Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy może być konieczne, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, a w okresie miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu był – z różnych powodów – nieobecny w pracy. Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop ma „zrównoważyć” pracownikowi ewentualną obniżkę podstawy, która liczona byłaby od składników pomniejszonych za czas nieobecności w pracy

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy zostało określone w przepisie §16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (zwanego potocznie rozporządzeniem urlopowym).

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – zasady

Od razu jedna ważna uwaga – dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop polega na tym, że sumę składników zmiennych wynagrodzenia dzieli się przez liczbę dni przepracowanych i mnoży przez liczbę dni do przepracowania. Za chwilę pokażemy to na konkretnych przykładach, w każdym razie już teraz należy uczulić, że powołany powyżej przepis wymaga przy dopełnianiu podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy dzielenia przez dni, a nie godziny przepracowane czy do przepracowania.

Dlaczego to takie ważne? Otóż pracownik może pracować w niepełnym wymiarze czasu pracy, ale może też pracować np. w równoważnym systemie czasu pracy z dniówką wydłużoną do 12, 16 czy nawet 24 godzin (pisaliśmy m.in. tutaj: praca po 12 godzin na dobę a urlop na żądanie oraz tutaj: praca po 12 godzin na dobę a urlop wypoczynkowy).

Jednocześnie dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy ma miejsce, jeśli pracownik był nieobecny w pracy, a nie dlatego, że np. pracodawca zaplanował mu do przepracowania mniej godzin, niż wynosi miesięczny nominał (pisaliśmy m.in. tutaj: niedopracowanie godzin pracy a wynagrodzenie).

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nalicza się zgodnie z przepisami §14 – §19 wspomnianego rozporządzenia urlopowego. Sam ekwiwalent za urlop można pracownikowi wypłacić wyłącznie w przypadku rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy (w razie śmierci pracownika i wygaśnięcia stosunku pracy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy wypłaca się członkom rodziny, uprawnionym do renty rodzinnej – pisaliśmy m.in. tutaj: wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika).

Nie jest możliwa wypłata ekwiwalentu za urlop, jeśli stosunek pracy trwa. Z kolei przy ponownym zatrudnieniu pracownika np. na podstawie kolejnej umowy na czas określony ekwiwalent za urlop wypłaca się, jeśli urlop z poprzedniej umowy nie zostaje na drodze porozumienia między pracodawcą a pracownikiem przeniesiony na nową umowę:

Art. 171 kodeksu pracy

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy odbywa się praktycznie wyłącznie w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, które są pomniejszane za czas nieobecności w pracy – premie, prowizje, jakieś dodatki itp. Nie ma konieczności dopełniania podstawy ekwiwalentu za urlop, jeśli pracownik otrzymuje jedynie stałe składniki wynagrodzenia, np. jedynie pensję zasadniczą (o wynagrodzeniach więcej w dziale Wynagrodzenia i płace).

Jak się liczy ekwiwalent za urlop – dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop nie zawsze konieczne

Sam ekwiwalent za urlop oblicza się z uwzględnieniem tzw. współczynnika urlopowego czy współczynnika ekwiwalentowego. Współczynnik ten zmienia się z roku na rok i na rok 2021 wynosi on 21. Ten współczynnik ekwiwalentowy to nic innego, jak średnia liczba dni roboczych w miesiącu w danym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik pracuje na niepełnym etacie, współczynnik przy liczeniu ekwiwalentu uwzględnia się w wysokości proporcjonalnej do wysokości etatu.

Ogólna zasada jest taka – jeśli pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia, np. jedynie pensję zasadniczą, to ustalając wysokość ekwiwalentu za urlop uwzględnia się składniki stałe należne w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Z kolei jeśli pracownik ma również składniki zmienne wynagrodzenia – premie, prowizje, miał nadgodziny (pisaliśmy więcej m.in. tutaj: premia uznaniowa w wynagrodzeniu za nadgodziny oraz tutaj: ruchomy czas pracy a nadgodziny), to jak się liczy ekwiwalent za urlop, to te zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w sposób, wskazany w §16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego:

I tu konieczne może być dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop. Może się bowiem okazać, że na skutek usprawiedliwionej nieobecności w pracy składniki te zostały pomniejszone, a zasada jest taka, że pracownik nie może tracić na wynagrodzeniu za urlop czy ekwiwalencie za urlop w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy.

Przykład wyliczenia wynagrodzenia za urlop, jeśli pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia

Pracownik pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem w kwocie 4000 zł. W dniu 31 maja rozwiązano z nim umowę o pracę za porozumieniem stron (pisaliśmy m.in. tutaj: rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron). Na dzień rozwiązania umowy pracownik ma 11 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Wyliczenie ekwiwalentu za urlop – jeśli pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia – jest stosunkowo proste i wygląda następująco:

4000 zł (suma składników stałych z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu) / 21 (współczynnik ekwiwalentowy = 190,48 zł

190,48 zł / 8 (dzień urlopu przeliczeniowo to zawsze 8 godzin) = 23,81 zł

23,81 zł * 88 (11 dni po 8 godzin) urlopu wypoczynkowego = 2095,24 zł.

Wspomniana kwota jest kwotą brutto. Jak się liczy netto, pokazywaliśmy m.in. w tym artykule: Przykładowa lista płac oraz na innym naszym blogu: wyliczenie wynagrodzenia od brutto do netto. W tym przypadku dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop nie ma miejsca – choćby pracownik był nieobecny w pracy w miesiącu, w którym powstało roszczenie o naliczenie i wypłatę ekwiwalentu za urlop.

