że równie wydajnie można pracować w biurze, jak i w domu. W miejscach, gdzie jest to możliwe, warto zapewnić taką możliwość. Pracownicy na pewno będą wdzięczni, a tym samym ich efektywność poszybuje (pisaliśmy: Zadaniowy czas pracy).

Jakie cechy ma efektywny pracownik?

Nad efektywnością trzeba pracować nieustannie, ale jest grupa osób, które mają cechy, ułatwiające skuteczną pracę. Efektywne wykonywanie obowiązków na pewno ułatwia duża wiedza i doświadczenie. Takich osób nie trzeba kontrolować, można powierzyć im wykonywanie obowiązków i mieć pewność, że sobie z nimi dobrze poradzą. Wydajnie pracują osoby, które są samodzielne, cechuje je odpowiedzialność, wiedzą, jak wyznaczać priorytety. Przydatne cechy dobrego pracownika to również sumienność, dokładność i staranność.

Takich osób nie trzeba pooprawiać, a dzięki temu nie traci się czasu na ponowne wykonywanie zadań. Efektywny pracownik powinien mieć również swoje zdanie, umieć dyskutować i przekonywać do swoich racji. Przyda się także umiejętność przyjmowania krytyki. Są również osoby, które trudno pracować efektywnie. Wynika to z ich charakteru, a także braku odpowiednich umiejętności. W przypadku, gdy pracodawca widzi, że pracownik pracuje mało efektywnie, powinien poinformować go o słabych efektach pracy i zaproponować jakieś konstruktywne rozwiązania. Może to być np. zmiana stanowiska, kurs umożliwiający nabycie nowych umiejętności czy obserwowanie bardziej doświadczonych kolegów (pisaliśmy: Szkolenia online dla pracowników).

Jakie czynniki obniżają efektywność w pracy?

Każdy człowiek ma lepsze i gorsze dni, dlatego efektywność nie zawsze jest taka sama. Wiele osób obserwuje spadek efektywności w okresie jesienno-zimowym, kiedy pogoda jest kapryśna, jest mało słońce, pojawiają się skoki ciśnienia. W takich warunkach pojawia się brak energii, zniechęcenie, niechęć do wykonywania obowiązków. Wakacje również nie sprzyjają efektywności. Głowę zaprzątają myśli o nadchodzącym wypoczynku, ciepłej plaży czy wycieczkach po górach. Duży wpływ na wydajność pracownika ma jego samopoczucie. Zmęczenie, ból głowy, kłopoty domowe powodują, że wykonywanie obowiązków zawodowych wymaga więcej wysiłku, a nie zawsze przynosi zadowalający efekt (pisaliśmy m.in. Stres w pracy biurowej).

Ważnym, często pomijanym czynnikiem wpływającym na efektywność, jest staż pracy. Osoby młode, które dopiero zaczynają zawodowe życie, są pełne energii, zapału do pracy. Chcą pokazać się z najlepszej strony, dlatego z zapałem wykonują wszystkie obowiązki. Jednak z czasem zapał do pracy maleje. Osoby, które pracują w jednej firmie 10-20 lat popadają w monotonię, dlatego ich efektywność jest często mniejsza niż młodszych kolegów. Efektywność obniża motywowanie negatywne, które jest stosowane przez wielu pracodawców. Przełożeni w nieodpowiedni sposób dyscyplinują pracowników, straszą odebraniem premii, otrzymaniem nagany, upokarzają pracownika na forum publicznym. To niedopuszczalne, przyczynia się do tego, że pracownik szybko traci chęć do pracy, czuje się zastraszony (pisaliśmy na naszym innym blogu: Wypalenie zawodowe).

Jak poprawić efektywność w pracy – popełniane błędy

Wielu pracodawców chce, aby zespół pracował efektownie, wprowadza w życie ważne zasady, ale nie przynoszą dobrych rezultatów. Wynika to z popełnianych błędów, które utrudniają sukces.  Główne, o których warto wspomnieć to:

• Brak widocznych efektów pracy – jeżeli działania nie przynoszą efektów, działają demotywująco na pracowników i powodują, że dalsze staranie się przestaje mieć sens. 
• Problem z przekazywaniem informacji – jeżeli w zespole nie ma sprawnej komunikacji, tworzy się zamieszanie. Ludzie nie wiedzą, za co są odpowiedzialnie, a to powoduje konflikty i zmniejsza efektywność pracy.
• Brak wiedzy o misji firmy – każdy pracownik powinien wiedzieć, jak cel ma firma, po co istnieje, jakie ma założenia. Taka wiedza bardzo poprawia zaangażowanie, każda osoba może czuć, że dokłada swoją cegiełkę do wspólnego sukcesu.
• Brak jasnych poleceń – efektywność pracy psuje brak jasnych poleceń i dokładnie określonych zadań. Gdy pracownik nie wie, co ma robić, może szybko stracić motywacje i chęć do pracy.
• Niedocenianie pracowników – docenianie i pochwały skutecznie podnoszą motywację i produktywność, sprawiają, że obowiązki są chętnej wykonywane (pisaliśmy m.in. Motywacja do pracy).
• Duże rotacje w zespole – zmiany w ekipie burzą porządek, sprawiają, że wiele spraw trzeba ustalać od nowa. Warto tak dobrać załogę, aby nie trzeba było przeprowadzać nowych rekrutacji.

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi na pytanie, jak poprawić efektywność w pracy. To proces złożony, który wymaga pracy od samych pracowników, jak i osób, które nimi zarządzają. Ważne, aby znać metody i stopniowo wprowadzać je w życie. Efektywność na pewno będzie rosła, a pracownicy z chęcią będą wykonywać swoje obowiązki.