Umowa na zastępstwo – ile razy można zawrzeć i na jak długo i czy trzeba wskazać osobę zastępowaną?

Umowa na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy o pracę na czas określony. Nie jest to osobny rodzaj umowy o pracę (pisaliśmy m.in. Jakie są rodzaje umów o pracę) – jest to nadal umowa o pracę na czas określony, tyle, że z reguły zawiera się ją nie „od do”, ale na okres czasu, którego długość może być nieznana w chwili zawierania tej umowy.

Umowa na zastępstwo zawierana jest – jak sama nazwa wskazuje – w celu zastępowania określonej osoby w czasie jej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przyczyną tej nieobecności może być np. długotrwałe zwolnienie lekarskie (pisaliśmy m.in. ile można chorować – ile wynosi okres zasiłkowy), ale również urlopy związane z rodzicielstwem, urlop bezpłatny, w tym urlop bezpłatny udzielony pracownikowi w celu wykonywania pracy na rzecz innego pracodawcy).

Szkolenie online – uprawnienia pracownicze związane z rodzicielstwem

Umowa na zastępstwo – najważniejsze informacje praktyczne

W każdym razie umowa na zastępstwo pozwala pracodawcy na zaspokojenie chwilowych braków kadrowych. W praktyce sprawa wydaje się prosta – pracownica idzie na urlop macierzyński i po nim na rodzicielski, a potem jeszcze na urlop wychowawczy – nie będzie je w pracy prawie 4 lata. No więc na ten czas należy kogoś zatrudnić na zastępstwo.

Przeprowadzony zostaje proces rekrutacji, zostaje wybrany odpowiedni kandydat. Kadrowa czy inna osoba prowadząca sprawy pracownicze przygotowuje umowę o pracę na zastępstwo, nowego pracownika wysyła się na badania lekarskie (jeśli nie zachodzi okoliczność wyłączająca obowiązek kierowania go na badania wstępne, np. ma ważne badania z poprzedniego zakładu pracy). Kieruje się nowego pracownika na szkolenie BHP, zakłada jego akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą i dopuszcza do wykonywania pracy.

O procesach rekrutacji więcej m.in. w naszym szkoleniu: Szkolenie online rekrutacja i selekcja

Jednakże sprawa komplikuje się nieco, jeśli np. pracodawca chciałby, aby umowa na zastępstwo została zawarta z pracownikiem, który już jest zatrudniony w firmie, a ta umowa na zastępstwo miała „przesunąć go” jedynie do wykonywania obowiązków nieobecnej osoby, a dopiero na miejsce pracownika przesuwanego miała zostać zatrudniona osoba z zewnątrz.

Czy taka umowa na zastępstwo jest dopuszczalna? W tym modelu pracownika długotrwale nieobecnego nie chcemy zastępować kimś z zewnątrz, ale na jego miejsce przesunąć naszego pracownika, a dopiero na to zwolnione po przesunięciu pracownia stanowisko zatrudnić kogoś na zastępstwo.

Do tego dochodzi kolejna rzecz – czy aby RODO pozwala na to, aby umowa na zastępstwo wskazywała imię i nazwisko zastępowanej osoby? Czy wskazanie tych danych osobowych w umowie na zastępstwo jest wymagane? Nie. Przepisy kodeksu pracy nie wymagają, aby umowa na zastępstwo zawierała oznaczenie zastępowanego pracownika. Jak zatem taką umowę na zastępstwo poprawnie skonstruować?

Zawarcie umowy o pracę na zastępstwo

Umowa na zastępstwo nie jest – jak już wspomnieliśmy – osobnym rodzajem umowy o pracę. Jest to nadal umowa o pracę na czas określony. W zasadzie przepisy kodeksu pracy zawierają dwa unormowania, dotyczące takiej umowy na zastępstwo.

Co do zasady umowa na czas określony może zostać zawarta z tym samym pracownikiem maksymalnie trzy razy, a łączny czas trwania tych umów na czas określony nie może przekraczać 33 miesięcy. Wynika to wprost z przepisu art. 25(1) §1 kodeksu pracy:

Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech

Jednakże w zakresie umowy na zastępstwo dochodzi jeszcze regulacja art. 25(1) §4 kodeksu pracy:

Przepisu § 1 nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

A zatem umowa na zastępstwo może zostać zawarta więcej niż trzy razy i łącznie umowy na zastępstwo zawierane z tym samym pracownikiem mogą trwać dłużej niż 33 miesiące.

Druga regulacja kodeksu pracy w zakresie umów na zastępstwo to art. 177 kodeksu pracy. Stosownie do §3 powołanego przepisu Umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu.

