Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – na co zwrócić uwagę?

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest jednym z trybów rozwiązania umowy, wskazanym w art. 30 §1 ust. 2 kodeksu pracy. Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest tzw. zwyczajnym trybem rozwiązania umowy – jedna ze stron składa drugiej stronie oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, swój bieg rozpoczyna okres wypowiedzenia (pisaliśmy o tym więcej tutaj: okres wypowiedzenia – jak liczyć), a po jego upływie umowa rozwiązuje się – z zastrzeżeniem poniższego.

Zgodnie z art. 36 §6 kodeksu pracy strony mogą po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy; ustalenie takie nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę. Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony w tym wypadku prowadzi do rozwiązania umowy nie z upływem okresu wypowiedzenia, ale w dacie ustalonej w porozumieniu przez strony – nie zmienia się natomiast tryb rozwiązania umowy – nadal rozwiązuje się ona na drodze wypowiedzenia, a nie na drodze rozwiązania za porozumieniem stron (pisaliśmy m.in. tutaj: rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron).

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, jeśli pochodzi od pracodawcy, powinno być uzasadnione – w wypowiedzeniu pracodawca powinien wskazać konkretną, obiektywną i uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia. Wskazanie przyczyny wadliwej uważane jest za błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę i może doprowadzić – jeśli pracownik odwoła się do sądu pracy – do uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a w razie, jeśli umowa o pracę zdążyła się już rozwiązać, o przywróceniu pracownika do pracy albo o odszkodowaniu.

A to jeszcze nie wszystko. Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony (jak zresztą każde wypowiedzenie) musi spełniać określone wymogi co do formy i treści. Omówmy zatem szerzej to zagadnienie. O samych umowach natomiast pisaliśmy szerzej tutaj: rodzaje umów o pracę.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – forma

Stosownie do przepisu art. 30 §3 kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że powołany przepis nie przewiduje sankcji nieważności dla wypowiedzenia, złożonego w innej niż pisemna formie. Ono będzie skuteczne, ale wadliwe. A zatem wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, dokonane w formie ustnej (czy np. emailem) będzie skuteczne – swój bieg rozpocznie okres wypowiedzenia i umowa o pracę rozwiąże się z jego upływem.

W praktyce, jeśli pracodawca np. wezwał pracownika „na dywanik” i poinformował go ustnie, że rozwiązuje z nim umowę o pracę za wypowiedzeniem, to wypowiedzenie zostało doręczone skutecznie – za chwilę doręczenia wypowiedzenia uznaje się moment, w którym pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Oczywiście, skoro to wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, to zgodnie z art. 30 §4 kodeksu pracy pracodawca powinien wskazać pracownikowi konkretne, obiektywne i uzasadnione przyczyny wypowiedzenia.

W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.

Natomiast nie powoduje nieważności czy nieskuteczności wypowiedzenia to, że wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony zostało złożone ustnie czy też pracodawca nie wskazał przyczyny wypowiedzenia – to są błędy formalne, które powodują powstanie po stronie pracownika możliwość odwołania się od wypowiedzenia do sądu pracy.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 maja 2016 roku sygn. II UK 280/15 oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa.

Podobnie w wyroku z dnia 18 grudnia 2003 roku sygn. I PK 100/03 Sąd Najwyższy potwierdził niejako, że ustne wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest skuteczne stwierdzając, iż  jeżeli oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zostanie złożone ustnie i bez pouczenia o prawie pracownika do wniesienia powództwa do sądu, to późniejsze pisemne zawiadomienie o rozwiązaniu umowy i terminie wystąpienia z odpowiednimi roszczeniami do sądu nie zawiera w swej treści oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy, ponieważ zostało ono złożone już wcześniej, lecz jedynie informuje o wcześniejszym złożeniu takiego oświadczenia. Jego skutkiem prawnym jest jednak zapoczątkowanie biegu terminu do wystąpienia z powództwem do sądu pracy

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony emailem

Powstaje pytanie, czy np. wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony dokonane emailem uznawane jest za wypowiedzenie pisemne. Należy tu mieć na względzie, iż poprzez pojęcie „na piśmie”, jakie zostało wskazane w art. 30 §3 kodeksu pracy, należy rozumieć zwykłą formę pisemną, o której z kolei mowa w art. 78 §1 kodeksu cywilnego:

