Niedogodziny w pracy – niedopracowanie godzin pracy a wynagrodzenie

Niedopracowanie godzin pracy w miesiącu albo w okresie rozliczeniowym zdarza się w każdej firmie. Czasem pracownik po prostu nie przyszedł do pracy i ma nieobecność nieusprawiedliwioną, czasem pracodawca źle ułożył grafik czy oddał wolne za nadgodziny albo odesłał pracowników do domu, bo chwilowo nie było da nich pracy. W ewidencji czasu pracy godzin jest mniej, ale z punktu widzenia wynagrodzenia te sytuacje należy traktować odmiennie. Wszystko zależy od tego, po czyjej stronie leży przyczyna niedopracowania godzin w miesiącu czy okresie rozliczeniowym.

Pokażemy zaraz na konkretnych przykładach, natomiast co to są niedogodziny w pracy. „Niedogodziny”, nazywane też niedoczasem albo niedopracowaniem normy, to potoczna nazwa sytuacji, w której pracownik przepracował mniej godzin, niż wynosi jego wymiar czasu pracy. Pojęcie to nie jest regulowane przepisami prawa pracy.

Kodeks pracy mówi o normach czasu pracy, czyli 8 godzinach na dobę i przeciętnie 40 godzinach w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 129 § 1 KP – zakładając normy podstawowe, mogą one być obniżone do 7 godzin w przypadku pracowników z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności czy dla personelu medycznego), oraz o wymiarze czasu pracy w okresie rozliczeniowym, który ustala się według reguły z art. 130 Kodeksu pracy.

Przykład: w listopadzie 2026 r. wymiar dla pełnego etatu to 160 godzin (20 dni roboczych, bo 11 listopada wypada w środę). Pracownik, który przepracował 144 godziny, ma 16 godzin niedogodzin. Czy dostanie przez to mniej pieniędzy, zależy wyłącznie od tego, z jakiego powodu tych godzin nie przepracował. Jak ustalić wymiar dla osoby na części etatu, piszemy w osobnym wpisie: czas pracy pracownika na niepełnym etacie.

Kiedy pracodawca może obniżyć wynagrodzenie za niedogodziny – zestawienie

Pracownik nie wypracował nominału z własnej winy: nieobecność nieusprawiedliwiona

To akurat najprostsza sytuacja. Wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy tylko wtedy, gdy przepis tak stanowi (art. 80 Kodeksu pracy). Przykładowo za czas choroby i zwolnienia lekarskiego należy się wynagrodzenie chorobowe (art. 92 Kodeksu pracy), za urlop wynagrodzenie urlopowe (art. 172 Kodeksu pracy), ale żaden przepis nie mówi nic o wynagrodzeniu za nieobecność nieusprawiedliwioną.

Nieobecność usprawiedliwiona obniża wymiar czasu pracy do przepracowania o tyle godzin, ile pracownik miał zaplanowane w tym czasie (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Nieobecność nieusprawiedliwiona wymiaru nie obniża. Godziny „wiszą” więc w rozliczeniu jako niedopracowane i pracodawca potrąca za nie wynagrodzenie.

Przy stawce wynagrodzenia miesięcznej robi się to według § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. W skrócie: miesięczną pensję dzieli się przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu, wynik mnoży przez liczbę godzin nieobecności i odejmuje od wynagrodzenia w stawce miesięcznej należnego za cały miesiąc.

Pracownik dostanie mniej niż płaca minimalna i będzie to zgodne z prawem. Minimalne wynagrodzenie gwarantowane jest za przepracowanie pełnego miesięcznego wymiaru czasu pracy. Jeśli część miesiąca „przepadła” z winy pracownika, gwarancja wynagrodzenia minimalnego dotyczy tylko tego czasu, który pracownik faktycznie przepracował.

U pracownika ze stawką godzinową jest jeszcze łatwiej: dostaje wynagrodzenie za godziny przepracowane, a za godziny NN nie dostaje oczywiście nic. O tym, kiedy nieobecność nieusprawiedliwiona może skończyć się zwolnieniem, piszemy tutaj: nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a dyscyplinarka, a o jej wpływie na urlop we wpisie nieobecność nieusprawiedliwiona a urlop wypoczynkowy.

Wyjście prywatne i jego odpracowanie

Pracownik może na swój wniosek otrzymać zwolnienie od pracy, żeby załatwić sprawy prywatne. Jeśli ten czas odpracuje, odpracowanie nie jest pracą w nadgodzinach (art. 151 § 2 kodeksu pracy), nie ma to też wpływu na wynagrodzenie. Jeśli wyjścia prywatnego nie odpracuje, pracodawca potrąca wynagrodzenie za czas wyjścia, tak jak w przykładzie wyżej. Pisaliśmy: wyjścia prywatne w godzinach pracy a wynagrodzenie.

Nadgodziny a niedopracowanie: jak to rozliczyć

Może się zdarzyć, że w jednym miesiącu pracownik ma i nadgodziny i nieobecność nieusprawiedliwioną. Nie można tego jednak bilansować. Nadgodziny to praca ponad dobową normę 8 godzin albo ponad przeciętną tygodniową normę 40 godzin (z zastrzeżeniem przedłużonego wymiaru dobowego w równoważnym systemie czasu pracy czy odpracowania wyjścia prywatnego).

Skoro nadgodziny wystąpiły, trzeba je formalnie rozliczyć, czyli zapłacić za nie z dodatkiem albo oddać czas wolny. W rezultacie pracownik może w tym samym miesiącu mieć wypłacone nadgodziny z dodatkiem i jednocześnie potrącone wynagrodzenie za dzień NN.

Wolne za nadgodziny a niższa liczba godzin

Druga typowa sytuacja: pracownik przepracował mniej godzin, bo dostał czas wolny za nadgodziny. Tak się może zdarzyć, jeśli oddawanie czasu wolnego za nadgodziny odbywa się z inicjatywy pracodawcy. Z punktu widzenia przepisów Kodeksu pracy wygląda to tak:

• Wolne z inicjatywy pracodawcy. Pracownik nie składa wniosku o wolne za nadgodziny, a pracodawca sam wyznacza dni, w których pracownik odbierze te nadgodziny. Musi oddać czas wolny o połowę dłuższy niż wynosiły nadgodziny (za 1 godzinę nadliczbową 1,5 godziny wolnego), najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. Nie może to obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 151² § 2 Kodeksu pracy). Przykład: w październiku 2026 r. wymiar to 176 godzin. Pracownik ma 14 nadgodzin, a pracodawca oddaje mu za nie 21 godzin wolnego w tym samym miesiącu. Przepracował 176 + 14 − 21 = 169 godzin, a pensję dostaje oczywiście w pełnej wysokości.
• Wolne na wniosek pracownika. Za każdą nadgodzinę jest 1 godzina wolnego (art. 151² § 1 Kodeksu pracy). Jeśli pracownik odbiera wolne w tym samym miesiącu, czas pracy się bilansuje i pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie za ten miesiąc.

Problem pojawia się, gdy pracownik na swój wniosek odbiera wolne w innym miesiącu niż ten, w którym wystąpiły nadgodziny. Jeśli oddaje się za nadgodziny czas wolny, pracodawca nie płaci dodatku za nadgodziny, ale normalne wynagrodzenie za te godziny wypłaca się w miesiącu, w którym wystąpiły.

Przeważa tu pogląd, że skoro zakaz obniżania pensji z art. 151² § 2 Kodeksu pracy dotyczy tylko wolnego za nadgodziny udzielonego z inicjatywy pracodawcy, to w miesiącu odbioru wolnego na wniosek pracownika pensję liczy się za czas faktycznie przepracowany. Stąd w praktyce, aby uniknąć sporów i korekt na listach płac, najłatwiej, jeśli oczywiście się da uzgodnić odbiór wolnego w tym samym miesiącu co wystąpiły nadgodziny.

Dzień wolny za pracę w sobotę, niedzielę lub święto

Podobnie może być z dniem wolnym za pracę w dniu wolnym. Jeśli pracownik pracował w sobotę wolną z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, pracodawca oddaje mu cały dzień wolny, nawet jeśli w tę sobotę pracował tylko 2 godziny. Robi to do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ Kodeksu pracy).

Przy dłuższym okresie rozliczeniowym, np. od października do stycznia, dzień wolny można oddać w innym miesiącu, np. w listopadzie. W listopadzie pracownik przepracuje wtedy 152 godziny zamiast 160, a mimo to dostanie normalne pełne wynagrodzenie.

Za pracę w niedzielę pracodawca oddaje inny dzień wolny w ciągu 6 dni przed albo po takiej niedzieli, a jeśli to niemożliwe, do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto oddaje inny dzień wolny w okresie rozliczeniowym (art. 151¹¹ § 1 Kodeksu pracy). Taki dzień wolny też nie obniża wynagrodzenia. Więcej przeczytasz we wpisach czy można zmusić pracownika do pracy w sobotę i dzień wolny za święto w sobotę.

Niedopracowanie godzin w okresie rozliczeniowym

Czas pracy rozlicza się w okresie rozliczeniowym. Może on trwać miesiąc, dwa, trzy albo cztery miesiące, a w uzasadnionych przypadkach nawet do 12 miesięcy (art. 129 Kodeksu pracy). W pracy w ruchu ciągłym okres rozliczeniowy liczy się w tygodniach. Przy okresie dłuższym niż miesiąc pracodawca może w harmonogramie rozłożyć godziny nierówno: w jednym miesiącu zaplanować mniej, w drugim więcej. Liczy się wtedy wymiar dla całego okresu, a nie dla pojedynczego miesiąca. 

Oczywiście przy takim nierównym planowaniu godzin pracodawca musi pamiętać o zapewnieniu pracownikowi odpowiedniej liczby dni wolnych, odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Pracownik z pensją miesięczną dostaje w takim układzie co miesiąc tę samą kwotę, także w miesiącu, w którym grafik przewiduje mniej godzin. Rozliczenie wygląda tak:

• nadgodziny dobowe rozlicza się w miesiącu, w którym wystąpiły. Do terminu wypłaty za ten miesiąc pracodawca musi je zapłacić albo ustalić z pracownikiem odbiór wolnego,
• nadgodziny średniotygodniowe ustala się dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego,
• jeśli na koniec okresu pracownik przepracował mniej godzin niż wymiar, bo tak zaplanował pracodawca, pensja się nie zmienia. Brakujących godzin nie przenosi się do odpracowania w następnym okresie.

Rozliczając czas pracy i planując wolne, trzeba pilnować, żeby niedogodziny nie skutkowały obniżeniem wynagrodzenia. Pracodawca nie ma do tego podstaw. Pisaliśmy trochę: jak planować czas pracy.

Niedogodziny z winy pracodawcy a wynagrodzenie

Teraz sytuacja odwrotna: pracownik nie wypracował wymiaru, ale nie z własnej winy. Pracodawca ma obowiązek organizować pracę tak, żeby czas pracy pracownika był w pełni wykorzystany (art. 94 pkt 2 Kodeksu pracy) i jeśli zrobił to wadliwie, nie może przerzucić skutków na pracowników.

To samo dotyczy przestoju. Harmonogram pracy może być ułożony prawidłowo, na pełny wymiar w okresie rozliczeniowym, ale z przyczyn zewnętrznych (np. awaria) pracownicy i tak nie wykonują pracy. Jeśli pracownik był gotów do wykonywania pracy, ale nie mógł jej wykonywać z przyczyn dotyczących pracodawcy, należy mu się wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (przestojowe).

Jeśli takiego składnika nie wyodrębniono, dostaje 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku nie mniej niż płaca minimalna (art. 81 § 1 Kodeksu pracy). Przy stałej pensji miesięcznej oznacza to w praktyce pełną pensję mimo mniejszej liczby godzin.

Uwaga – nie może być tak, że np. pracodawca nie ogłosił przestoju ani nie zmienił organizacji pracy, a za miesiąc z niedogodzinami wypłacił wszystkim pracownikom pensję minimalną, choć ich normalne pensje z umowy były wyższe. Jest to absolutnie zabronione i pracodawca nie może się tu tłumaczyć niedogodzinami.

Pracodawca może ogłosić przestój, porozumieć się z pracownikami co do obniżenia wymiaru etatu albo wypowiedzieć warunki płacy, ale nie może sam obniżyć wynagrodzenia tylko dlatego, że pracownicy z niezależnych od nich przyczyn nie wypracowali wymiaru. Jeśli mimo wszystko pracodawca obniżył wynagrodzenie bezpodstawnie, musi wypłacić wyrównanie.

Jedna uwaga jeszcze. Zaplanowanie mniejszej liczby godzin niż wymiar w miesiącu czy okresie rozliczeniowym samo w sobie nie jest oczywiście wykroczeniem, o ile nie obniża wynagrodzenia. Przepisy wyznaczają górne granice planowania czasu pracy, a nie dolne.

Czy trzeba odrabiać niedogodziny? Czy pracodawca może zabrać urlop?

• Niedogodzin z winy pracodawcy się nie odrabia. Pracownik nie musi pracować dłużej w kolejnym okresie rozliczeniowym. Godziny ponad normy w następnym okresie byłyby wówczas nadgodzinami.
• Pracodawca nie może zabrać urlopu za niewypracowane godziny. Urlopu wypoczynkowego nie zamienia się na brakujące godziny. Udziela się go według planu urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem na dni robocze pracownika.
• Odpracować można tylko wyjście prywatne udzielone na pisemny wniosek pracownika (art. 151 § 2 Kodeksu pracy).

Pracodawca obniżył pensję za niedogodziny. Co zrobić?

Przepisy tego nie precyzują. Wystarczy jednakże pismo do pracodawcy z prośbą o wyjaśnienie potrącenia i wypłatę wyrównania, z podaniem miesiąca i liczby godzin, o które obniżono pensję. Jeśli to nie pomoże, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić do sądu pracy. Roszczenia o wynagrodzenie przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Najczęstsze pytania o niedogodziny

Co jeśli nie wyrobię etatu?

Jeśli nie przepracowałeś pełnego wymiaru, bo pracodawca zaplanował Ci mniej godzin, oddał wolne za nadgodziny albo wysłał Cię do domu, pensja nie może być niższa. Obniżenie jest możliwe tylko za czas, gdy nie było Cię w pracy bez usprawiedliwienia albo wyszedłeś prywatnie i nie odpracowałeś wyjścia.

Czy pracodawca może obniżyć pensję za niedogodziny?

Tylko wtedy, gdy niedogodziny wynikają z winy pracownika, czyli z nieobecności nieusprawiedliwionej albo nieodpracowanego wyjścia prywatnego. Przy niedogodzinach z przyczyn dotyczących pracodawcy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 81 § 1 Kodeksu pracy).

Niedopracowane godziny a stawka godzinowa: co się należy?

Pracownik ze stawką godzinową dostaje wynagrodzenie za godziny przepracowane. Za godziny nieobecności nieusprawiedliwionej nie dostaje nic. Jeśli jednak pracy zabrakło z przyczyn dotyczących pracodawcy, a pracownik był gotów ją wykonywać, za te godziny należy mu się wynagrodzenie według stawki z art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Przy pełnym etacie łączna kwota za miesiąc przepracowany zgodnie z grafikiem nie może być niższa od płacy minimalnej.

Czy niedogodziny przechodzą na następny okres rozliczeniowy?

Nie. Wymiar czasu pracy rozlicza się w ramach jednego okresu rozliczeniowego. Brakujących godzin nie przenosi się na kolejny okres.

Czy przy niedogodzinach należy się płaca minimalna?

Przy niedogodzinach z winy pracodawcy tak: pracownik na pełnym etacie zachowuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, czyli 4806 zł brutto w 2026 roku (4950 zł w 2027 roku). Przy nieobecności nieusprawiedliwionej pensja może być niższa od płacy minimalnej, bo gwarancja pensji minimalnej w pełnej wysokości dotyczy przepracowania pełnego wymiaru czasu pracy.

Czy nieobecność nieusprawiedliwiona obniża wymiar czasu pracy?

Nie. Wymiar obniża tylko nieobecność usprawiedliwiona, o liczbę godzin zaplanowanych do przepracowania w tym czasie (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Godziny nieobecności nieusprawiedliwionej pozostają w rozliczeniu jako niedopracowane i za nie pracodawca potrąca wynagrodzenie.

Czy pracownik musi odpracować dzień wolny za święto w sobotę?

Nie. To dzień wolny, który obniża wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Pracownik go nie odpracowuje, a wynagrodzenie się nie zmienia.