Jednocześnie stosownie do §3(1) powołanego przepisu § 3 nie stosuje się do umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

I tyle na temat umowy o pracę na zastępstwo mówi kodeks pracy. Powstaje pytanie, czy skoro inne kwestie związane z umową na zastępstwo nie są normowane (np. konieczność wskazania zastępowanego pracownika z imienia i nazwiska czy przesunięcie pracownika i zatrudnienie na zastępstwo kogoś nie do zastępowania osoby nieobecnej, ale zastępowania przesuniętego pracownika), to czy są one dozwolone? Czy skoro coś nie jest zabronione, to jest dozwolone?

Umowa na zastępstwo jest specyficzną umową, zawieraną na czas określony i służącą zaspokojeniu okresowego zapotrzebowania na ręce do pracy. Jest to umowa na czas określony, przy czym pracodawca może określić termin obowiązywania umowy na zastępstwo na dwa sposoby:

• Wskazując konkretne daty zatrudnienia „od do” (które potem zawsze można zmienić, np. aneksem do umowy o pracę na zastępstwo)
• Opisując sytuację, której powstanie doprowadzi do rozwiązania umowy na zastępstwo (np. umowa zostaje zawarta „od xx.xx.xxxx do dnia zakończenia usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika).

To drugie rozwiązanie w praktyce jest wygodniejsze – w razie, gdyby nieobecność usprawiedliwiona przedłużała się (np. pracownik dostarcza kolejne zwolnienia lekarskie), umowa przedłuża się niejako automatycznie. Projektując umowę na zastępstwo warto o tym pamiętać – wskazujemy nie datę końcową trwania tej umowy, ale opisujemy zdarzenie, którego wystąpienie spowoduje rozwiązanie umowy na zastępstwo.

Taki sposób projektowania umowy na zastępstwo jest o tyle istotny, że nie można wykluczyć następującej sytuacji. Pracownik A jest nieobecny długotrwale z powodu choroby i rehabilitacji. Na czas tej nieobecności zawarta została umowa na zastępstwo z pracownikiem B. No i okazało się po pewnym czasie, że pracownik B również długotrwale się rozchorował.

W tej sytuacji pracodawca zawarł umowę na zastępstwo z pracownikiem C. Pracownik C zastępuje pracownika A, a nie pracownika B. W pewnym momencie pracownik A wraca do pracy, a więc niejako z automatu rozwiązuje się zarówno umowa o pracę na zastępstwo, zawarta z pracownikiem B, jak i pracownikiem C. Gdybyśmy te umowy na zastępstwo zaprojektowali tak, że są one zawarte „od do”, to aby doszło do rozwiązania tych umów, musielibyśmy je wypowiedzieć, a więc rozwiązałyby się one nie z dniem powrotu zastępowanego pracownika, a z upływem okresu wypowiedzenia (pisaliśmy m.in. tutaj: okresy wypowiedzenia jak liczyć)

Umowa na zastępstwo a RODO i ochrona danych osobowych

Umowa na zastępstwo to umowa celowa – ona jest zawierana w związku z wystąpieniem chwilowych braków kadrowych. Nie oznacza to, że ta umowa na zastępstwo musi wskazywać osobę zastępowaną. Teoretycznie wydawać by się mogło, że umowa na zastępstwo może wskazywać dane zastępowanej osoby, a nawet powinna.

Zgodnie z art. 6 rozporządzenia RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem i dopuszczalne m.in. jeśli osoba fizyczna, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę, jak również w celu wykonania umowy, której ta osoba jest stroną czy jeśli taki obowiązek spoczywa na administratorze danych (pracodawcy).

Należy jednak pamiętać o obowiązującej w RODO zasadzie minimalizacji przetwarzanych danych osobowych. Do realizacji umowy na zastępstwo nie jest wymagane wskazanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej. A skoro tak, to nie wskazuje się w umowie na zastępstwo imienia i nazwiska zastępowanej osoby – nawet, jeśli wyraża ona na to zgodę. Nie ma takiej konieczności. Natomiast – od razu należy to zaznaczyć – nie będzie to naruszeniem przepisów RODO.

Po prostu – jeśli w umowie na zastępstwo nie musimy wskazywać osoby zastępowanej, b nie jest to w ogóle wymagane do realizacji umowy, to nie wskazujemy tych danych. Jeśli te dane się jednak w umowie znalazły, nie jest to naruszenie danych osobowych, które może skutkować sankcjami. Warto jednak – również w zatrudnianiu pracowników – kierować się wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit c RODO zasadą minimalizacji danych osobowych.