Należy dodać, że roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z dniem rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy. To o tyle ważne, że jeśli np. umowa o pracę rozwiązuje się 10 marca, a wypłata wynagrodzenia za marzec ma miejsce 31 marca czy nawet 10 kwietnia, to nie można czekać – ekwiwalent za urlop należy naliczyć i wypłacić niezwłocznie po tym, jak pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop.

Teraz kolejny przypadek, kiedy dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy będzie niezbędne. Pracownik ma również zmienne składniki wynagrodzenia – prowizje, premie itp.

Zaczniemy od ogólnego schematu – w przypadku zmiennych składników wynagrodzenia należy po prostu wyliczyć średnią z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop. Liczy się to tak:

Przykład wyliczenia ekwiwalentu za urlop ze stałych i zmiennych składników wynagrodzeń

Pracownik ma pensję zasadniczą 4000 zł. Otrzymuje również premie zmienne, które wyniosły odpowiednio: w marcu 510 zł, w kwietniu 480 zł, w maju 550 zł. Dodatkowo w kwietniu pracownik otrzymał również wynagrodzenie za nadgodziny w kwocie 117 zł, a w maju dodatek za pracę w porze nocnej w kwocie 12 zł.

Umowa o pracę została rozwiązana w dniu 15 czerwca. Na ten dzień pracownik ma 9 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za który pracodawca musi naliczyć ekwiwalent. Zakładamy póki co, że w ciągu 3 miesięcy poprzedzających czerwiec pracownik nie miał żadnych nieobecności w pracy – dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop nie będzie wymagane.

Wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych:

4000 / 21 = 190,48 zł; 190,48 zł / 8 = 23,81 zł

Wartość godziny ekwiwalentowej od składników zmiennych:

510 zł + 480 zł + 550 zł + 117 zł + 12 zł = 1669 zł; 1669 zł / 3 = 556,33 zł; 556,33 zł / 21 = 26,49 zł; 26,49 zł / 8 = 3,31 zł

Łącznie godzina ekwiwalentowa: 23,81 zł + 3,31 zł = 27,12 zł

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy: 27,12 zł * 9 dni * 8 godzin = 1952,71 zł

A teraz już dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop – w okresie 3 miesięcy poprzedzających pracownik był nieobecny w pracy i była to nieobecność usprawiedliwiona.

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy ma miejsce, jeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu, z jakiego do podstawy ekwiwalentu przyjmujemy składniki. Co ważne – dopełniania podstawy ekwiwalentu za urlop dokonuje się, jeśli ma miejsce nieobecność pracownika w dniach, które są dla niego dniami roboczymi.

Powyższe jest o tyle ważne, że jeśli np. pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy i ma planowaną pracę w ten sposób: 12 12 12 4 0 Sb Nd i pracownik ten był nieobecny w pracy przez cały tydzień, to jego nieobecność w pracy – w świetle dopełniania podstawy ekwiwalentu za urlop – to 4 dni robocze.

Przykład: pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, po 8 godzin od poniedziałku do piątku. Sobota jest dla niego dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (pisaliśmy m.in. tutaj: czy można pracownika zmusić do pracy w sobotę i tutaj: wynagrodzenie za pracę w wolną sobotę i jeszcze tutaj: dzień wolny za święto w sobotę).

Na pensję pracownika składa się wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3200 zł oraz prowizje od sprzedaży. W lipcu pracownik przepracował 21 z 21 dni roboczych, w sierpniu przepracował 13 z 21 dni roboczych i we wrześniu przepracował 21 z 21 dni roboczych. Otrzymał premie: lipiec – 580 zł, sierpień – 420 zł (w sierpniu premia niższa, bo nieobecność), wrzesień – 610 zł. W październiku rozwiązano z pracownikiem stosunek pracy, a na dzień zakończenia pracy ma 13 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Tu już konieczne będzie dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop. Wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych wyniesie:

3200 zł / 21 = 152,38 zł; 152,38 zł / 8 = 19,05 zł

I teraz dopełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop ze składników zmiennych:

(580 zł + 420 zł + 610 zł) / (21 + 13 + 21) * (21+21+21) = 1844,18 zł; 1844,18 zł / 3 = 614,73 zł, 614,73 zł / 21 = 29,27 zł; 29,27 zł / 8 = 3,66 zł

Łączna wartość godziny ekwiwalentowej: 19,05 zł + 3,66 zł = 22,71 zł

Ekwiwalent za urlop: 22,71 zł * 13 dni * 8 godzin = 2361,84 zł

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wygląda dokładnie tak samo i odbywa się na tych samych zasadach, jeśli pracownik pracuje na niepełnym etacie. Licząc wówczas ekwiwalent za urlop niepełnoetatowca należy pamiętać, że współczynnik ekwiwalentowy musi być proporcjonalny do wymiaru etatu, a jeśli konieczne jest dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop, to należy uwzględniać jedynie dni nieobecności przypadające na dni robocze.

Jeśli pracownik pracuje na pół etatu, pracodawca planuje mu 20 godzin pracy tygodniowo i grafik pracownika wygląda np. tak: 8 8 4 0 0 Sb Nd, a pracownik był nieobecny w pracy cały tydzień, to jego nieobecność obejmowała 3 dni robocze, a nie 5 dni (pisaliśmy m.in. tutaj: Jak planować czas pracy na pół etatu). Więcej o wynagrodzeniach pracowników, m.in. o naliczaniu ekwiwalentu za urlop w naszym kursie: kurs płac online, z kolei o czasie pracy w naszych szkoleniach: kurs kadr online i kurs kadry i płace online oraz rozliczanie czasu pracy szkolenie online. Niebawem kolejne artykuły o naliczaniu składników wynagrodzeń pracowniczych.