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Powstaje pytanie, czy np. wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony wysłane emailem z jakąś formą podpisu elektronicznego uważane jest za wypowiedzenie z własnoręcznym podpisem na dokumencie. Taką możliwość dopuszcza przepis art. 78(1) kodeksu cywilnego:

Art. 78¹. § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

W praktyce zatem dopuszczalne jest wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony (zresztą każdej umowy o pracę) również drogą elektroniczną. Potwierdził to również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 roku sygn. I PK 58/09. Wypowiedzenie wysłane emailem będzie skuteczne i niewadliwe, ale pod warunkiem opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W praktyce jednak najpewniej oczywiście, z punktu widzenia pracodawcy, będzie sporządzić dokument wypowiedzenia w tradycyjnej postaci papierowej, opatrzyć go podpisem i doręczyć pracownikowi. Przypominamy – jeśli pracodawca wręcza pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę, a pracownik odmawia odbioru dokumenty czy np. odmawia pokwitowania jego odbioru, to nie ma to wpływu na skuteczność wypowiedzenia – ono jest uznawane za skutecznie doręczone, bo pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony można wręczyć pracownikowi w obecności świadków, jeśli pracodawca czy kadrowa liczy się z tym, że pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia a potem będzie kwestionował okoliczności jego wręczenia i utrzymywał, iż żadne oświadczenie o wypowiedzeniu nie zostało mu wręczone. Należy tu jednak pamiętać o przepisach, dotyczących ochrony danych osobowych – wypowiedzenie dokonane w obecności osób postronnych, nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych (np. kolegów pracownika z wydziału) uznaje się w świetle przepisów RODO za naruszenie danych osobowych pracownika (o danych osobowych pracowników pisaliśmy szerzej m.in. tutaj: dane osobowe pracowników)

Kurs online RODO – ochrona danych osobowych w zakładzie pracy

Należy pamiętać, iż wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony (i innych rodzajów umów również) jest niedopuszczalne w niektórych sytuacjach – chodzi tu o przypadki, w których pracownik jest chroniony przed wypowiedzeniem. Najpopularniejsze z tych przypadków to ciąża pracownicy, wiek przedemerytalny, usprawiedliwiona nieobecność w pracy, praca w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym pracownik jest uprawniony do korzystania z urlopu wychowawczego (pisaliśmy szerzej m.in. tutaj: wycofanie wypowiedzenia z powodu ciąży).

Należy też pamiętać, że pracownik, któremu pracodawca zamierza wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może być np. członkiem organizacji związkowej. W takim wypadku pracodawca ma obowiązek skonsultowania wypowiedzenia z organizacją związkową, której pracownik jest członkiem albo pod której ochroną pozostaje. Konsultacja i opinia związku nie jest dla pracodawcy wiążąca – pracodawca sam decyduje, po konsultacji, czy wręcza pracownikowi wypowiedzenie, czy nie.

Zgoda związku będzie jednak wymagana, jeśli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony ma zostać wręczone pracownikowi – członkowi organizacji związkowej.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – treść

Oprócz zachowania odpowiedniej formy wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca musi zwrócić również szczególną uwagę na treść wypowiedzenia umowy o pracę. Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony musi zawierać nie tylko wskazanie przyczyny wypowiedzenia, ale zawierać również pouczenie dla pracownika o możliwości odwołania się od wypowiedzenia do sądu pracy.

Art. 30 §5 kodeksu pracy stwierdza wprost: w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Nie oznacza to, że wypowiedzenie, w którym pracodawca nie zawarł pouczenia, jest nieskuteczne – ono jest nadal skuteczne i swój bieg rozpoczyna okres wypowiedzenia, tyle, że pracownikowi przysługuje uprawnienie do ubiegania się o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania.

Oczywiście to żądanie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania od wypowiedzenia do sądu pracy nie przysługuje pracownikowi, który odmówił przyjęcia dokumenty wypowiedzenia, a potem twierdzi, iż o możliwości odwołania się do sądu od wypowiedzenia nie wiedział. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 grudnia 1996 roku sygn. I PKN 41/96 stwierdził, iż odmowa przyjęcia przez pracownika pisemnego oświadczenia woli pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę, zawierającego prawidłowe pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 k.p. w związku z art. 264 § 1 k.p.), nie wpływa na skuteczność dokonanego wypowiedzenia i nie stanowi podstawy do przywrócenia uchybionego terminu.

