Urlop wypoczynkowy 20 a 26 dni – kiedy pracownikowi należy się urlop uzupełniający i czy nalicza się go proporcjonalnie?

Co do zasady, zgodnie z przepisem art. 154 §1 kodeksu pracy przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 albo 26 dni za rok, przy czym ten wyższy wymiar 26 dni urlopu należy się pracownikom, którzy posiadają staż pracy (wraz z tzw. okresami zaliczalnymi – pracą za granicą, ukończoną szkołą wyższą, stażem dla bezrobotnych ze stypendium stażowym itp.) co najmniej 10 lat. Prawo do corocznego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego ma każdy pracownik, przy czym nie zawsze może z tego urlopu wypoczynkowego skorzystać od razu po zatrudnieniu. Jeśli pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy, to w roku kalendarzowym, w którym podejmuje to zatrudnienie, ma prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem miesiąca pracy.

Należy tu wyraźnie odróżnić dwie rzeczy – prawo do urlopu (czyli kiedy pracownik może z tego urlopu wypoczynkowego skorzystać) oraz prawo do wymiaru urlopu, który jest uzależniony od stażu pracy. Co ważne, ten staż pracy pracownik musi potwierdzić odpowiednimi dokumentami – świadectwami pracy z poprzednich zakładów pracy, dokumentami ubezpieczeniowymi itp.

Urlop wypoczynkowy uzupełniający w trakcie roku kalendarzowego

Wspomnieć należy jeszcze, że wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Te 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego należą się pracownikowi na pełnym etacie – jeśli pracuje on na pół etatu, wymiar ten obniża się proporcjonalnie do 10 albo 13 dni itp. Niepełny dzień urlopu przy jego udzielaniu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Może się okazać, że na etapie zatrudnienia pracownik nie dostarczy dokumentów, potwierdzających posiadanie przez niego dziesięcioletniego (albo dłuższego) stażu pracy, wraz z okresami zaliczalnymi. W takim wypadku nie można przyjąć ustnych oświadczeń pracownika, że on ma co prawda staż pracy dłuższy, ale np. świadectwa pracy zgubił i nie ma jak go udowodnić. Odpowiedni staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, pracownik ma obowiązek udokumentować. Leży to w jego interesie, powinien więc zadbać o dostarczenie pracodawcy stosownych dokumentów.

Jeśli na etapie zatrudnienia pracownik nie udokumentuje stażu pracy co najmniej 10 lat, pracodawca nalicza mu urlop wypoczynkowy z puli 20 należnych dni. Może się jednak okazać, że z dniem 1 stycznia danego roku pracownik nabył prawo do 20 dni urlopu, a w trakcie tego roku kalendarzowego osiągnie staż pracy (łącznie z okresami zaliczalnymi) 10 lat. Wielu pracodawców zastanawia się wówczas, czy te dodatkowe 6 dni urlopu należy się pracownikowi od razu, czy przelicza się je jakoś proporcjonalnie, a może należą się one dopiero od kolejnego roku?

Te dodatkowe 6 dni urlopu, po osiągnięciu przez pracownika 10 lat stażu pracy, przyznaje mu się od raz w całości. Nie nalicza się ich proporcjonalnie, ale pozostawia do dyspozycji pracownika od razu. Przykładowo jeśli w dniu 1 stycznia pracownik nabył prawo do 20 dni urlopu, bo nie miał jeszcze stażu pracy 10 lat, po czym w dniu 18 maja mija mu 10 lat stażu pracy wraz z okresami zaliczalnymi, to już w tym dniu nabywa on prawo do urlopu uzupełniającego w wymiarze 6 dni (łącznie ma w tym roku do wykorzystania 26 dni urlopu). Nie ma znaczenia, czy ten dodatkowy urlop wykorzysta, czy nie – pracownik ma do niego prawo, a jeśli go nie wykorzysta, przejdzie on na kolejny rok jako tzw. urlop zaległy, który pracownik co do zasady będzie musiał wykorzystać do końca września.

Może się w praktyce zdarzyć sytuacja, w której pracownik w danym roku wykorzysta już w całości należne mu 20 dni urlopu, po czym wnosi o udzielenie mu tych 6 dni niejako zaliczkowo, twierdząc, że w danej chwili co prawda stażu 10 lat pracy jeszcze nie posiada, ale za kilka miesięcy ten staż osiągnie. Czy pracodawca musi w takim wypadku udzielić tego urlopu uzupełniającego? Nie musi. Może to oczywiście zrobić, ale nie ma gwarancji, że pracownik będzie pozostawał w zatrudnieniu do dnia, w którym te 10 lat pracy by minęło. Z przepisu art. 158 wynika jasno, że pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Powołany przepis nie nakazuje pracodawcy udzielania tego urlopu uzupełniającego zaliczkowo, a pracownik może z niego skorzystać dopiero, gdy nabędzie do niego prawo, a więc w dniu, w którym osiągnie staż pracy 10 lat.