Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po dłuższej nieobecności w pracy – jak liczyć?

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy omówiliśmy kompleksowo w jednym z naszych artykułów tutaj: wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2020. W tym artykule omówimy, jak się liczy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po dłuższej nieobecności w pracy. To ważne o tyle, że jeśli pracownik ma zmienne składniki wynagrodzeń, to licząc wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy musimy uwzględniać te zmienne składniki z 3 (albo czasem nawet 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. A co, jeśli w ciągu tych 3 miesięcy pracownik był nieobecny w pracy np. z powodu choroby? Czy należy wówczas cofnąć się jeszcze o 3 kolejne miesiące wstecz, czy zmienne składniki wynagrodzenia w postawie wynagrodzenia urlopowego po prostu pominąć?

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po dłuższej nieobecności w pracy

Sposób liczenia wynagrodzenia urlopowego został przestawiony w tzw. rozporządzeniu urlopowym – rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Stosownie do §7 powołanego rozporządzenia składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Z kolei stosownie do §8 tego rozporządzenia składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7 (czyli stałych), uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W praktyce zatem, jeśli pracownik ma np. wynagrodzenie zasadnicze oraz premię regulaminową zmienną, a z urlopu wypoczynkowego korzysta we wrześniu, to ustalając wynagrodzenie urlopowe za wrzesień należy przyjąć do obliczeń wynagrodzenie zasadnicze za wrzesień oraz składniki zmienne wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających, a więc wypłacone w miesiącach czerwiec, lipiec i sierpień. Przepis jasno wskazuje, że chodzi o składniki wypłacone, a nie te, do których pracownik nabył prawo. To istotne, bowiem jeśli wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc ma miejsce nie ostatniego dnia miesiąca, ale do 10 dnia następnego miesiąca, to składnikami zmiennymi wypłaconymi w okresie od czerwca do sierpnia będą składniki, do których pracownik nabył prawo od maja do lipca (premia majowa wypłacona 10 czerwca, premia czerwcowa wypłacona 10 lipca i premia lipcowa wypłacona 10 sierpnia).

Może się jednak okazać, że w ciągu tych 3 miesięcy pracownik był nieobecny w pracy, np. z powodu choroby. Co więcej, może się okazać, że pracownica po porodzie korzystała z urlopu macierzyńskiego, następnie rodzicielskiego, a po powrocie z rodzicielskiego rozpoczyna korzystanie z zaległego urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji jej nieobecność w pracy mogła trwać nawet ponad 1 rok. Jak wówczas policzyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po długotrwałej nieobecności? Problemu nie ma, jeśli pracownica wynagradzana jest jedynie wynagrodzeniem zasadniczym. Wówczas nie ma nawet potrzeby wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego. Co do zasady bowiem korzystając z urlopu wypoczynkowego pracownik nie może stracić na wynagrodzeniu. Jeśli ma on jedynie pensję zasadniczą i wyłącznie stałe składniki wynagrodzenia, np. dodatek funkcyjny stały i żadnych zmiennych składników wynagrodzeń, to nie ma znaczenia, czy on w danym miesiącu korzysta z urlopu wypoczynkowego, czy nie – za ten miesiąc dostanie on dokładnie tyle, ile by zarobił, gdyby nie korzystał z urlopu wypoczynkowego, a przepracował pełny miesiąc. Inaczej jednak sytuacja wygląda, gdy pracownik ma również zmienne składniki wynagrodzeń.

Jeśli pracownik ma prawo do zmiennych składników wynagrodzenia – premii, prowizji itp., a w okresie poprzedzającym miesiąc rozpoczęcia urlopu był nieobecny w pracy przed dłuższy czas, to ustalając jego wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników należy się cofnąć do 3 miesięcy poprzedzających tę długotrwałą nieobecność. Gdy jednak pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego, poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do urlopu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny bądź pełne miesiące kalendarzowe – przy ustalaniu tej podstawy należy uwzględniać te składniki z najbliższych miesięcy, za które to wynagrodzenie przysługiwało.

