Urlop wypoczynkowy 20 a 26 dni – kiedy pracownikowi należy się urlop uzupełniający i czy nalicza się go proporcjonalnie?

Co do zasady, zgodnie z przepisem art. 154 §1 kodeksu pracy przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 albo 26 dni za rok, przy czym ten wyższy wymiar 26 dni urlopu należy się pracownikom, którzy posiadają staż pracy (wraz z tzw. okresami zaliczalnymi – pracą za granicą, ukończoną szkołą wyższą, stażem dla bezrobotnych ze stypendium stażowym itp.) co najmniej 10 lat.

Zobacz również na naszym kanale na YT: Kiedy 20 i kiedy 26 dni urlopu wypoczynkowego?

Prawo do corocznego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego ma każdy pracownik, przy czym nie zawsze może z tego urlopu wypoczynkowego skorzystać od razu po zatrudnieniu. Jeśli pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy, to w roku kalendarzowym, w którym podejmuje to zatrudnienie, ma prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem miesiąca pracy.

Należy tu wyraźnie odróżnić dwie rzeczy – prawo do urlopu (czyli kiedy pracownik może z tego urlopu wypoczynkowego skorzystać) oraz prawo do wymiaru urlopu, który jest uzależniony od stażu pracy. Co ważne, ten staż pracy pracownik musi potwierdzić odpowiednimi dokumentami – świadectwami pracy z poprzednich zakładów pracy, dokumentami ubezpieczeniowymi itp.

Urlop wypoczynkowy uzupełniający w trakcie roku kalendarzowego

Wspomnieć należy jeszcze, że wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Te 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego należą się pracownikowi na pełnym etacie – jeśli pracuje on na pół etatu, wymiar ten obniża się proporcjonalnie do 10 albo 13 dni itp. Niepełny dzień urlopu przy jego udzielaniu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Może się okazać, że na etapie zatrudnienia pracownik nie dostarczy dokumentów, potwierdzających posiadanie przez niego dziesięcioletniego (albo dłuższego) stażu pracy, wraz z okresami zaliczalnymi. W takim wypadku nie można przyjąć ustnych oświadczeń pracownika, że on ma co prawda staż pracy dłuższy, ale np. świadectwa pracy zgubił i nie ma jak go udowodnić. Odpowiedni staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, pracownik ma obowiązek udokumentować. Leży to w jego interesie, powinien więc zadbać o dostarczenie pracodawcy stosownych dokumentów.

Jeśli na etapie zatrudnienia pracownik nie udokumentuje stażu pracy co najmniej 10 lat, pracodawca nalicza mu urlop wypoczynkowy z puli 20 należnych dni. Może się jednak okazać, że z dniem 1 stycznia danego roku pracownik nabył prawo do 20 dni urlopu, a w trakcie tego roku kalendarzowego osiągnie staż pracy (łącznie z okresami zaliczalnymi) 10 lat. Wielu pracodawców zastanawia się wówczas, czy te dodatkowe 6 dni urlopu należy się pracownikowi od razu, czy przelicza się je jakoś proporcjonalnie, a może należą się one dopiero od kolejnego roku?

Te dodatkowe 6 dni urlopu, po osiągnięciu przez pracownika 10 lat stażu pracy, przyznaje mu się od raz w całości. Nie nalicza się ich proporcjonalnie, ale pozostawia do dyspozycji pracownika od razu. Przykładowo jeśli w dniu 1 stycznia pracownik nabył prawo do 20 dni urlopu, bo nie miał jeszcze stażu pracy 10 lat, po czym w dniu 18 maja mija mu 10 lat stażu pracy wraz z okresami zaliczalnymi, to już w tym dniu nabywa on prawo do urlopu uzupełniającego w wymiarze 6 dni (łącznie ma w tym roku do wykorzystania 26 dni urlopu). Nie ma znaczenia, czy ten dodatkowy urlop wykorzysta, czy nie – pracownik ma do niego prawo, a jeśli go nie wykorzysta, przejdzie on na kolejny rok jako tzw. urlop zaległy, który pracownik co do zasady będzie musiał wykorzystać do końca września.

Może się w praktyce zdarzyć sytuacja, w której pracownik w danym roku wykorzysta już w całości należne mu 20 dni urlopu, po czym wnosi o udzielenie mu tych 6 dni niejako zaliczkowo, twierdząc, że w danej chwili co prawda stażu 10 lat pracy jeszcze nie posiada, ale za kilka miesięcy ten staż osiągnie. Czy pracodawca musi w takim wypadku udzielić tego urlopu uzupełniającego? Nie musi.

Może to oczywiście zrobić, ale nie ma gwarancji, że pracownik będzie pozostawał w zatrudnieniu do dnia, w którym te 10 lat pracy by minęło. Z przepisu art. 158 wynika jasno, że pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Powołany przepis nie nakazuje pracodawcy udzielania tego urlopu uzupełniającego zaliczkowo, a pracownik może z niego skorzystać dopiero, gdy nabędzie do niego prawo, a więc w dniu, w którym osiągnie staż pracy 10 lat.