Brak wskazania pouczenia o możliwości odwołania się do sądu pracy od wypowiedzenia czy też błędne pouczenie pozwalają pracownikowi na żądanie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania. Zgodnie z art. 264 §1 kodeksu pracy odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony musi zatem zawierać odpowiednie pouczenie dla pracownika i nie ma tu znaczenia, czy pracownik o tym terminie wie z innego źródła. Brak pouczenia albo błędne pouczenie jest błędem formalnym, pozwalającym pracownikowi na żądanie przywrócenia terminu na odwołanie.

Specjalista ds. kadr – kurs kadr online z zaświadczeniem MEN

W wyroku z dnia 3 lutego 2016 roku sygn. II PK 333/14 Sąd Najwyższy stwierdził, iż błędne pouczenie pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy uzasadnia jedynie prawo do przywrócenia terminu do wniesienia tego odwołania. Nie uzasadnia natomiast roszczeń pracownika z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę czy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, a więc roszczenia o odszkodowanie albo o przywrócenie do pracy

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, pochodzące od pracodawcy, wymaga uzasadnienia – wskazania przyczyny czy przyczyn, z powodu których pracodawca zdecydował się na taki krok. Kodeks pracy nie zawiera katalogu tych przyczyn. Niektóre z przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony budzą pewne kontrowersje, jak np. utrata zaufania do pracownika, inne z kolei uważane są za uzasadnione, jeśli pojawiają się w dłuższym przedziale czasu, np. niska wydajność w pracy.

Są też przyczyny, które może nie do końca leżą po stronie pracownika, ale mogą uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony. Taką przyczyną mogą być np. długotrwałe czy częste choroby pracownika, które dezorganizują pracę w zakładzie pracy.

Specjalista do spraw płac – kurs płac online z zaświadczeniem MEN

Utrata zdolności do pracy może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, podobnie jak spóźnianie się do pracy, pomimo kilkukrotnego upominania pracownika, o ile ma charakter notoryczny. Oczywiście wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest uzasadnione również, jeśli pracownik narusza w sposób oczywisty zasady współżycia społecznego w zakładzie pracy, narusza dobre imię pracodawcy, podejmuje działalność konkurencyjną w stosunku do pracodawcy itp. (pisaliśmy m.in. tutaj: zwolnienie pracownika za niewłaściwe zachowanie oraz tutaj: likwidacja stanowiska pracy jako przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę).

Czas pracy Szkolenie online z zaświadczeniem

W każdym razie – przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę, zawartej na czas nieokreślony, musi być konkretna, obiektywna i uzasadniona. Pracodawca nie może wyjść z założenia, że w dokumencie wypowiedzenia wskaże przyczynę „pierwszą z brzegu”, a w razie, gdyby pracownik odwołał się od wypowiedzenia do sądu pracy, to „coś jeszcze się wymyśli”. W sądzie pracy pracodawca nie będzie już miał możliwości uzupełnienia przyczyny wypowiedzenia.

Kolejna ważna rzecz, związana z wypowiedzeniem umowy o pracę na czas nieokreślony – okres wypowiedzenia. Okresy wypowiedzenia reguluje przepis art. 36 §1 kodeksu pracy i w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony wynoszą one:

1. 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
2. 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
3. 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Jednocześnie zgodnie z art. 30 §2(1) kodeksu pracy okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Powstaje pytanie, kiedy zaczyna się okres wypowiedzenia – skoro np. liczony jest w miesiącach, a pracownik wypowie umowę np. 15 marca, to okres wypowiedzenia powinien być liczony od 1 kwietnia czy już od 15 marca? To ważne, choćby ze względu na uprawnienia pracodawcy i pracownika, związane z okresem wypowiedzenia.

Otóż w zakresie uprawnień pracodawcy i pracownika, związanych z okresem wypowiedzenia, ten okres wypowiedzenia należy liczyć od dnia jego wręczenia. Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może wiązać się np. ze zwolnieniem pracownika w okresie wypowiedzenia z obowiązku świadczenia pracy, zobowiązaniem pracownika do wykorzystania w okresie wypowiedzenia zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego itp. A jest to możliwe nie od 1 dnia następnego miesiąca (jeśli okres wypowiedzenia liczony jest w miesiącach), ale już od dnia wręczenia wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę może zostać przedłużony albo skrócony. Przedłużenie okresu wypowiedzenia jest możliwe, jeśli np. pracownik ma odpowiedzialność materialną za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się. Z kolei skrócenie okresu wypowiedzenia jest możliwe w dwóch przypadkach – albo jednostronnie przez pracodawcę wraz z dokonaniem wypowiedzenia umowy o pracę (art. 36(1) §1 kodeksu pracy) albo po dokonaniu wypowiedzenia strony mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy.