Przykładowo, jeśli pracownik ma prawo do pensji zasadniczej oraz premii zmiennej, przebywał na zwolnieniu lekarskim od 10 marca do 31 lipca, a w sierpniu korzysta z urlopu wypoczynkowego, to ustalając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze zmiennych składników należy cofnąć się do miesięcy od stycznia do marca. Jak to wygląda w praktyce, pokażmy na konkretnym przykładzie.

Pracownica pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem w kwocie 3000 zł brutto oraz premią zmienną, uzależnioną od wyników pracy. W okresie od 10 marca do 31 lipca 2020 roku pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym zwolnieniem lekarskim jej premia za marzec została pomniejszona i wyniosła 100 zł, za okres od kwietnia do lipca premii nie otrzymała w ogóle, wobec długotrwałej choroby i nieprzepracowania ani jednego dnia w miesiącu. Jej premia za styczeń 2020 wyniosła 510 zł, a za luty 2020 wyniosła 420 zł. Po powrocie z długotrwałego zwolnienia lekarskiego pracodawca wysłał pracownicę na badania kontrolne (są one wymagane, jeśli choroba trwa nieprzerwanie ponad 30 dni), a następnie od 17 do 21 sierpnia pracownica przebywała na urlopie wypoczynkowym (50 dni, czyli 40 godzin urlopu). Ponieważ 15 sierpnia – święto wolne od pracy – przypada w sobotę, pracodawca oddał pracownikom dzień wolny w dniu 31 sierpnia. Oznacza to, że w sierpniu 2020 pracownica ma do przepracowania 20 dni roboczych, czyli 160 godzin, a przepracowała oczywiście mniej, ze względu na ten urlop wypoczynkowy. W związku z tym jej premia za sierpień wyniosła 150 zł.

Policzmy najpierw należne jej wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:

3000 zł – 3000 zł / 160 (godzin do przepracowania w sierpniu 2020) * 40 (godzin nieobecności urlopowej) = 2250 zł

Teraz wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych. W styczniu 2020 pracownica przepracowała 168 godzin, w lutym 2020 roku przepracowała 160 godzin, z kolei w marcu przepracowała 6 dni po 8 godzin, czyli 48 godzin, a następnie poszła na zwolnienie lekarskie. Licząc wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych należy zsumować te składniki zmienne wypłacone w okresie, który bierzemy do ustalenia podstawy (w naszym przypadku miesiące od stycznia 2020 do marca 2020). Suma tych składników zmiennych w naszym przypadku wynosi: 510 zł (styczeń) + 420 zł (luty) + 100 zł (marzec) = 1030 zł. W następnym kroku liczenia wynagrodzenia urlopowego po długotrwałej chorobie należy sumę składników zmiennych podzielić przez liczbę przepracowanych w tym okresie godzin. W okresie od stycznia 2020 do marca 2020 pracownica przepracowała: 168 + 160 + 48 = 376 godzin.

Wartość jednej godziny urlopowej od składników zmiennych: 1030 zł / 376 zł = 2,74 zł

Z kolei wartość godziny urlopowej od składników stałych wyniesie: 3000 zł (pensja zasadnicza za sierpień 2020) / 160 (godzin do przepracowania w sierpniu) = 18,75 zł

Łącznie zatem wartość jednej godziny urlopowej wyniesie: 2,74 zł ze składników zmiennych + 18,75 zł ze składników stałych = 21,49 zł

Mamy już zatem wszystko, aby ustalić jej wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy za sierpień. Wyniesie ono:

21,49 zł * 48 (godzin urlopu) = 1031,52 zł

W sumie zatem za sierpień 2020 pracownica otrzyma 2250 zł tytułem wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, 1031,52 zł tytułem wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy po długotrwałej nieobecności oraz 150 zł tytułem premii.

Jak widzisz, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po długotrwałej nieobecności liczy się tak, jak „zwykłe” wynagrodzeni urlopowe. Należy jedynie pamiętać, aby cofnąć się do miesięcy, w których pracownik przepracował przynajmniej część miesiąca oraz otrzymał jakiś zmienny składnik wynagrodzenia.

Jeśli interesuje Cię ta tematyka – rozliczanie wynagrodzeń urlopowych, czy w ogóle wynagrodzeń pracowników, zapraszamy do udziału w naszym szkoleniu online, dotyczącym właśnie wynagrodzeń. Pełny opis szkolenia znajdziesz tutaj: kurs płac online.