Zatrudnienie w trakcie roku a urlop wypoczynkowy

Zatrudnienie w trakcie roku (np. zawarcie umowy o pracę z dniem 1 kwietnia) ma wpływ na urlopowe uprawnienia pracownicze u nowego pracodawcy w tym roku, w którym doszło do nawiązania stosunku pracy. W dużym skrócie na początek – pracownik ma prawo do 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok. Te 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego należy się za cały rok kalendarzowy. Jeśli zatem pracownik nie pozostaje w zatrudnieniu na dzień 1 stycznia u tego danego pracodawcy, a podejmuje u niego zatrudnienie w trakcie roku, to u tego nowego pracodawcy nie będzie już mieć 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego, ale odpowiednio mniej (a w niektórych wypadkach nawet w ogóle nie będzie miał urlopu).

Prawo pracownika zatrudnionego w trakcie roku do urlopu wypoczynkowego oraz wymiar tego urlopu należy rozpatrywać z dwóch punktów widzenia. Przede wszystkim zatrudnienie w trakcie roku może być pierwszym w życiu zatrudnieniem pracownika na etacie, a wówczas prawo do urlopu wypoczynkowego nabywa on dopiero z upływem miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 tego, co by mu przysługiwało po przepracowaniu roku. Po drugie może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik pracuje już kilka lat czy dłużej, kończy zatrudnienie w trakcie roku u pracodawcy X, a następnie jeszcze w tym samym roku podejmuje zatrudnienie u pracodawcy Y.

Tego drugiego pracownika nie obowiązuje miesiąc „karencji”, ponieważ zmiana pracodawcy w trakcie roku ma w jego przypadku miejsce nie w roku debiutu zawodowego, ale w latach kolejnych. Stąd też pracownik ten prawo do urlopu nabywa od razu po zatrudnieniu. Tyle, że w odpowiednio obniżonym wymiarze (dopiero od 1 stycznia kolejnego roku będzie on miał prawo do urlopu w nowym pełnym wymiarze, o ile oczywiście przepracuje cały kolejny rok).

Zatrudnienie w trakcie roku – podjęcie zatrudnienia po raz pierwszy w życiu

Rozważmy najpierw pierwszy przypadek. Pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy w życiu w dniu 1 czerwca 2020. Stosownie do przepisu art. 153 §1 kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Oznacza to, że aby mógł w ogóle skorzystać z urlopu wypoczynkowego, musi upłynąć miesiąc.

Przepisy kodeksu pracy nie wskazują, jak liczyć ten upływ miesiąca, w praktyce zatem należy uznać, że upływ miesiąca pracy następuje z dniem 30 czerwca 2020 i z tym dniem pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu. Jednocześnie to zatrudnienie w trakcie roku nie ma wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego należnego w tym roku, gdyż w tym roku 2020 pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 20 dni (albo 26, jeśli na rok od dnia zatrudnienia, czyli po tzw. roku dopisanym będzie miał prawo do 26 dni urlopu ze względu na staż pracy wraz z okresami zaliczalnymi co najmniej 10 lat).

W praktyce zatem w tym roku 2020 pracownik nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy. Z kolei z dniem 1 stycznia 2021 roku nabywa prawo do urlopu kolejnego, od razu w pełnym wymiarze.

Nieco inaczej sytuacja wygląda, gdy to zatrudnienie w trakcie roku nie jest pierwszym w życiu zatrudnieniem pracownika, a pracownik np. zmienia w trakcie roku pracodawcę. Przykładowo pracuje na etacie w firmie X do dnia 31 maja 2020, a od 1 czerwca 2020 podejmuje zatrudnienie w firmie Y. Załóżmy, że w firmie X pracuje od roku 2018. Ten rok 2020 nie jest zatem pierwszym rokiem jego zatrudnienia, co oznacza, że w firmie X prawo do urlopu wypoczynkowego kolejnego pracownik nabył z dniem 1 stycznia 2020.

