Urlop szkoleniowy i podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników

Urlop szkoleniowy unormowany został w przepisie art. 103(1) i 103(2) kodeksu pracy. Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe. W praktyce udzielania urlopów szkoleniowych największe problemy budzi właśnie to pojęcie „podnoszenia kwalifikacji zawodowych”. Jest to bowiem warunek do tego, aby pracownikowi urlop szkoleniowy w ogóle się należał. Nie na każde bowiem szkolenie należy się pracownikowi urlop szkoleniowy. Uprzedzając nieco – urlop szkoleniowy przysługuje co do zasady na takie podnoszenie kwalifikacji przez pracownika, które kończy się egzaminem.

Urlop szkoleniowy jest urlopem płatnym, za czas jego trwania pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za urlop szkoleniowy. Pokażemy za chwilę, jak się je liczy, póki co skupmy się na samym prawie do urlopu szkoleniowego i odpowiedzi na pytanie, komu należy się urlop szkoleniowy i w jakim wymiarze. A aby to ustalić, musimy ustalić najpierw, co oznacza pojęcie „podnoszenie kwalifikacji zawodowych”.

Ogólna definicja podnoszenia kwalifikacji znajduje się w przepisie art. 103(1) §1 kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Definicja pozornie prosta, w praktyce sprawia jednak problemy, w szczególności jeśli pracownik podnosi kwalifikacje (np. uczestnicząc w jakimś szkoleniu), ale niekoniecznie zakres merytoryczny tego szkolenia ma związek z tym, czym pracownik zajmuje się czy będzie zajmował na swoim stanowisku pracy.

Teoretycznie, jeśli pracownik odbywa takie szkolenie za zgodą pracodawcy, to jest ono uważane za podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Niemniej czy w związku z tym pracownikowi należy się urlop szkoleniowy? A co, jeśli szkolenie odbywa się poza wyznaczonymi godzinami pracy – czy czas zajęć należy zaliczyć pracownikowi do czasu pracy?

Na tym polu dochodzi nierzadko do konfliktów i nieporozumień. O ile pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe na polecenie pracodawcy, np. biorąc udział w szkoleniu, to nie budzi wątpliwości, że w związku z tym pracownikowi należy się urlop szkoleniowy, a jeśli szkolenie odbywa się poza godzinami pracy, to jego czas zalicza się do czasu pracy. Konflikty pojawiają się jednak, jeśli pracodawca np. zobowiązuje pracownika do udziału w szkoleniu w weekend.

Czy w takim przypadku pracownik może odmówić udziału w szkoleniu, jeśli weekend to dla pracownika dni wolne od pracy? Nie zawsze. Udział w szkoleniu odbywa się na polecenie służbowe, a nie każdy pracownik może odmówić pracy (a w konsekwencji również udziału w szkoleniu) w dni wolne (pisaliśmy o tym więcej tutaj: kiedy pracownik może odmówić pracy). Powiemy o tym więcej za chwilę, wróćmy tymczasem do pojęcia podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w związku z którym pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy (i za jego czas wynagrodzenie za urlop szkoleniowy).

Problem polega na tym, że z jednej strony pracodawca, wydając pracownikowi polecenie wzięcia udziału w szkoleniu w weekend niejako rozporządza czasem wolnym pracownika. Z drugiej strony pracownik biorący udział w szkoleniu nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy, w gotowości do wykonywania pracy. Nie ma zatem podstawy prawnej, która wprost nakazywałaby pracodawcy zaliczenie czasu weekendowego szkolenia do czasu pracy. Tego typu kwestie z reguły normuje się w przepisach wewnętrznych, np. regulaminach pracy.

To o tyle ważne, że jedynie w zakresie szkoleń BHP przepis art. 237(3) kodeksu pracy nakazuje czas ich trwania zaliczyć do czasu pracy. Co do pozostałych szkoleń – nie ma tu żadnej regulacji, a w praktyce kadrowej funkcjonują zupełnie różne poglądy:

1. Czas szkolenia poza godzinami pracy nie jest czasem pracy, bo pracownik biorący udział w szkoleniu nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy
2. Czas szkolenia poza godzinami pracy jest czasem pracy, jeśli szkolenie odbywa się z inicjatywy pracodawcy, bo zgodnie z art. 100 §1 kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych jest wykonywanie poleceń służbowych pracodawcy, jeśli dotyczą pracy
3. Czas szkolenia poza godzinami pracy może zostać zaliczony do czasu pracy, jeśli szkolenie odbywa się z inicjatywy albo za zgodą pracodawcy.

