Czym zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac?

Specjalista do spraw kadr i płac czy osoby, odpowiedzialne za prowadzenie spraw pracowniczych i rozliczanie wynagrodzeń pełnią niezwykle istotną rolę w każdym przedsiębiorstwie i każdej instytucji, która zatrudnia pracowników czy zleceniobiorców. Każdy popełniony błąd może mieć bardzo nieprzyjemne skutki dla organizacji i nie chodzi tu tylko o ewentualne grzywny, jakie po przeprowadzonej kontroli może nałożyć Państwowa Inspekcja Pracy.

Mamy fajne szkolenia z tego zakresu – kurs kadr online z zaświadczeniem MEN i kurs płac online z zaświadczeniem MEN, a dla zabieganych szkolenie audio do słuchania: kurs kadry płace online z zaświadczeniem MEN – jeśli planujesz podjęcie pracy w kadrach, chcesz się rozwijać w tym zakresie – zapoznaj się z naszą ofertą szkoleniową.

Błędy w rekrutacji, w prowadzeniu zatrudnienia, prowadzeniu akt osobowych czy wreszcie błąd przy zwolnieniu pracownika lub wadliwie naliczone i wypłacone wynagrodzenie potrafią mieć poważne konsekwencje. Każdy zatrudniający, mający świadomość tego poszukuje osoby, której z pełnym spokojem powierzy prowadzenie spraw kadrowych i płacowy – odpowiedniego specjalisty do spraw kadr i płac. Tylko czym tak naprawdę na co dzień zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac? Czy da się znaleźć albo przygotować specjalistę do spraw kadr i płac idealnego?

Czym zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac?

Specjalista do spraw kadr i płac zajmuje się przede wszystkim prowadzeniem kompleksowej obsługi pracowników w organizacji, w zakresie ich zatrudniania oraz wynagradzania. W związku z wykonywanymi obowiązkami, pracownicy kadr i płac muszą bardzo dobrze znać Kodeks Pracy i inne przepisy prawa pracy oraz przepisy prawa ubezpieczeń i podatkowego.

Specjalista do spraw kadr i płac musi również przez cały czas aktualizować swoją wiedzę (ze względu na częste zmiany w przepisach, częste wyjaśnienia PIP czy resortu pracy). A to dopiero początek.

Zatrudnienie osoby wykwalifikowanej, odpowiedzialnej i dobrze zorganizowanej pozwala na wdrożenie efektywnej polityki kadrowej firmy. Nie chodzi tu o właściwie przeprowadzony proces rekrutacji, bo on również ma ogromne znaczenie. Chodzi tu głównie o „ogarnięcie” w możliwie pełnym zakresie spraw kadrowych i płacowych w trakcie trwania zatrudnienia (pisaliśmy m.in. tutaj: zatrudnienie pracownika krok po kroku) oraz przy zwolnieniu pracownika (w taki czy inny sposób – pisaliśmy m.in. tutaj: rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, jak liczyć okres wypowiedzenia).

Szkolenie online Specjalista do spraw rekrutacji – z zaświadczeniem MEN

Czym zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac w swojej codziennej pracy? Do jego obowiązków należy przede wszystkim:

• prowadzenie indywidualnej dokumentacji dla każdego pracownika (chodzi tu przede wszystkim o sporządzanie teczek personalnych – akt osobowych, prowadzenie kart wynagrodzeń, ewidencji czasu pracy);
• sporządzanie umów o pracę i dokumentów kończących stosunek pracy (pisaliśmy m.in. tutaj: rodzaje umów o pracę);
• sporządzanie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło)
• rozliczanie umów cywilnoprawnych (pisaliśmy m.in. tutaj: umowa zlecenia ze studentem do 26 roku życia);
• wystawianie świadectw pracy;
• sporządzanie list płac (pisaliśmy m.in. tutaj: lista płac z wynagrodzeniem i zasiłkiem);
• rozliczanie wynagrodzeń;
• sporządzanie deklaracji skierowanych do ZUS, GUS, PFRON oraz Urzędu Skarbowego;
• rozliczanie delegacji odbywanych przez pracowników;
• sporządzanie planów urlopowych;
• ewidencja i rozliczanie urlopów pracowniczych (pisaliśmy m.in. tutaj: czas pracy rozliczanie na niepełnym etacie);
• prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich;
• nadzór nad okresowymi badaniami lekarskimi;
• organizacja szkoleń z zakresu BHP;
• nadzór nad szkoleniami z zakresu BHP;
• wystawianie na życzenie pracownika zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach;
• sporządzanie sprawozdań, zestawień i raportów zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązujących przepisach;
• rekrutacja pracowników na wakujące stanowiska przy współpracy z innymi działami (w tym przypadku specjalista do spraw kadr i płac nie tylko zbiera zgłoszenia o wakatach i uczestniczy w procesie rekrutacji ale również zajmuje się zgłaszaniem wolnych stanowisk do urzędu pracy czy zamieszczaniem i redagowaniem ofert pracy na wybranych portalach/serwisach/lokalnych mediach);
• organizacja i nadzór nad organizowanymi szkoleniami BHP;
• udzielanie pracownikom pożądanych przez nich informacji z zakresu prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych;
• prowadzenie i nadzór nad sprawami związanymi z wykorzystaniem środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
  

  ---

Oczywiście to nie wszystko – specjalista do spraw kadr i płac musi być osobą uniwersalną, a dużo tu oczywiście zależy również od rozmiarów organizacji (inaczej się prowadzi sprawy kadrowe w niewielkiej firmie, a inaczej w wielkiej korporacji – tu na pewno jeden specjalista do spraw kadr i płac nie wystarczy i nierzadko organizacja korzysta ze wsparcia firm zewnętrznych).

Jak widać praca na stanowisku specjalisty do spraw kard i płac każdego dnia stawia przed pracownikiem wiele wyzwań. Zakres obowiązków w tym przypadku jest bardzo szeroki, a każda pomyłka czy działanie niezgodne z przepisami może mieć przykre konsekwencje. Wbrew pozorom praca w kadrach i płacach to nie tylko kwestie związane z zawarciem umowy o pracę i wypłatą wynagrodzenia pracownikom. By każdy z nich dostał odpowiednią kwotę, niezbędne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy uwzględniającej nie tylko jej podstawowy wymiar, ale również ewentualne nadgodziny, nieobecności itp., a cała „procedura” musi uwzględniać przepisy prawa pracy.

Obecnie dział kadr i płac wykorzystuje różnego rodzaju oprogramowania kadrowo-płacowe, które co prawda są bardzo często niezwykle pomocne w przygotowywaniu różnego rodzaju zestawień i rozliczeń, jednak należy pamiętać o tym, że korzystanie z nich również wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy i umiejętności ich obsługi, która nie zawsze jest prosta i oczywista.

Dobry i skutecznie działający specjalista do spraw kadr i płac jest osobą, która nie tylko rzetelnie wypełnia wszystkie formalne obowiązki, ale również dzięki swoim zdolnościom interpersonalnym jest w stanie motywować pracowników nie tylko do efektywniejszej i wydajniejszej pracy, ale również poszerzania wiedzy i umiejętności.

Warto bowiem podkreślić istotną rolę ciągle doskonalących się pracowników w rozwoju przedsiębiorstwa. Specjalista do spraw kadr i płac w porozumieniu z pracodawcą może stosować środki motywujące pracowników do rozwoju i skuteczniejszego działania, w formie systemów premiowych, nagród motywacyjnych czy opłacenia (całościowego lub częściowego) uczestnictwa w odpowiednim szkoleniu.

Certyfikowane szkolenia online

Jak wygląda codzienna praca specjalisty do spraw kadr i płac

Wiedząc, czym zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac śmiało można stwierdzić, że jest to osoba, która nie tylko zajmuje się wieloma kwestiami formalnymi, ale również dba o relację pomiędzy pracownikami, nierzadko też pełniąc rolę pewnego rodzaju łącznika pomiędzy pracodawcą a jego podwładnymi.

Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że firma jest zobowiązana nie tylko do prowadzenia akt pracowniczych osób zatrudnionych w firmie. Także po ich odejściu ze struktur przedsiębiorstwa, teczki zawierające najistotniejsze informacje muszą być przechowywane jeszcze przez pewien czas, o co zatrudniona w kadrach i płacach osoba musi zadbać.

Specjalista do spraw kadr i płac nie tylko musi każdego dnia wypełnić mnóstwo dokumentów, pamiętając jednocześnie o zachowaniu wyznaczonych terminów. Odgrywa on również dużą rolę nie tylko w samym procesie zatrudniania nowego pracownika, ale również i w czasie jego wdrażania w nowe obowiązki oraz adaptacji w nowym środowisku pracy.

Wbrew pozorom jest to bardzo istotna rola, bowiem jak pokazują badania, pracownicy którzy dobrze czują się w swoim miejscu pracy, swoje obowiązki wykonują dużo efektywniej, często przy tym wykazując znacznie większe chęci do poszerzania wiedzy i obowiązków niż Ci, którzy nie czują się pewnie w miejscu pracy, ponieważ nie zostali do niego odpowiednio przygotowani i wdrożeni.

Kary dla specjalisty do spraw kadr i płac za niewywiązywanie się z obowiązków zawodowych

Jeżeli po przeprowadzonej w firmie przez Państwową Inspekcję Pracy kontroli wykryte zostaną jakiekolwiek nieprawidłowości odpowiedzialność za ich zaistnienie będzie ponosił pracodawca. Specjalista do spraw kard i płac odpowiada wyłącznie przed pracodawcą za niewywiązywanie się odpowiednio ze swoich obowiązków, w efekcie których zaistniała szkoda na niekorzyść firmy.

W przypadku błędnego naliczenia kwoty wynagrodzenia na niekorzyść pracownika ma miejsc wykroczenie przeciwko jego prawom, za co bezpośrednio odpowiedzialność ponosi pracodawca. Ten jednak zgodnie w przepisami prawa pracy na prawo do wyciągnięcia konsekwencji z zaistniałej sytuacji wobec specjalisty do spraw kadr i płac.

Specjalista do spraw kadr i płac może ponosić trzy typy odpowiedzialności:

• służbową,
• porządkową,
• materialną.

Odpowiedzialność służbowa może mieć miejsce w efekcie błędów popełnionych przy wykonywaniu obowiązków (np. niedotrzymania terminu wypłaty, nieprowadzenia akt osobowych, błędów w prowadzonej dokumentacji). Najczęściej konsekwencje wynikające z odpowiedzialności służbowej pracownika polegają na wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej upomnienia czy nagany.

Odpowiedzialność porządkowa dotyczy specjalisty do spraw kadr i płac który dopuścił się nieprzestrzegania organizacji i porządku w procesie pracy, poważnie naruszył przepisy BHP oraz przeciwpożarowe, a także nie przestrzegał ustalonego czasu pracy. W zależności od decyzji pracodawcy oraz stopnia przewinienia, w tym przypadku może być udzielona zarówno kara upomnienia, jak i nagana czy kara pieniężna w wysokości stosownej do zaistniałej w efekcie błędów pracownika szkody.

Rozliczanie czasu pracy Kurs online z zaświadczeniem MEN

Odpowiedzialność materialna zobowiązuje pracownika do naprawienia szkody powstałej w wyniku jego świadomego działania bądź zaniechania. Jest to pewnego rodzaju typ odszkodowania, który obejmuje rzeczywistą stratę, która jednak nie może przekraczać wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika. Jednak w przypadku, w którym szkoda wynika z umyślnego działania, wysokość odszkodowania wynosi pełną wysokość wynagrodzenia za pracę za okres trzech miesięcy.

Kto może zostać specjalistą do spraw kadr i płac?

Mając na względzie to, czym się zajmuje specjalista do spraw kadr i płac należy zdawać sobie sprawę z tego, że osoba, która będzie zatrudniona na takim stanowisku musi posiadać do tego odpowiednie kwalifikacje. Niezbędna będzie nie tylko wiedza z zakresu ekonomii, ale również matematyki oraz przepisów prawa pracy (szczególnie szeroki zakres wiedzy jest niezbędny z zakresu umów o pracę, umów cywilnoprawnych, ewidencji czasu pracy oraz zgodnego z przepisami naliczania wynagrodzeń).

Ze względu na specyfikę obowiązków pełnionych na tym stanowisku, najczęściej zatrudniane są na nim osoby, które ukończyły kierunki studiów na wyższych uczelniach takie jak ekonomia, finanse i rachunkowość czy zarządzanie (choć nie jest to reguła, wszystko zależy od wymagań stawianych przez przedsiębiorstwo poszukujące specjalisty zajmującego się kadrami i płacami, coraz częściej zatrudniane są osoby bez kierunkowego wykształcenia, za to z ukończonymi licznymi szkoleniami i kursami).

Mając na względzie to, czym zajmuje się specjalista do spraw kadr i plac należy pamiętać o tym, że osoba pracująca na tym stanowisku musi być gotowa na ciągłe poszerzanie swojej wiedzy – przepisy potrafią zmieniać się dość często, na co pracownik musi być bezwzględnie przygotowany, a prowadzona przez niego dokumentacja dostosowana do obowiązujących w danym momencie zasad.

Specjalista do spraw kadr i płac powinien być z natury osobą pracowitą, sumienną i przede wszystkim dokładną. W tym zawodzie niewątpliwym atutem okazać się może również dobra organizacja pracy oraz umiejętność radzenia sobie ze stresem. Ze względu na konieczność kantaków i współpracy z innymi pracownikami, osoba zatrudniona do pracy przy kadrach i płacach powinna być otwarta, a jednocześnie stanowcza, z umiejętnością pozwalającą na łagodzenie zaistniałych w firmie konfliktów.