Wyjścia na załatwienie prywatnych spraw w trakcie dniówki pracowniczej – czy i kiedy są dopuszczalne?

W przeważającej większości przypadków pracownicy, zatrudnieni w stosunku pracy, wykonują pracę w określonych dniach i godzinach. Mając na względzie fakt, iż pracownik pracuje w średnio pięciodniowym tygodniu pracy, z reguły właśnie te 5 dni w tygodniu są dla pracownika dniami roboczymi, a pozostałe dni dniami wolnymi od pracy (niedziela ustawowo wolna od pracy i np. sobota jako dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy). Sztywne godziny pracy nie zawsze muszą być ustalane – pracownicy mogą pracować np. w systemie ruchomego czasu pracy (rozpoczynają pracę o dowolnej godzinie pomiędzy godzinami wyznaczonymi przez pracodawcę, po czym mają obowiązek przepracowania 8 albo innej ilości godzin w danym dniu, zgodnie z grafikiem), w systemie równoważnego czasu pracy z normą dobową, wydłużoną do 12, 16 albo nawet 24 godzin (skutkiem czego mogą mieć większą ilość dni wolnych w tygodniu), czy też w tzw. zadaniowym systemie czasu pracy, w którym sami decydują, w jakich godzinach pracują i w jakich dniach (nienormowany czas pracy).

Zdarzają się jednak przypadki, w których pracownicy muszą w ciągu swojej pracowniczej dniówki opuścić na chwilę swoje stanowisko pracy i wyjść w celu załatwienia prywatnych spraw. W wielu zakładach pracy pozwala się na to, przy czym należy tu od razu wyraźnie podkreślić, iż czas takiego prywatnego wyjścia w godzinach pracy nie zalicza się do czasu pracy i pracownikowi za ten czas nie przysługuje wynagrodzenie. To wynagrodzenie będzie przysługiwać natomiast, jeśli pracownik ten czas prywatnego wyjścia w godzinach pracy odpracuje. Nie zawsze jest to jednak możliwe.

Prywatne wyjścia i prywatne sprawy w godzinach pracy

Ponieważ prywatne wyjścia pracowników na załatwienie swoich spraw w godzinach pracy i odpracowanie tego wyjścia w innym dniu mogło prowadzić do powstawania nadgodzin, w kodeksie pracy wprowadzono przepis art. 151 §2(1) kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych, przy czym odpracowanie takiego zwolnienia (wyjścia prywatnego) nie może naruszać przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym (11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego).

Powyższe ograniczenie, dotyczące odpoczynku dobowego czy tygodniowego może mieć znaczenie w sytuacji, gdy pracownik pracuje w 12-godzinnej dniówce. Jeśli jednego dnia wychodzi i załatwia swoje prywatne sprawy, to następnego dnia może odpracować maksymalnie godzinę, gdyż 11 godzin musi mu zostać na nieprzerwany odpoczynek dobowy.

Wyjście prywatne w godzinach pracy z reguły odbywa się tak, że pracownik godzinę wyjścia i przyjścia wpisuje do specjalnego zeszytu, a następnie godziny te odpracowuje. Powstaje jedynie pytanie, czy takie wyjście na załatwienie spraw prywatnych w godzinach pracy odbywa się na wniosek pracownika? A przecież wniosek ten, zgodnie z art. 151 §2(1) kodeksu pracy jest niezbędny aby uznać, że odpracowanie tego wyjścia prywatnego w godzinach pracy nie jest pracą w godzinach nadliczbowych.

Dobrze jest zatem wprowadzić w zakładzie pracy taką zasadę, że jeśli pracownik musi wyjść prywatnie w godzinach pracy i załatwiać swoje sprawy, to niech najpierw w tym zakresie złoży pisemny wniosek. Najlepiej przygotować sobie stosowne krótkie druczki, które pracownik może pobrać u kadrowej i wypełnić, jeśli danego dnia musi w godzinach pracy wyjść. Takie postępowanie zabezpieczy pracodawcę w sytuacji, gdy po jakimś czasie w zakładzie pracy pojawi się np. kontrola z Inspekcji Pracy i to pracodawca będzie musiał udowadniać, że ewentualne ponadwymiarowe godziny pracy to nie są godziny nadliczbowe tylko czas, kiedy pracownik odpracowywał swoje prywatne wyjścia w godzinach pracy.

Jeśli w danym zakładzie pracy pracownicy nie składają pisemnych wniosków o wyjścia prywatne w godzinach pracy z odpracowaniem, tylko wpisują się do specjalnego zeszytu wyjść prywatnych, to w razie kontroli i tak może to zostać zakwestionowane. Nie zostaje bowiem zachowana forma, wymagana przepisami kodeksu pracy. Art. 151 §2(1) kodeksu pracy wyraźnie mówi bowiem o wniosku, a nie o jakimś wpisie do jakiegoś zeszytu.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy

Aby doprecyzować zasady wyjść prywatnych w godzinach pracy na załatwienie swoich spraw, najlepiej w tym zakresie wprowadzić albo zarządzenie porządkowe, albo odpowiednie zapisy w regulaminie pracy. Zarządzenie porządkowe czy regulamin pracy powinny przewidywać, iż wyjście prywatne w godzinach pracy z odpracowaniem odbywa się wyłącznie na pisemny wniosek pracownika, a każda inna forma jest niedopuszczalna i skutkować będzie uznaniem czasu wyjścia za czas nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (należy dodać, iż samowolne, bez zgody pracodawcy, opuszczenie przez pracownika stanowiska pracy może być podstawą do dyscyplinarki – rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia).

Należy zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz – nie każdy pracownik ma możliwość odpracowania prywatnego wyjścia w godzinach pracy, a więc nie każdy z takiego prywatnego wyjścia w godzinach pracy może skorzystać. Przykładowo czas pracy pracownicy w ciąży nie może przekraczać 8 godzin na dobę, podobnie w przypadku np. pracowników niepełnosprawnych nie może przekraczać 7 godzin na dobę. Co to oznacza? To, że ewentualne wyjście prywatne tego typu pracowników może zostać odpracowane jedynie w dniu, w którym miało miejsce, gdyż tylko w ten sposób nie dojdzie do przekroczenia normy dobowej. Jeśli np. pracownica w ciąży rozpoczyna pracę o 8.00, następnie od 11.00 do 12.00 wychodzi załatwić swoje sprawy, a potem zamiast wyjść o 16.00 to pracuje do 17.00, to w tej dobie przepracowała 8 godzin (odrabiając wyjście pomiędzy godziną 16.00 a 17.00), gdyż godzina wyjścia nie zalicza się do czasu pracy. Gdyby natomiast tę jedną godzinę chciała odpracować następnego dnia, to tego następnego dnia pracowałaby już 9 godzin w sumie, co jest zabronione.