W praktyce zatem pracownik z dniem 1 stycznia 2020 nabył w firmie X prawo do 20 albo 26 dni urlopu już z góry. Należy tu jednak mieć na względzie przepis art. 155(1) §1 kodeksu pracy, zgodnie z którym w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

1) u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;

2) u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

1. a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
2. b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, przy czym pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z § 1 pkt 1, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli pracownik w firmie X nabył prawo do urlopu kolejnego z dniem 1 stycznia 2020 w wymiarze 20 albo 26 dni, ale w trakcie roku kończy się jego zatrudnienie w firmie X, to w tej firmie X pracodawca naliczy pracownikowi urlop proporcjonalnie do czasu trwania zatrudnienia. Przykładowo zatem, jeśli jego stosunek pracy w firmie X kończy się w dniu 31 maja 2020, to pracodawca X naliczy mu urlop wypoczynkowy w wymiarze 5/12 z 20 albo 26 dni, co po zaokrągleniu da odpowiednio 9 dni albo 11 dni.

Oczywiście może się zdarzyć, że pracownik w firmie X wykorzysta już w całości urlop należny za 2020 rok – może się okazać, że nie wiadomo było z góry, że z dniem 31 maja 2020 zakończy się jego zatrudnienie, a pracownik w całości urlop wypoczynkowy wykorzystał do kwietnia. W takiej sytuacji zatrudnienie w trakcie roku w firmie Y skutkować będzie tym, że w firmie Y pracownik już w 2020 roku z urlopu wypoczynkowego nie skorzysta, bowiem te 20 czy 26 dni urlopu wypoczynkowego należy mu się za cały rok, bez względu na to, u ilu pracodawców „po drodze” będzie w tym roku pracował, a informacja o ilości wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego znajduje się w świadectwie pracy.

Do zapamiętania – jeśli pracownik przed ustaniem stosunku pracy w trakcie roku wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze wyższym niż naliczony proporcjonalnie do czasu trwania zatrudnienia, u nowego pracodawcy będzie mu przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze odpowiednio niższym. Nie może on bowiem wykorzystać więcej niż te należne 20 albo 26 dni urlopu, z zastrzeżeniem prawa do urlopu dodatkowego, np. 10 dni urlopu dla pracowników niepełnosprawnych.

Gdyby okazało się, że w okresie od stycznia do końca maja pracownik wykorzysta w firmie X np. 16 dni urlopu, czyli więcej niż licząc proporcjonalnie należy mu się do końca maja, to jeśli podejmie on zatrudnienie w trakcie roku w firmie Y, np. od 1 czerwca 2020, to i tak w firmie Y jego należny wymiar urlopu zostanie pomniejszony. Licząc proporcjonalnie od dnia zatrudnienia do końca roku miałby on prawo do 7/12 z 20 albo 26 dni, co daje po zaokrągleniu odpowiednio 12 albo 16 dni, ale skoro w poprzednim zatrudnieniu w tym roku wykorzystał już 16 dni, to w nowym zatrudnieniu pozostaje mu do wykorzystania jedynie 4 albo 10 dni.

Podobna sytuacja – pracownik pracował na etacie w przeszłości, następnie miał przerwę w zatrudnieniu i w dniu 10 kwietnia 2020 podejmuje zatrudnienie w firmie X. Wcześniej w tym 2020 roku nigdzie nie pracował. W roku 2020 nabędzie on zatem prawo do urlopu w wymiarze 8/12 z 20 albo 26 dni, co daje odpowiednio 14 albo 18 dni, należnych do wykorzystania w 2020 roku (zakładając oczywiście, że pracownik „dopracuje” do końca 2020 roku w tej firmie).

Powyższa zasada dotyczy również oczywiście pracowników niepełnoetatowych, przy czym dla nich najpierw ustala się wymiar należny za cały rok proporcjonalnie do etatu, a dopiero potem wymiar należny za okres przepracowany w danym roku. Przykładowo – pracownik pracuje na 1/2 etatu w firmie X. Ma łączny staż pracy z okresami zaliczalnymi 5 lat. W dniu 1 stycznia 2020 nabył prawo do urlopu w wymiarze 1/2 z 20, czyli do 10 dni.

Pracownik ten rozwiązał następnie stosunek pracy za porozumieniem stron z dniem 30 kwietnia. Za rok 2020 ma on zatem w firmie X prawo do urlopu 4/12 z 10 dni, co daje po zaokrągleniu 4 dni urlopu wypoczynkowego. Jeśli podejmie on zatrudnienie w tym roku u kolejnego pracodawcy, ten kolejny pracodawca naliczy pracownikowi urlop wypoczynkowy proporcjonalnie od dnia zatrudnienia, a nie od początku roku.