Żaden z tych poglądów nie jest przeważający. W praktyce najrozsądniej będzie przyjąć rozwiązanie, zgodnie z którym jeśli pracodawca kieruje pracownika na szkolenie, odbywające się poza godzinami pracy (w tym szkolenie w dni wolne od pracy) to należy czas trwania tego szkolenia zaliczyć do czasu pracy.

---

Rozliczanie czasu pracy Kurs online z zaświadczeniem MEN

---

Jeśli pracodawca wyda pracownikowi polecenie wzięcia udziału w szkoleniu, odbywającym się w dniu wolnym, pracownik co do zasady nie może odmówić – nawet, jeśli pracodawca czasu tego szkolenia nie zaliczy mu do czasu pracy i nie zrekompensuje, np. udzielając dzień wolny za pracę w sobotę czy niedzielę.

Należy mieć też na względzie pewne różnice w samych formach podnoszenia kwalifikacji – inaczej będzie traktowane np. dwugodzinne szkolenie, odbywające się w dniach pracy, a inaczej kilkudniowe szkolenie czy studia zaoczne z zajęciami w weekendy. Tyle, że nawet jeśli takie krótkie szkolenie nie kończy się egzaminem, z punktu widzenia przepisów kodeksu pracy należy je uznać za podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Ma ono bowiem na celu zdobycie czy poszerzenie wiedzy pracownika.

Na takie dwugodzinne szkolenie, odbywające się w ciągu dnia roboczego, jeśli pracownik bierze w nim udział z własnej inicjatywy, pracownikowi nie przysługuje urlop szkoleniowy. Należy mu się natomiast – zgodnie z art. 103(6) kodeksu pracy – zwolnienie z całości lub części dnia bez zachowania prawa do wynagrodzenia (za czas tego szkolenia nie należy się urlop szkoleniowy, a więc również wynagrodzenie za urlop szkoleniowy. Jednocześnie zgodnie z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, a za okres niewykonywania pracy jedynie, jeśli przepis tak stanowi – w tym wypadku przepis stanowi, że za czas tego zwolnienia od pracy z całości czy części dnia w celu umożliwienia udziału w szkoleniu pracownikowi wynagrodzenie nie przysługuje.

Dodać należy, że nie ma ustawowych limitów ilości takich dni wolnych.

Urlop szkoleniowy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Przez to podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy rozumieć zdobywanie nowej wiedzy albo poszerzanie już posiadanej wiedzy, w szczególności poprzez umiejętność praktycznego jej stosowania. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych może bezpośrednio dotyczyć pracy, jaką obecnie wykonuje pracownik, jak i umiejętności ogólnych, ale przydatnych w zakładzie pracy (np. pracownik handlu szkoli się w zakresie negocjacji handlowych, co jest bezpośrednio związane z jego pracą, ale może też uczyć się np. języka niemieckiego, bo pracodawca planuje ekspansję na rynek niemiecki – nie wiadomo, czy do tej ekspansji dojdzie, ale „na wszelki wypadek” jeden z pracowników musi opanować język niemiecki).

Zgodnie z art. 17 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Tyle, że nie oznacza to z automatu, że jeśli pracownik podnosi jakiekolwiek swoje kwalifikacje, to przysługuje mu urlop szkoleniowy (i wynagrodzenie za urlop szkoleniowy). Aby pracownik mógł skorzystać z uprawnienia do urlopu szkoleniowego, musi podnosić kwalifikacje na polecenie pracodawcy albo za jego zgodą. Co więcej, nie oznacza to, że pracodawca musi wyrażać zgodę na podnoszenie przez pracownika danego rodzaju kwalifikacji – np. nie musi wyrażać zgody na podnoszenie kwalifikacji, które z punktu widzenia interesu pracodawcy są zbędne.

Krócej mówiąc – to pracodawca decyduje, w jaki sposób i kiedy będzie ułatwiał pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Przepisy podnoszeniu kwalifikacji i o urlopach szkoleniowych posługują się pojęciem zgody pracodawcy. To nie musi być zgoda pisemna. Żaden przepis kodeksu pracy nie wymaga pisemnej formy zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Za zgodę pracodawcy należy uznać każde zachowanie pracodawcy, które ujawnia jego wolę w sposób dostateczny. Jeśli pracownik ustnie zwraca się z prośbą o zgodę na udział w szkoleniu, związanym z aktywnością zawodową pracownika, a pracodawca ustnie wyraża zgodę, to ta zgoda jest ważna. A skoro pracownik zgodę otrzymał, a dodatkowo szkolenie kończy się egzaminem, pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy.

Należy pamiętać, że zgoda pracodawcy nie może być zgodą ogólną – ona nie może być uniwersalna, na przyszłość, a dotyczyć ma określonego kształcenia i zdobywania kwalifikacji. Inaczej mówiąc – pracodawca zgadza się na konkretne szkolenie, konkretne studia itp.

Może się okazać, że pracownik ujawni fakt udziału w szkoleniu już w trakcie jego trwania. Podjął kształcenie z własnej inicjatywy, ale w trakcie nauki poinformował o tym szefa. Jeśli szef się zgodzi, pracownikowi przysługują uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, w tym urlop szkoleniowy. Prawa pracownika związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych nie będą mu przysługiwać, jeśli nie ujawni faktu, że bierze udział w szkoleniu, zapisał się na studia itp., jak również jeśli nie wystąpi do pracodawcy o zgodę na podjęcie czy kontynuowanie dokształcania.

Podsumowując tę część – jeśli pracownik kształci się (nieważne, w jakiej formie) na polecenie pracodawcy czy za jego zgodą, przysługują mu uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (w tym urlop szkoleniowy, jeśli kształcenie kończy się egzaminem), przy czym zgodę pracodawca może wydać również w trakcie kształcenia, niekoniecznie z góry.

Urlop szkoleniowy i podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Jeśli pracownik bierze udział w szkoleniu, zapisuje się na studia podyplomowe czy inne czy w jakiejkolwiek innej formie podnosi swoje kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy, to nie tylko przysługuje mu urlop szkoleniowy (jeśli szkolenie kończy się egzaminem), ale również pracodawca powinien ponieść wszelkie koszty związane z tym podnoszeniem kwalifikacji. W praktyce na tym tle pojawiają się spory, czy np. pracownik, który dzięki środkom finansowym szefa zdobył jakiś wartościowy certyfikat imienny ma obowiązek zwrócić go w przypadku, gdy z własnej inicjatywy kończy stosunek pracy.

Powyższe sytuacje reguluje się zwykle umowami o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Wrócimy do nich za moment, w każdym razie – jeśli pracownik podnosi kwalifikacje na polecenie pracodawcy czy za jego zgodą, przysługuje mu urlop szkoleniowy.

W związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy. Wymiar urlopu szkoleniowego został wskazany w przepisie art. 103(2) kodeksu pracy. Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:

---

1. 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
2. 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
3. 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego;
4. 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

   ---

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które dla pracownika są dniami pracy. Jeśli pracownik pracuje na niepełnym etacie lub w równoważnym systemie czasu pracy i niektóre dni tygodnia ma wolne, a w tych dniach bierze udział w zajęciach, to na te dni urlop szkoleniowy nie jest udzielany – udziela się go jedynie na dni robocze, zgodnie z grafikiem czy rozkładem czasu pracy.

Wskazane powyżej wymiary to górne granice, pracownik może oczywiście wykorzystać urlop szkoleniowy w wymiarze niższym, np. 2 dni. Jednocześnie te wymiary dotyczą określonego szkolenia czy określonej nauki – to nie są limity roczne.

Co ważne – urlop szkoleniowy nie przysługuje na studiach podyplomowych na napisanie pracy, gdyż studia podyplomowe nie są zaliczane do studiów wyższych.

Oprócz urlopu szkoleniowego pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje mogą należeć się również inne świadczenia. Zgodnie z art. 103(3) kodeksu pracy pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Urlop szkoleniowy w wyższym wymiarze – umowa o podnoszenie kwalifikacji

No i tu nierzadko pojawia się kwestia dofinansowania szkolenia i świadczeń związanych ze szkoleniem (czy inną formą podnoszenia kwalifikacji) i podpisanie umowy. Umowa o podnoszenie kwalifikacji nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przewidują to przepisy Kodeksu pracy. Strony nie mogą zastrzec w umowie szkoleniowej, że np. pracodawca nie będzie udzielał pracownikowi zwolnień na obowiązkowe zajęcia, obniży mu wymiar urlopu szkoleniowego, czy też wydłuży, ponad uzasadniony czas tzw. lojalkę.

Taka lojalka może obowiązywać przez okres nie dłuższy niż 3 lata. Sama umowa o podnoszenie kwalifikacji pracownika powinna regulować zasady i tryb np. zwrotu kosztów szkolenia czy innych świadczeń, jakie ponosi pracodawca, jeśli pracownik w trakcie szkolenia zrezygnuje z niego bez uzasadnionego powodu, rozwiąże stosunek pracy przed upływem czasu, na jaki lojalka została zawarta itp.

Lojalka polega na tym, że pracodawca finansuje całość czy część podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a w zamian za to pracownik zobowiązuje się do „odpracowania” tych kosztów. Odpracowanie nie może dotyczyć poniesionych kosztów przez pracodawcę na wypłatę wynagrodzenia za urlop szkoleniowy oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy, przeznaczonego na udział w obowiązkowych zajęciach w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Pracownik ma obowiązek zwrócić koszty poniesione przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń w sytuacji:

---

1. niepodjęcia bez uzasadnionych przyczyn podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwania podnoszenia tych kwalifikacji,
2. rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w okresie odpracowania,
3. rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu) w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie odpracowania,
4. rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy na podstawie art. 55 kodeksu pracy lub z powodu mobbingu, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w „okresie odpracowania”.

   ---

Co ważne, jest to katalog zamknięty. Pracownik ma obowiązek zwrócić pracodawcy koszty dodatkowych świadczeń – w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu kwalifikacji zawodowych lub w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Jednocześnie pracownik nie ma obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń w sytuacji, gdy:

---

1. pracodawca wypowie stosunek pracy (bez względu na przyczynę),
2. rozwiąże stosunek pracy na mocy porozumienia stron (bez względu z czyjej inicjatywy to nastąpi),
3. umowa o pracę wygaśnie, np. w związku z upływem 3 miesięcy tymczasowego aresztowania pracownika albo w związku ze śmiercią pracodawcy będącego osobą fizyczną,
4. rozwiązanie stosunku pracy nastąpi bez wypowiedzenia, na podstawie art. 53 Kp (bez winy pracownika, np. z powodu długotrwałej choroby),
5. rozwiązanie stosunku pracy nastąpi bez wypowiedzenia, z winy pracodawcy, na podstawie art. 55 kodeksu pracy,
6. pracownik wypowie umowę o pracę, ze względu na to, iż pracodawca stosował wobec niego mobbing,
7. pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia za siedmiodniowym uprzedzeniem, w razie przejścia zakładu lub jego części na innego pracodawcę.

   ---

Ważne – umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych zawiera się na piśmie. Umowa może przewidywać dłuższy urlop szkoleniowy niż ten, który wynika z art. 103(2) kodeksu pracy, pod warunkiem oczywiście, że pracodawca zapłaci za ten urlop wynagrodzenie. Umowa ta powinna być zawarta jeszcze przed rozpoczęciem podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Natomiast jeśli pracodawca nie chce zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu nauki, to zawarcie takiej umowy nie jest konieczne.

Niebawem wrócimy jeszcze do tematu, omawiając wynagrodzenie za urlop okolicznościowy i zasady naliczania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy przy różnych składnikach wynagrodzeń.