Kurs płace online z zaświadczeniem MEN

W tym drugim przypadku wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony wskazuje się jako tryb rozwiązania umowy o pracę w świadectwie pracy nawet, jeśli strony po dokonaniu wypowiedzenia uzgodniły wcześniejszy termin rozwiązania umowy o pracę. Ustalenie takiego wcześniejszego terminu rozwiązania umowy o pracę nie jest rozwiązaniem umowy o pracę za porozumieniem stron – to zupełnie inny tryb rozwiązania umowy (pisaliśmy m.in. tutaj: skrócenie okresu wypowiedzenia a zasiłek chorobowy).

Należy pamiętać, że wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony ma ten skutek, że umowa rozwiązuje się dopiero z upływem okresu wypowiedzenia. W okresie wypowiedzenia pracownik nadal ma wykonywać swoje obowiązki pracownicze, a jeśli naruszy je w sposób ciężki, może zostać zwolniony dyscyplinarnie (pisaliśmy m.in. tutaj: kiedy pracownik może odmówić wykonywania pracy).

Może się okazać, że jeśli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest podyktowane przyczyną, leżącą po stronie pracodawcy, to jeśli pracodawca podlega zakresowi podmiotowemu regulacji ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (zwanej potocznie ustawą o zwolnieniach grupowych) to pracodawca ma obowiązek naliczenia i wypłacenia pracownikowi odprawy, zwanej potocznie odprawą ekonomiczną (o odprawach pisaliśmy więcej tutaj: odprawy dla pracownika – jakie się należą).

Co ważne – odprawa należy się również, jeśli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony nie zostało co prawda wręczone, ale pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie zmieniające (przyczyna leżąca po stronie pracodawcy), ale pracownik nie zgodził się na nowe warunki i ostatecznie umowa o pracę rozwiązała się z upływem okresu wypowiedzenia.

Żaden przepis nie reguluje tego wprost, a i można uznać, że skoro pracownik nie przyjął nowych warunków zatrudnienia, to niejako współprzyczynił się do rozwiązania umowy, a więc odprawa mu się nie należy. Mimo wszystko jednak uznać należy, że prawo do odprawy dla zwalnianego pracownika pracownikowi przysługuje.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest zwyczajnym trybem rozwiązania umowy o pracę. Nie oznacza to, że pracodawca może tego trybu nadużywać chcąc zbyt swobodnie kształtować zatrudnienie w swoim zakładzie pracy. Należy tu również mieć na względzie ochronę pracowników.

Ciekawe w tym kontekście brzmi wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 grudnia 2001 roku sygn. I PKN 726/00, w którym Sąd Najwyższy uznał, że wskazanie „niespełnienia oczekiwań pracodawcy w związku z zajmowanym stanowiskiem”, bez konkretyzacji, o jakie oczekiwania chodziło, nie może być uznane za podanie konkretnej i rzeczywistej przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Podobnie często nadużywana przez pracodawców przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony – utrata zaufania, może być dla pracodawcy ryzykowna. W wyroku z dnia 18 lipca 2018 roku sygn. III PK 57/17 Sąd Najwyższy uznał, iż nie każdy przypadek utraty zaufania do pracownika może być uznany za uzasadniający wypowiedzenie mu umowy o pracę; utrata zaufania do pracownika uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę, jeżeli w konkretnych okolicznościach nie można wymagać od pracodawcy, by nadal darzył pracownika zaufaniem.

Temat rozwiązania umowy o pracę będziemy niebawem kontynuować. W kolejnych artykułach uprawnienia pracownika w związku z wadliwym rozwiązaniem umowy o pracę, cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę oraz świadczenia należne w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, m.in. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zapraszamy do lektury.

A ostatnio pisaliśmy m.in.: zakres czynności pracownika – czy i kiedy jest obowiązkowy.