Szkolenie online RODO w zakładzie pracy

A już na pewno nie wskazuje się przyczyny nieobecności zastępowanej osoby. Ta dana osobowa nie jest w ogóle niezbędna do realizacji umowy na zastępstwo, a więc mając na względzie zasadę minimalizacji danych osobowych, przyczyny nieobecności nie wskazujemy. Przyczyna nieobecności może być związana ze stanem zdrowia pracownika zastępowanego, a dane dotyczące zdrowia są danymi szczególnej kategorii i ich przetwarzanie jest dość mocno ograniczone.

Jak zatem powinna brzmieć umowa na zastępstwo? Co w takiej umowie musi się znaleźć? Strona formalna umowy nie zmienia się – wskazujemy w niej dane stron (czyli dane pracodawcy oraz imię i nazwisko pracownika zatrudnianego na zastępstwo), datę zawarcia, rodzaj umowy. Może ona ramowo wyglądać w taki sposób, jak umowa na czas określony, z tym zastrzeżeniem że nie wskazujemy daty końcowej jej zawarcia, a w samej umowie wskazujemy przyczynę zawarcia te umowy:

UMOWA O PRACĘ NA CZAS OKREŚLONY

zawarta w dniu …………… r., w ………….., pomiędzy (nazwa pracodawcy) z siedzibą w ………………. przy ul. ………………… reprezentowanym przez ……………………. – dyrektora, zwanym dalej Pracodawcą,

a

(imię i nazwisko pracownika), zamieszkałym w ……………… zwanym dalej Pracownikiem, o treści następującej:

pkt 1

Pracodawca zatrudnia Pracownika na czas określony od dnia ……………. roku, do dnia powrotu zastępowanego pracownika, w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku (nazwa stanowiska).

Pkt 2

Miejsce pracy Pracownika: (nazwa miejscowości).

Pkt 3

               W czasie trwania stosunku pracy Pracownik będzie otrzymywał wynagrodzenie za wykonaną pracę w wysokości wynagrodzenia zasadniczego w kwocie …….. zł miesięcznie (słownie ………..), płatne do 10 dnia miesiąca kalendarzowego, następującego po miesiącu przepracowanym. Pracodawca zastrzega sobie prawo przyznania pracownikowi premii uznaniowej, w zależności od oceny pracy pracownika i wypełniania przez niego obowiązków pracowniczych.

Pkt 4

Każda ze stron oświadcza, że zapoznała się z treścią niniejszej umowy oraz przyjęła do wiadomości i wykonania, a także otrzymała po jednym egzemplarzu umowy.

Pkt 5

Strony ustalają, iż dniem rozpoczęcia przez pracownika pracy będzie …………………………. roku.

Pkt 6

Przyczyny uzasadniające zawarcie umowy: w związku z koniecznością zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności

Podpisy stron

I tyle wystarczy w zupełności. Oczywiście w Twojej praktyce kadrowej możesz korzystać z innych gotowych szablonów. Zwróć jednak uwagę właśnie z punktu widzenia RODO – czy rzeczywiście ta umowa na zastępstwo musi wskazywać aż tyle elementów? Jeśli nie, usuń je ze wzoru.

Pogląd, że w umowie na zastępstwo nie zamieszcza się danych osobowych (imienia i nazwiska) osoby zastępowanej prezentuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W jego ocenie, skoro imię i nazwisko zastępowanej osoby nie jest wymaganym przez art. 29 kodeksu pracy elementem umowy o pracę, to należy mieć na względzie właśnie zasadę minimalizacji danych osobowych z RODO i po prostu nie umieszczać w umowie na zastępstwo imienia i nazwiska pracownika zastępowanego.

Tytułem uzupełnienia jeszcze – umowa na zastępstwo jest pełnoprawną umową o pracę. Pracownik zatrudniony na zastępstwo ma te same prawa i obowiązki, co inni pracownicy, w tym również w zakresie prawa do urlopu wypoczynkowego. Jeśli umowa na zastępstwo rozwiązuje się, a na dzień rozwiązania umowy pracownik dysponuje jeszcze niewykorzystanym urlopem wypoczynkowym, pracodawca nalicza i wypłaca ekwiwalent za urlop.

O umowach o pracę więcej w naszych szkoleniach: kurs kadr online z certyfikatem oraz intensywnym szkoleniu w formie wykładów audio tutaj: kurs kadr i płac online z certyfikatem, jak również w szkoleniu z dokumentacji kadrowej. Jeśli interesuje Cię ta tematyka, zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach.