Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy 2017 – jak się liczy?

Zanim przejdziemy do omawiania zasad obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i pokażemy, jak wyliczyć ekwiwalent za urlop 2017 na konkretnych przykładach, należy podkreślić jedną bardzo ważną rzecz. Po pierwsze, pracownik nie może się zrzec urlopu wypoczynkowego, a tym samym nie może się zrzec ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Przykładowo absolutnie niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca informuje pracownika, iż co prawda ma podstawy do tego, aby wręczyć mu dyscyplinarkę, ale łaskawie pójdzie mu na rękę i rozwiąże z nim stosunek pracy za porozumieniem stron pod warunkiem, że pracownik zrzeknie się należnego mu ekwiwalentu za urlop. Podobnie niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracownik zrzeka się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy tylko z tego powodu, że ciąży na nim odpowiedzialność materialna za uszkodzone mienie, należące do pracodawcy.

Druga ważna rzecz – ekwiwalent za urlop 2017 wypłaca się wyłącznie przy zakończeniu stosunku pracy. Absolutnie nie ma możliwości, aby wypłacać ekwiwalent za urlop w sytuacji, gdy stosunek pracy jeszcze trwa, np. umowa o pracę nie została jeszcze rozwiązana. W praktyce niektórzy pracodawcy usiłują w ten sposób „załatwić” kwestię zaległego urlopu pracownika. Jeśli pracownik ma zaległy urlop z roku poprzedniego, to tego urlopu wypoczynkowego należy mu udzielić co do zasady do końca września bieżącego roku i nie ma możliwości, aby tego urlopu nie udzielić, a w jego miejsce wypłacić ekwiwalent.

Zdarzają się oczywiście sytuacje, w których udzielenie zaległego urlopu nie jest możliwe, bo np. pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim czy pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim. W tej sytuacji zaległego urlopu udziela się w najszybszym możliwym terminie, a nie wypłaca ekwiwalent za ten zaległy urlop wypoczynkowy.

Ekwiwalent za urlop 2017 – jak się liczy

Zasady naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Aby nie omawiać teraz szczegółowo tych przepisów, a ułatwić Ci możliwie szybkie zrozumienie zasad naliczania ekwiwalent, omówmy sobie to na konkretnym przykładzie, wskazując jedynie na niezbędne w tym celu informacje. Przede wszystkim ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nalicza się w oparciu o tzw. współczynnik ekwiwalentowy. Ten współczynnik to nic innego niż średnia ilość dni roboczych w miesiącu w danym roku. Przykładowo w styczniu jest do przepracowania 21 dni roboczych, w lutym 20 dni, w marcu 23 dni, w kwietniu 20 dni itp. Można go też wyliczyć ze wzoru:

Współczynnik ekwiwalentowy = (365 dni w roku – 52 niedziele – 52 (np. soboty albo inne dni wolne) – X) / 12, gdzie X – liczba świąt ustawowo wolnych od pracy, 12 – 12 miesięcy w roku.

W 2017 roku współczynnik ekwiwalentowy wynosi 20,83. Uwaga – to jest współczynnik ekwiwalentowy dla pełnego etatu. Jeśli pracownik pracował np. na pół etatu, do obliczeń bierze się połowę współczynnika, zatrudniony na 3/4 etatu – 3/4 współczynnika itd. Ma to znaczenie, gdyż dzień urlopu wypoczynkowego to przeliczeniowo zawsze 8 godzin, bez względu na wymiar zatrudnienia.

Druga ważna rzecz. Sposób ustalania wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy uzależniony jest od składników wynagrodzenia, jakie przysługują pracownikowi. Jeśli pracownik ma wyłącznie stałe składniki wynagrodzeń, to do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy bierze się pod uwagę te składniki stałe z miesiąca, w którym pracownik nabywa prawo do tego ekwiwalentu. Z kolei jeśli pracownik ma również składniki zmienne (premie, prowizje, nadgodziny, dodatki za porę nocną itp.), to te składniki bierze się do wyliczeń w wysokości wypłaconej w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeśli wahania wysokości tych składników są znaczne, pod uwagę bierzemy 12 miesięcy poprzedzających. A jak się liczy ekwiwalent za urlop? Pokażmy to na przykładach. Zaczniemy od tych najprostszych.

Przykład. Pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymuje jedynie pensję zasadniczą w wysokości 3000 zł brutto. W dniu 15 kwietnia z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy w trybie dyscyplinarnym z winy pracownika. Pracownik ma 7 dni, czyli 56 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za który trzeba wypłacić ekwiwalent. Obliczenia są następujące:

3000 zł / 20,83 (współczynnik ekwiwalentowy) = 144,02 zł

144,02 zł / 8 (dzień urlopu to przeliczeniowo 8 godzin) = 18 zł

18 zł * 56 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego = 1008 zł

Ekwiwalent do wypłaty wyniesie zatem 1008 zł. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku zatrudnienia pracownika na mniej niż pełnym etacie.

Przykład. Pracownik pracuje na 3/4 etatu, z pensją 2000 zł. W dniu 30 września pracownik rozwiązał z pracodawcą stosunek pracy za porozumieniem stron. Pracownikowi pozostało 7 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Jak wyliczyć ekwiwalent?

2000 zł / (3/4 * 20,83) = 2000 zł / 15,62 = 128,04 zł

128,04 zł / 8 godzin (przeliczeniowy dzień urlopu wypoczynkowego) = 16 zł

16 zł * 56 godzin niewykorzystanego urlopu = 896 zł i tyle należy pracownikowi wypłacić tytułem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku, gdy pracownik ma również zmienne składniki wynagrodzenia.

Przykład: pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. Otrzymuje pensję zasadniczą 2500 zł oraz premie, która w styczniu wyniosła 250 zł, w lutym 210 zł, w marcu 380 zł. W lutym pracownik otrzymał ponadto 107 zł tytułem pracy w godzinach nadliczbowych. Umowa o pracę rozwiązała się w dniu 31 sierpnia i na ten dzień pozostało pracownikowi 13 dni (104 godziny) zaległego urlopu do wykorzystania. Ustalając wartość jednej godziny ekwiwalentowej należy po prostu policzyć średnią z tych składników zmiennych.

Wartość godziny ekwiwalentowej:

2500 zł : 20,83 : 8 + (250 zł + 210 zł +380 zł + 107 zł) : 3 : 20,83 : 8 = 16,90 zł

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy:

16,90 zł * 104 godziny = 1757,60 zł.

Jak widzisz, nie jest to skomplikowane. Jeśli interesuje Cię ta tematyka, zapraszamy do udziału w naszym szkoleniu Specjalista do spraw płac – kurs płac z certyfikatem MEN. W tym szkoleniu omawiamy nie tylko sposób liczenia ekwiwalentu za urlop, ale szereg innych kwestii, związanych z płacami. Zapoznaj się z programem szkolenia, napisz do nas, jeśli masz jakieś pytania. Serdecznie zapraszamy.